Leren en certificaten
YouForce Moodle koppeling: één Moodle-account per persoon, cohorten per eenheid en functie
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Moodle krijgt elke medewerker uit YouForce automatisch één Moodle-account, ook met meerdere dienstverbanden, en staat hij in de cohorten van zijn organisatie-eenheden en functie. Na het einde van het laatste dienstverband schorst de koppeling het account, zodat oud-medewerkers niet meer inloggen maar hun cursushistorie bewaard blijft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en salaris in YouForce verwerken en een eigen Moodle hebben voor scholing en e-learning, beheren de Moodle-accounts vaak met exports en een uploadbestand. Medewerkers met twee dienstverbanden krijgen dan twee accounts, en wie tijdelijk bij een andere afdeling werkt, mist de cursussen van die afdeling.
- HR verwerkt de nieuwe medewerker of de wijziging in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt personen, dienstverbanden, eenheden, functies en tijdelijke inzet op die YouForce sinds de vorige ronde heeft verwerkt.
- Per persoon is er één Moodle-gebruiker, met het persoonsnummer als idnumber.
- De gebruiker staat in het cohort van elke eenheid waar hij een dienstverband heeft, in het cohort van zijn functie en, zolang die loopt, in dat van een tijdelijke inzet. Moodle schrijft hem via cohortsynchronisatie in.
- Eindigt het laatste dienstverband, dan schorst KoppelHet de gebruiker.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Moodle
- YouForce maakt onderscheid tussen een persoon en zijn dienstverbanden; één persoon kan er meerdere tegelijk hebben. Moodle laat een gebruiker in meerdere cohorten zitten. KoppelHet maakt daarom één account op het persoonsnummer en zet de gebruiker in het cohort van elke eenheid waar hij werkt, in plaats van één dienstverband te kiezen.
- Een tijdelijke inzet bij een andere afdeling staat in YouForce als aparte toewijzing met een begin- en einddatum. KoppelHet voegt de gebruiker voor die periode toe aan het cohort van die afdeling en haalt hem er na de einddatum weer uit, zodat hij tijdelijk de cursussen van die afdeling ziet.
- Volgens Visma Raet toont de Learning API alleen wat HR Core al heeft verwerkt. Een nieuwe medewerker staat dus pas in Moodle na die verwerking. KoppelHet draait minstens dagelijks, zodat er tussen verwerking en account hooguit één dag zit.
- Verwijderde records levert de Learning API maar ongeveer zeven dagen terug. Een dienstverband dat in YouForce wordt geschrapt, moet KoppelHet in die week zien. Naast de dagelijkse ronde vergelijkt KoppelHet daarom wekelijks alle actieve personen met de Moodle-gebruikers.
- Moodle wil bij elke gebruiker een uniek e-mailadres. In de Learning API komen e-mailadressen pas mee met de scope voor contactgegevens, die ook BSN en privéadres opent. KoppelHet neemt uit die gegevens alleen het zakelijke adres over en bewaart de rest niet.
- Voor Moodle-cohorten per functie gebruikt KoppelHet de korte naam van het functieprofiel uit YouForce als idnumber. Een nieuwe functie in YouForce wordt automatisch een nieuw, leeg cohort, dat de beheerder aan cursussen kan hangen voordat er iemand in komt.
- YouForce weigert aanroepen van adressen die niet op de IP-allowlist van de klant staan. KoppelHet roept de Learning API aan vanaf vaste adressen die jullie eenmalig op die lijst zetten; zo kan een gestolen sleutel vanaf elders niets.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen behaalde certificaten terug naar het digitale dossier?
Dat kan later als uitbreiding. De Learning API neemt een document van het type certificate aan, maar Moodle maakt zonder certificaatplugin geen certificaatbestand. Eerst kijken we welke plugin jullie gebruiken.
Wat moeten we bij Visma Raet regelen?
Jullie geven de KoppelHet-applicatie toegang tot de Learning API van jullie tenant en zetten onze vaste IP-adressen op de allowlist.
Wat moet onze Moodle-beheerder doen?
Webservices aanzetten, een externe service met alleen de nodige functies en een token maken, en per cursus cohortsynchronisatie instellen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Learning API (api.youforce.com/learning) met OAuth 2.0 via Visma Connect, alleen-lezen. Entiteiten persons, employments, organizationUnits, jobProfiles en assignments, met from en to op latestSync, take tot 1000 en isActive voor verwijderde records.
- Naar Moodle via de REST-webservice met een token voor een eigen externe service - core_user_create_users, core_user_update_users (suspended), core_user_get_users_by_field (idnumber), core_cohort_create_cohorts, core_cohort_add_cohort_members en core_cohort_delete_cohort_members.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Moodle | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer (personCode) | idnumber en username | Eén account per persoon |
Roepnaam | firstname | |
Voorvoegsel + Achternaam | lastname | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Organisatie-eenheid per dienstverband | Cohort (idnumber) | |
Functie (jobProfile, shortName) | Cohort (idnumber) | |
Tijdelijke inzet (assignment) | Cohort, tot de einddatum van de inzet | |
Werkgever (company) | institution | |
Einddatum laatste dienstverband | suspended |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce