Payroll naar finance
YouForce Oracle Fusion ERP koppeling: het loonjournaal als journaalimport in Oracle
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Oracle Fusion Cloud ERP gaat het loonjournaal van elke verwerkte salarisrun als journaalimport naar de juiste ledger in Oracle, met de YouForce-kostenplaatsen vertaald naar segmenten van het rekeningschema. Finance hoeft geen FBDI-bestand meer met de hand te vullen, en een run die niet goed is ingelezen, staat met de reden in het KoppelHet platform.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in YouForce verlonen en Oracle Fusion Cloud ERP als groepsboekhouding gebruiken, zetten het loonjournaal na elke run over in het FBDI-sjabloon van Oracle. Codes uit YouForce moeten daarbij met de hand naar segmentwaarden, en een fout segment komt pas boven als de import in Oracle afketst.
- De salarisadministratie verwerkt de run in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt de journaalregels van die run op en telt de bedragen per medewerker op tot regels per kostensoort, kostenplaats en kostendrager.
- Elke YouForce-code wordt via een vertaaltabel een geldige segmentwaarde in het rekeningschema van de ledger die bij de opdrachtgever hoort.
- KoppelHet maakt het journaalbestand, laadt het in Oracle en start de journaalimport.
- Na afloop controleert KoppelHet de status. Een geslaagde run krijgt een vinkje; een mislukte gaat met de foutregels naar finance.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Oracle Fusion ERP
- YouForce zet bij elke journaalregel het nummer van de opdrachtgever. In Oracle Fusion hoort elke regel bij één ledger. KoppelHet legt per opdrachtgever vast in welke ledger de loonkosten landen, zodat een groep met meerdere werkgevers in YouForce niet in één ledger door elkaar raakt.
- Kostensoort, kostenplaats en kostendrager zijn in YouForce codes van hooguit zeven tekens. Oracle controleert elke segmentwaarde tegen het rekeningschema van de ledger. KoppelHet vertaalt de codes vooraf en houdt een run tegen met een code die nog niet in de tabel staat, in plaats van Oracle de import te laten afwijzen.
- YouForce geeft één bedrag met plus of min. Het interfacebestand van Oracle heeft een aparte kolom voor debet en voor credit. KoppelHet zet een positief bedrag in de debetkolom en een negatief bedrag als positief getal in de creditkolom, zodat correcties niet als negatieve debetboeking binnenkomen.
- Oracle kiest de periode op basis van de boekdatum. YouForce rekent met een jaar en een productieperiode, bij vierwekenverloning dertien per jaar. KoppelHet zet elke productieperiode via een vaste tabel om naar een boekdatum in de juiste Oracle-periode.
- Regels met hetzelfde groepsnummer worden in Oracle één journaal. KoppelHet geeft elke combinatie van run en opdrachtgever een eigen groepsnummer en een vaste journaalbron. Finance vindt de regels van één YouForce-run in Oracle zo terug via bron en groepsnummer, ook in het scherm voor importfouten.
- Een exportbestand uit YouForce blijft 24 uur bewaard. Laden en importeren in Oracle loopt asynchroon en kan langer duren. KoppelHet bewaart het opgetelde journaal daarom zelf tot Oracle de import heeft afgerond, zodat een tweede poging niet opnieuw bij YouForce hoeft te beginnen.
- Het YouForce-journaal is per medewerker, met personeelsnummer. De omschrijvingsvelden in Oracle worden niet gecontroleerd en zijn voor iedereen met toegang tot het journaal zichtbaar. KoppelHet zet daar alleen run, periode en kostenplaats in, geen namen of nummers van medewerkers.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Boekt de koppeling het journaal ook door in Oracle?
Nee. De koppeling zet het journaal klaar via de journaalimport. Finance controleert en boekt in Oracle, zoals bij elk ander geïmporteerd journaal.
Wat als Oracle regels afwijst?
Dan staan ze met bron en groepsnummer bij de importfouten in Oracle, en meldt KoppelHet de run als mislukt. Meestal ontbreekt een segmentwaarde of staat de periode dicht. Na correctie van de vertaaltabel bieden we de run opnieuw aan.
Kunnen we per medewerker boeken?
Technisch wel, maar we doen het niet standaard. In het grootboek horen bedragen per rekening en kostenplaats; het detail per persoon blijft in YouForce.
Gaan kostenplaatsen ook van Oracle naar YouForce?
Nee. YouForce laat kostenplaatsen via de API alleen lezen. Een lijst met kostenplaatsen die wel in Oracle staan maar niet in YouForce kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce Data API, tabel journal-entry-employee (Amount, ContraAccount, CostTypeCode, CostCenterCode, CostUnitCode, FinancialGroupBK, Year, ProductionPeriod), als job met downloadbestand. Een jobbestand is 24 uur beschikbaar, met X-Content-MD5 voor de controle en maximaal 25 downloads tegelijk per client. OAuth 2.0 via Visma Connect.
- Oracle Fusion via de REST-resource /fscmRestApi/resources/11.13.18.05/erpintegrations met OperationName importBulkData (DocumentContent als base64-zip, DocumentAccount fin$/generalLedger$/import$, JobName van de journaalimport, ParameterList in vaste volgorde, CallbackURL optioneel). Het antwoord geeft een ReqstId voor de statuscontrole.
- Het bestand volgt de interfacetabel GL_INTERFACE - STATUS NEW, LEDGER_NAME of LEDGER_ID, ACCOUNTING_DATE, USER_JE_SOURCE_NAME, USER_JE_CATEGORY_NAME, CURRENCY_CODE, ACTUAL_FLAG A, SEGMENT1 tot en met SEGMENT30, ENTERED_DR, ENTERED_CR, GROUP_ID, REFERENCE1 (batchnaam), REFERENCE4 (journaalnaam) en REFERENCE10 (regelomschrijving).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Oracle Fusion ERP | Toelichting |
|---|---|---|
CostTypeCode | Segment natuurlijke rekening | Vertaaltabel die finance beheert |
ContraAccount | Segment rekening op de tegenregel | |
CostCenterCode | Segment kostenplaats | |
CostUnitCode | Segment project of kostendrager | Alleen als het rekeningschema dat segment heeft |
Amount (met teken) | ENTERED_DR of ENTERED_CR | Teken bepaalt de kolom |
Year en ProductionPeriod | ACCOUNTING_DATE | Datum binnen de bijbehorende Oracle-periode |
FinancialGroupBK (opdrachtgever) | LEDGER_NAME | |
Run en opdrachtgever | GROUP_ID, REFERENCE1 en REFERENCE4 | Batch- en journaalnaam herleidbaar naar de run |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce