Accounts in applicaties
YouForce Magister koppeling: een Magister-account per persoon, aangemaakt na verwerking in YouForce
Met een koppeling tussen Visma YouForce en Magister krijgt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch een personeelsaccount in Magister, met zijn persoonsnummer als personeelsnummer en de organisatie-eenheid als afdeling. De datum uit dienst in YouForce wordt de vervaldatum in Magister, en na het laatste dienstverband blokkeert KoppelHet het account.
Wat de koppeling doet
Onderwijsorganisaties die hun personeel in YouForce administreren en Magister gebruiken, zetten nieuwe medewerkers vaak via een export of met de hand in Magister. Een docent met twee aanstellingen krijgt dan soms twee accounts, en bij vertrek blijft het account bruikbaar tot de beheerder het blokkeert.
- De klant autoriseert KoppelHet voor de IAM API van YouForce, en KoppelHet vraagt bij Magister een partnerclient aan met alleen de scopes voor personeelsaccounts.
- HR verwerkt de indiensttreding in YouForce, zoals nu.
- Zodra HR Core het dienstverband heeft verwerkt, maakt KoppelHet het account in Magister aan, één per persoon.
- Een datum uit dienst in YouForce wordt de vervaldatum van het account.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan blokkeert KoppelHet het account.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Magister
- Een medewerker kan in YouForce meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld op twee scholen van hetzelfde bestuur. Magister wil één account per medewerker. KoppelHet gebruikt daarom het persoonsnummer als personeelsnummer in Magister en niet het nummer van het dienstverband.
- De IAM API van YouForce laat alleen zien wat HR Core heeft verwerkt; geplande wijzigingen staan apart. KoppelHet maakt het Magister-account pas aan als het dienstverband verwerkt is, en gebruikt de geplande wijzigingen alleen om een aanstaand vertrek vroeg te zien.
- Het zakelijke e-mailadres valt in YouForce onder de scope voor privécontactgegevens, en Magister neemt een e-mailadres alleen bij het aanmaken aan. De school kiest vooraf of KoppelHet die extra scope krijgt; zonder die scope krijgt het account geen e-mailadres en logt de medewerker in met zijn schoolaccount.
- Bij een docent met twee dienstverbanden die er één opzegt, staat in YouForce een datum uit dienst terwijl hij blijft werken. KoppelHet zet de vervaldatum in Magister daarom pas als het laatste actieve dienstverband een einddatum heeft.
- In Magister kun je de afdeling alleen bij het aanmaken zetten. Een overplaatsing naar een andere organisatie-eenheid in YouForce wordt een melding aan de Magister-beheerder, met de nieuwe eenheid erbij.
- Een ingetrokken indiensttreding blijft in de IAM API een beperkte tijd zichtbaar als niet actief. KoppelHet verwerkt dat in de eerstvolgende ronde en blokkeert een account dat al was aangemaakt, zodat er geen toegang overblijft voor iemand die nooit begon.
- Toestemming per afdeling geldt in Magister alleen voor leesrechten. Omdat deze koppeling schrijft, geldt de toestemming voor de hele omgeving; KoppelHet leest in YouForce daarom alleen de organisatie-eenheden die de school aanwijst.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen invallers ook een account?
Alleen als ze een dienstverband in YouForce hebben. De IAM API geeft geen personen zonder dienstverband terug.
Worden leerlingen ook gekoppeld?
Nee. De SCIM-API maakt alleen personeelsaccounts aan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce IAM API (OAuth 2.0, scope Youforce-IAM:Get_Basic, optioneel Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails voor het zakelijke e-mailadres) - /v1.0/Persons, /v1.0/Employments (personCode, employmentCode, hireDate, dischargeDate, organizationUnit, isActive) en /v1.0/Employments/PlannedChanges (dischargeDatePlanned), met from op latestSync.
- Magister via de SCIM-API (SCIM v2.0) - POST User voor een personeelsaccount met name, emails, employeeCode en organizationalUnits; PATCH User voor blocked, expiresOn en authenticationType; SEARCH op employeeCode. Scopes iam.scim.user.read, iam.scim.user.create, iam.scim.user.manage en iam.scim.user.attributes.manage. Client via magister.nl/partners; testomgeving op aanvraag.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Magister | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | employeeCode | Eén account per persoon; alleen bij aanmaken |
knownAs, lastNamePrefix en lastName | name | Alleen bij aanmaken |
organizationUnit van het hoofddienstverband | organizationalUnits | Vertaaltabel; alleen bij aanmaken |
dischargeDate (laatste dienstverband) | expiresOn | |
Geen actief dienstverband meer | MagisterIamUser.blocked | |
Zakelijk e-mailadres (extra scope) | emails | Alleen als de klant die scope toestaat |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce