Leren en certificaten
YouForce LinkedIn Learning koppeling: één licentie per persoon, groepen per organisatie-eenheid
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en LinkedIn Learning krijgt elke medewerker uit YouForce die volgens jullie regels in aanmerking komt automatisch één LinkedIn Learning-licentie, ook met meerdere dienstverbanden, en staat hij in de groep van zijn organisatie-eenheid. Eindigt het laatste dienstverband, dan zet de koppeling de licentie op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce verwerken en LinkedIn Learning-licenties uitdelen, voegen learners vaak toe op e-mailadres en zetten vertrekkers met de hand op inactief. Wie in YouForce twee dienstverbanden heeft of na een naamswijziging een nieuw adres krijgt, staat dan twee keer in LinkedIn Learning.
- Jullie leggen vast welke eenheden, functies of soorten dienstverband een licentie krijgen.
- KoppelHet haalt dagelijks op wat YouForce heeft verwerkt en bepaalt per persoon of er een actief dienstverband is dat aan de regel voldoet.
- KoppelHet maakt het bestand met één regel per persoon en stuurt het naar LinkedIn Learning.
- LinkedIn maakt learners aan, past groepen aan en zet licenties aan of uit; KoppelHet leest het resultaat en meldt fouten.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en LinkedIn Learning
- YouForce scheidt personen van dienstverbanden, en een persoon kan er meerdere tegelijk hebben. LinkedIn Learning telt licenties per learner. KoppelHet stuurt één regel per persoon en houdt de licentie actief zolang minstens één dienstverband aan jullie regel voldoet, zodat niemand twee licenties krijgt.
- LinkedIn Learning heeft per learner minstens een e-mailadres nodig. De Learning API van YouForce geeft e-mailadressen pas mee met de scope voor contactgegevens, die ook BSN en privéadres ontsluit. KoppelHet gebruikt uit die gegevens alleen het zakelijke adres en zet niets anders in het bestand.
- Na een naamswijziging in YouForce verandert vaak het zakelijke adres. LinkedIn behandelt een ander adres zonder vaste unieke ID als nieuwe learner. Met het persoonsnummer of de inlog-ID als unieke ID blijft het dezelfde learner; moet ook die ID ooit veranderen, dan doet KoppelHet dat in een aparte upload, omdat LinkedIn ID en e-mail niet in één keer laat wijzigen.
- Elke organisatie-eenheid uit YouForce wordt een groepskolom in het bestand, en LinkedIn maakt een ontbrekende groep zelf aan. Een beheerder kan zo cursussen of leerpaden aan een afdeling toewijzen en per afdeling rapporteren, zonder groepen met de hand te vullen.
- De Learning API toont alleen wat HR Core heeft verwerkt en houdt verwijderde records ongeveer zeven dagen beschikbaar. Een ontslag dat na de verwerking zichtbaar wordt, zet KoppelHet bij de eerstvolgende dagelijkse ronde om in een inactieve licentie.
- Een learner die als inactief wordt toegevoegd, krijgt van LinkedIn geen welkomstmail. Staat een nieuwe medewerker al voor zijn startdatum in YouForce, dan zet KoppelHet hem eerst inactief neer en activeert hem op de startdatum, zodat de uitnodiging niet weken te vroeg in zijn inbox ligt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen certificaten van LinkedIn Learning in het digitale dossier?
Dat kan later als uitbreiding. De Learning API van YouForce neemt documenten van het type certificate aan; eerst moet duidelijk zijn welke certificaten jullie willen bewaren.
Wat moeten we bij Visma Raet regelen?
Toegang voor de KoppelHet-applicatie tot de Learning API, inclusief de scope voor contactgegevens vanwege het e-mailadres, en onze vaste IP-adressen op de allowlist als jullie die gebruiken.
Hebben we Entra ID of Okta nodig?
Niet voor de licenties; die levert KoppelHet rechtstreeks uit YouForce. Voor single sign-on gebruiken jullie wel je eigen identity provider.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Learning API (api.youforce.com/learning) met OAuth 2.0 via Visma Connect, alleen-lezen - persons, employments, organizationUnits en jobProfiles, met from en to op latestSync en isActive. Voor e-mail de scope Youforce-Learning:GetPrivateContactDetails.
- LinkedIn Learning HTTPS Org Sync in handmatige modus (media/upload met enterprise_csv_upload, enterpriseUploadJobs voor verwerking en resultStats), of SFTP Org Sync als jullie dat al gebruiken. CSV in UTF-8 met kleine-letterkoppen, unique_user_id, group/<naam> en de licentiekolom van het product.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in LinkedIn Learning | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer (personCode) | unique_user_id | Of de ID die jullie single sign-on gebruikt |
Zakelijk e-mailadres | primary_email_address | |
Roepnaam | preferred_first_name | |
Voorvoegsel + Achternaam | preferred_last_name | |
Functie (jobProfile) | work_title | |
Organisatie-eenheid | group/<eenheid> | 0 of 1 |
Licentieregel en dienstverbanden | Licentiekolom van het product (active of inactive) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce