Identity en access management
YouForce Omada koppeling: Visma Raet als gezaghebbende bron voor identiteiten in Omada Identity
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Omada Identity leest Omada elke medewerker uit YouForce als identiteit, met afdeling, functie, leidinggevende, tijdelijke inzet en een status die volgt uit de einddatum van het laatste dienstverband. KoppelHet zet de YouForce-gegevens per medewerker samen in één regel, zodat Omada rollen toekent en toegang intrekt op basis van een complete en kloppende bron.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce gebruiken voor HR en Omada voor rollen, toegangsaanvragen en reviews, laten Omada vaak een databaseview of export lezen. Bij medewerkers met twee dienstverbanden wordt dan willekeurig één afdeling gekozen, en leidinggevenden krijgen reviews voor mensen die niet meer bij hen werken.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma leestoegang tot YouForce.
- KoppelHet haalt personen, dienstverbanden, inzet, organisatie-eenheden en rolverdelingen op en bepaalt per persoon het hoofddienstverband en de leidinggevende.
- KoppelHet biedt per medewerker één regel aan via een eigen beveiligd adres, met een status die uit de einddatum volgt.
- De REST-collector van Omada leest dat adres als gezaghebbende bron, en Omada kent rollen toe op afdeling en functie.
- Na de einddatum van het laatste dienstverband wordt de status inactief en trekt Omada de toegang in.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Omada
- Omada vraagt van elke identiteit een business key, een unieke ID, een naam en een status. YouForce kent geen statusveld voor een persoon met meerdere dienstverbanden. KoppelHet leidt de status af uit de einddatum van het laatste dienstverband, zodat iemand die één van twee contracten beëindigt actief blijft.
- Omada waarschuwt dat een status uit het HR-systeem een statuswijziging die in Omada zelf is gedaan kan overschrijven. Met jullie spreken we vooraf af welke kant leidend is, bijvoorbeeld dat een blokkade door security in Omada blijft staan tot security hem opheft.
- De REST-collector van Omada kan geneste gegevens ophalen, maar roept dan alleen het eerste element van elke lijst aan, en dat kost snelheid. Personen en dienstverbanden staan in YouForce in aparte lijsten. KoppelHet voegt ze daarom samen tot één regel per medewerker, zodat Omada niets hoeft te nesten en geen tweede dienstverband mist.
- Verwijderde records in YouForce zijn maar zeven dagen zichtbaar. Een ingevoerde en weer verwijderde medewerker kan daardoor ongemerkt uit de bron vallen. KoppelHet houdt die verwijderingen zelf bij en geeft ze door, en we zetten in Omada een drempel op het aantal verwijderingen per import, die standaard uit staat.
- Een tijdelijke inzet bij een ander team staat in YouForce los van het dienstverband. KoppelHet levert die met begin- en einddatum mee, zodat Omada voor die periode extra rollen kan toekennen en ze op de einddatum weer intrekt, en de review bij de juiste leidinggevende komt.
- De REST-collector van Omada meldt zich onder meer aan met OAuth2 client credentials. KoppelHet geeft Omada een eigen sleutel voor het adres van KoppelHet; de toegang tot YouForce blijft bij KoppelHet, zodat Omada geen rechten in YouForce nodig heeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt de rollen?
Omada. KoppelHet zorgt dat afdeling, functie en leidinggevende kloppen; de regels die daar rollen van maken staan in Omada.
Ziet Omada privégegevens uit YouForce?
Nee. KoppelHet vraagt alleen de basisgegevens op; BSN en privéadres vallen onder een aparte toestemming die we niet aanvragen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Assignments, Organization Units, Role Assignments, Job Profiles), op latestSync, met isActive voor verwijderde records (zeven dagen zichtbaar).
- Omada leest via de REST-collector (Content: Identity data) met OAuth2 Client Credentials en paginering via Link header of continuation token. Verplichte identiteitsvelden Business key, Unique ID, Name en Status. Thresholds voor nieuwe, gewijzigde en verwijderde objecten in procenten (standaard 0, dus uit).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Omada | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Business key en Unique ID | Verplicht in Omada |
Naam volgens gebruik | Name | Verplicht in Omada |
Einddatum laatste dienstverband | Status | Verplicht in Omada; afgeleid door KoppelHet |
Organisatie-eenheid van het hoofddienstverband | Afdeling | |
Functie (job profile) | Functie | |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | Leidinggevende | |
Inzet (begin, einde, eenheid) | Tijdelijke afdeling met datums | |
Organisatie-eenheden van andere dienstverbanden | Extra afdelingen |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce