Payroll naar finance
YouForce Rydoo koppeling: gebruikers per kostenplaats uit YouForce, declaraties als looncomponent terug
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Rydoo komen medewerkers uit YouForce automatisch in Rydoo, in de groep die bij de kostenplaats van hun dienstverband hoort, en gaan gecontroleerde declaraties uit Rydoo als looncomponent naar het juiste dienstverband in YouForce. Pas als YouForce de aanlevering heeft verwerkt, staat de declaratie in Rydoo als gerapporteerd, en na de run als terugbetaald.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in Visma Raet YouForce verwerken en onkosten in Rydoo laten declareren, houden de gebruikers in Rydoo met de hand bij en voeren goedgekeurde bedragen per medewerker in YouForce in. Bij een overplaatsing blijft iemand in de oude Rydoo-groep staan, en bij twee dienstverbanden is niet duidelijk op welk dienstverband de vergoeding hoort.
- KoppelHet leest nieuwe en gewijzigde dienstverbanden in YouForce, met kostenplaats en werkmail.
- Een nieuwe medewerker wordt een Rydoo-gebruiker; een andere kostenplaats sluit de oude groep af en opent de nieuwe op de ingangsdatum.
- Na het einde van het laatste dienstverband zet KoppelHet de gebruiker in Rydoo uit.
- Rydoo meldt een gecontroleerde declaratie; KoppelHet telt per dienstverband en elementcode op en levert aan bij YouForce.
- Staat het YouForce-ticket op klaar, dan wordt de declaratie in Rydoo gerapporteerd; na de run volgt de status terugbetaald.
Terug: Gecontroleerde declaraties gaan per dienstverband als looncomponent naar YouForce · Na de salarisrun krijgt Rydoo de status terugbetaald
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Rydoo
- In YouForce hoort een looncomponent bij een dienstverband, terwijl iemand in Rydoo één gebruiker is. KoppelHet legt vast welk dienstverband de vergoeding krijgt, standaard het dienstverband met de kostenplaats van de Rydoo-groep waarin de declaratie is gedaan.
- Een declaratie in Rydoo hoort bij de groep waarin de medewerker op de declaratiedatum zat, en groepen mogen niet overlappen. KoppelHet neemt de kostenplaatsverdeling uit YouForce met datums over, zodat een overplaatsing op de eerste van de maand ook in Rydoo op die datum ingaat.
- YouForce weigert een aanlevering waarin dezelfde elementcode twee keer voorkomt, en neemt hoogstens honderd elementen per keer. Heeft iemand drie declaraties in dezelfde categorie, dan telt KoppelHet ze op tot één waarde per dienstverband en elementcode.
- Een aanlevering in YouForce wordt op de achtergrond verwerkt en krijgt een ticket. KoppelHet markeert de declaratie in Rydoo pas als gerapporteerd als het ticket op klaar staat. Bij een fout blijft de declaratie open en krijgt de salarisadministratie de reden uit YouForce.
- Het zakelijke e-mailadres staat in YouForce in een aparte scope voor contactgegevens. Zonder die scope kan Rydoo geen gebruiker aanmaken, want e-mail is daar verplicht en uniek. We vragen die scope bij de start aan, en verder geen salaris of BSN.
- Rydoo kent per declaratie of die terugbetaald moet worden. Alleen die declaraties gaan naar YouForce; uitgaven met een bedrijfskaart of een al betaald voorschot blijven buiten de salarisrun.
- Na de salarisrun zet KoppelHet de declaraties in Rydoo op terugbetaald, met de YouForce-periode als betaalreferentie. Rydoo geeft per declaratie een uitkomst; een declaratie die niet als terug te betalen stond, meldt KoppelHet apart in plaats van de hele reeks te laten mislukken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke looncomponent krijgt een declaratie?
Dat legt de salarisadministratie vast in een tabel per Rydoo-categorie, bijvoorbeeld onbelaste reiskosten of een andere vergoeding. Een categorie zonder element blijft staan als melding.
Kan Rydoo ook de manager uit YouForce overnemen?
Niet in deze koppeling. De goedkeuringsroute richt de Rydoo-beheerder in; managers uit YouForce kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce Basic API (persons, employments) en de WFM API (costCenters, costAllocations), op latestSync, met OAuth 2.0 client credentials via Visma Connect; het zakelijke e-mailadres via de scope GetPrivateContactDetails. Looncomponenten via POST /wfm/v1.0/PayComponents/{employment} (elementCode, value, effectiveDate; maximaal 100, geen dubbele elementCode) en de status via GET /wfm/v1.0/PayComponents/{ticketId}/status (None, InProgress, Complete, Error).
- Rydoo via de REST API met OAuth 2.0 client credentials (scopes api_xpd2 en openid). POST /v2/users en PUT /v2/users/{id} (email, firstName, lastName, refId, enabled), PUT /v2/users/{id}/groups (startDate, endDate), expense webhook (ExpenseApproved, ExpenseControlled), GET /v3/expenses/{id}, PUT /v3/expenses/{id}/report en PUT /v2/expenses/reimburse (expenseId, paymentReference). 500 verzoeken per minuut, daarna 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Rydoo | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | refId | Vaste sleutel; Rydoo staat tot 36 tekens toe |
Zakelijk e-mailadres | email | |
knownAs of initials, lastNamePrefix en lastName | firstName en lastName | |
costAllocation (kostenplaats met datum) | groepstoewijzing met startDate en endDate | |
dischargeDate van het laatste dienstverband | enabled = false | |
category.accountingCode | elementCode | Via een tabel van Rydoo-categorie naar YouForce-element |
Som van amount per dienstverband | value met effectiveDate |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce