OIIdentity en access management
YouForce One Identity koppeling: medewerkers en afdelingen uit Visma Raet in One Identity Manager
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en One Identity Manager komen medewerkers, afdelingen en leidinggevenden uit YouForce elke dag in vaste bestanden klaar, die One Identity Manager inleest als bron voor rollen en rechten. Vertrekkers blijven met hun einddatum in die bestanden staan, zodat One Identity Manager hun toegang intrekt in plaats van ze uit het oog te verliezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die YouForce gebruiken voor HR en salaris en One Identity Manager voor accounts en rechten, voeden One Identity Manager vaak met een zelfgeschreven export. Na een herindeling klopt de afdelingsboom niet meer, en de synchronisatie stopt bij elke dubbele regel van een medewerker met twee dienstverbanden.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma leestoegang tot YouForce, en een map op een server die de synchronisatieserver van One Identity Manager kan lezen.
- KoppelHet haalt personen, dienstverbanden, organisatie-eenheden en rolverdelingen op en kiest per persoon het hoofddienstverband.
- KoppelHet schrijft een afdelingsbestand met het volledige pad van elke afdeling en een medewerkersbestand met één regel per persoon.
- One Identity Manager leest de bestanden in met de CSV-connector en past rollen en rechten aan.
- Een vertrekker blijft met zijn einddatum in het bestand staan tot de afgesproken bewaartermijn voorbij is.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en One Identity
- De CSV-connector van One Identity Manager heeft geen projectsjabloon; koppelingen tussen kolommen en velden bouwt de beheerder zelf in de Synchronization Editor. KoppelHet levert daarom bestanden met een vaste opbouw en een beschrijving per kolom, zodat die koppelingen eenmalig worden ingericht en daarna niet meer breken.
- Een medewerker kan in YouForce meerdere dienstverbanden tegelijk hebben. One Identity Manager kan bij een dubbele sleutel stoppen of willekeurig de eerste of laatste regel nemen. KoppelHet levert één regel per persoon met het hoofddienstverband, en zet de afdelingen van andere dienstverbanden in een kolom met meerdere waarden.
- One Identity Manager kan een kolom als pad in een boom lezen en laadt dan eerst de bovenliggende afdelingen. KoppelHet bouwt voor elke organisatie-eenheid uit YouForce het volledige pad, zodat een nieuwe afdeling onder een nieuwe sector in één ronde goed komt te staan.
- Personen verdwijnen na een ingestelde periode uit wat YouForce voor IAM levert. Bij inlezen uit een bron als deze kan One Identity Manager ontbrekende personen niet als openstaand markeren. KoppelHet houdt vertrekkers daarom zelf met hun einddatum in het bestand, zodat One Identity Manager een vertrek ziet en niet alleen een lege regel.
- One Identity Manager leest datums volgens de taal die bij het bestand is ingesteld. KoppelHet schrijft datums in één vaste notatie en het bestand in UTF-8, zodat 03-04 niet per ongeluk 4 maart wordt en namen met een trema goed doorkomen.
- In YouForce staat de leidinggevende als rol op de afdeling, niet bij de medewerker. KoppelHet zet de leidinggevende in het afdelingsbestand, zodat One Identity Manager hem als manager van de afdeling kent en goedkeuringen voor aanvragen bij de juiste persoon uitkomen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom bestanden en geen directe verbinding?
One Identity Manager gebruikt voor HR-gegevens vaak de CSV-connector, en die werkt zonder directe verbinding met het bronsysteem. KoppelHet zorgt dat de bestanden kloppen en op tijd klaarstaan.
Wat als het bestand een keer niet klaarstaat?
Dan meldt KoppelHet dat voordat de synchronisatie draait. One Identity Manager leest dan de vorige versie niet opnieuw als nieuwe stand.
Kan de gebruikersnaam terug naar YouForce?
Ja, met aparte schrijfrechten in YouForce voor contactgegevens. Dat vragen we alleen aan als jullie het willen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (Persons, Employments, Organization Units, Role Assignments, Job Profiles), op latestSync met de from-parameter. Personen buiten de historicaldays worden niet teruggegeven.
- One Identity Manager leest via de CSV-connector: synchronisatieproject zonder sjabloon, sleutelkolommen per bestand, Uniqueness violation behavior op Throw error, Hierarchical sort order op het afdelingspad (zoals Department.FullPath), MVP-kolom voor extra afdelingen en de optie Data import in de synchronisatiestap (MarkAsOutstanding is daar niet beschikbaar). De synchronisatieserver moet de bestanden direct kunnen lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in One Identity | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Sleutelkolom medewerker (Person) | |
Roepnaam, voorvoegsel en achternaam volgens gebruik | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
Functie (job profile) | Functie | |
Organisatie-eenheid | Afdeling (Department) met volledig pad | |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | Leidinggevende van de afdeling | |
Organisatie-eenheden van andere dienstverbanden | Kolom met meerdere waarden | |
Begin- en einddatum dienstverband | Datum in en uit dienst | In een vaste notatie |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce