Lease en mobiliteit
YouForce NS Business koppeling: medewerkers uit Visma Raet YouForce automatisch in NS Go
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en NS Business (NS Go) staat elke medewerker met een lopend dienstverband in YouForce automatisch in NS Go, met woonadres, werkgever en kostenplaats. Heeft iemand meerdere dienstverbanden, dan blijft hij één reiziger in NS Go, en pas als het laatste dienstverband stopt, stopt ook NS Go.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris en HR in YouForce doen en medewerkers met NS Go laten reizen, beheren het personeelsbestand in YouForce en daarnaast een Excel-lijst voor NS Go. Bij mensen met twee dienstverbanden, of bij een overgang naar een andere werkgever binnen de groep, gaat het in NS Go het vaakst mis.
- HR of de salarisadministratie legt in YouForce een nieuw dienstverband vast.
- KoppelHet haalt dagelijks de wijzigingen sinds de vorige synchronisatie op, met het woonadres uit de privécontactgegevens.
- Per persoon voegt KoppelHet de dienstverbanden samen tot één reiziger voor NS Go, bij de werkgever van het hoofddienstverband.
- Een verhuizing of andere organisatie-eenheid werkt de volgende dag door in NS Go.
- Krijgt het laatste lopende dienstverband een uitdienstdatum, dan gaat die als einddatum naar NS Go.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en NS Business
- In YouForce kan één persoon tegelijk meerdere dienstverbanden hebben. NS Go kent per reiziger één account. KoppelHet voegt de dienstverbanden per persoon samen en stopt het account in NS Go pas als het laatste dienstverband eindigt, niet al bij het eerste.
- Visma noemt de koppeling met een systeem voor zakelijke mobiliteit en reiskosten zelf als typisch gebruik van de Youforce Basic API. Die API is alleen om te lezen; de koppeling haalt dus gegevens uit YouForce en schrijft niets terug.
- Het woonadres en het zakelijke e-mailadres zitten in YouForce achter een aparte scope voor privécontactgegevens, die ook het BSN en privémail meegeeft. KoppelHet gebruikt alleen adres en werkmail en bewaart het BSN niet, omdat NS Go dat niet nodig heeft.
- YouForce geeft een verwijderd record nog zeven dagen terug, en daarna niet meer. Een dagelijkse run ziet een teruggedraaide indiensttreding dus op tijd. KoppelHet haalt die persoon dan ook uit de aanlevering aan NS Go, in plaats van een kaart klaar te zetten voor iemand die niet komt.
- Wisselt iemand binnen de groep van werkgever, dan krijgt hij in YouForce een nieuw dienstverband bij een andere company. Voor NS Go is dat dezelfde reiziger bij een andere juridische entiteit. KoppelHet verplaatst de medewerker naar die entiteit in plaats van hem af te melden en opnieuw aan te melden.
- NS Go verwerkt reiskosten per looncode voor de salarisverwerking, en die salarisverwerking draait hier in YouForce zelf. Omdat de Basic API alleen leest, loopt die terugweg via een andere route in YouForce; dat kan later als uitbreiding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij twee dienstverbanden?
De medewerker blijft één reiziger in NS Go. Het account stopt pas als het laatste dienstverband eindigt.
Kunnen de reiskosten automatisch terug naar YouForce?
Niet via deze koppeling, want de Basic API leest alleen. Een terugstroom naar de salarisverwerking kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Youforce Basic API met de scopes Youforce-Basic:Get_Basic en Youforce-Basic:GetPrivateContactDetails; Persons, Employments (alleen lezen, filter op company) en organisatie-eenheden. Delta met from en to op latestSync; historical days in de Configuration API; verwijderde records zeven dagen zichtbaar; paginering met take (maximaal 1000), skip en nextLink.
- NS Go ondersteunt volgens NS een dagelijkse import van een gegevensbestand of een directe API-koppeling voor in- en uitdienst, functie en adres. Formaat en velden spreken we per klant met NS af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in NS Business | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Personeelsnummer | Per persoon, niet per dienstverband |
Roepnaam en achternaam | Voornaam en achternaam | |
Zakelijk e-mailadres | E-mailadres | Uit de privécontactgegevens-scope |
Woonadres | Thuisadres | |
Employment company | Juridische entiteit | Via een tabel van werkgever naar KVK-nummer |
Organisatie-eenheid | Kostenplaats | |
Datum in dienst en dischargeDate | Start- en einddatum dienstverband | Einddatum van het laatste lopende dienstverband |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce