Payroll naar finance
YouForce Sage Intacct koppeling: loonjournaalregels per opdrachtgever als concept-journal in Intacct
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Sage Intacct worden de journaalregels van elke salarisrun in YouForce opgeteld en als journal entry in Sage Intacct gezet, op de entity die bij de opdrachtgever hoort. Kostenplaats en kostendrager uit YouForce worden afdeling en project in Intacct, en finance boekt het concept na controle.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in Visma Raet YouForce verwerken en de financiële administratie in Sage Intacct voeren, krijgen uit YouForce een journaal per medewerker met codes van zeven tekens. Iemand telt het op, vertaalt de codes naar Intacct-afdelingen en zet de bedragen in het juiste formaat, bij elke run opnieuw.
- Na een verwerkte run haalt KoppelHet de journaalregels uit YouForce op via een exportjob.
- De regels worden per opdrachtgever opgeteld per rekening, kostenplaats en kostendrager.
- KoppelHet vertaalt de YouForce-codes met een tabel naar Intacct-rekeningen, afdelingen en projecten, en controleert of ze bestaan.
- Het journaal gaat als concept naar Intacct, met run en periode in de titel.
- Finance controleert en boekt in Intacct.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Sage Intacct
- YouForce levert elk bedrag met plus of min. Sage Intacct neemt alleen positieve bedragen aan, met een aparte aanduiding voor debet of credit. KoppelHet zet het teken om, zodat een correctie uit YouForce als creditregel in Intacct komt en niet als negatieve debetboeking.
- Elke journaalregel in YouForce draagt het nummer van de opdrachtgever. Met meerdere entities vraagt Intacct per regel om de entity. KoppelHet koppelt elke opdrachtgever vast aan één entity en maakt per opdrachtgever een eigen journal entry.
- Kostenplaats, kostensoort en kostendrager zijn in YouForce codes van hoogstens zeven tekens. Afdelingen en projecten in Intacct hebben vaak eigen, langere ID's. KoppelHet vertaalt met een tabel en houdt een run tegen zolang er een code zonder vertaling in staat.
- YouForce rekent met een jaar en een productieperiode, bij vierwekenverloning dertien per jaar. Intacct wil een boekdatum in de Amerikaanse notatie maand/dag/jaar. KoppelHet zet elke productieperiode via een vaste tabel om naar een datum in de juiste Intacct-periode.
- Het YouForce-journaal bevat een regel per medewerker, met uren en fte. Intacct waarschuwt dat journal entries met duizenden regels kunnen vastlopen. KoppelHet telt daarom op tot één regel per rekening, afdeling en project, zonder personeelsnummers.
- Een exportbestand uit YouForce is 24 uur beschikbaar. KoppelHet bewaart het opgetelde journaal zelf tot Intacct het heeft aangenomen, zodat een tweede poging na een storing niet afhangt van een bestand dat al verlopen is.
- Intacct boekt een journal entry via de API standaard meteen. KoppelHet stuurt het YouForce-journaal als concept, zodat finance het kan nakijken voordat het in de cijfers staat.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen afdelingen uit Intacct automatisch in YouForce komen?
Nee. YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. Een lijst met verschillen voor de salarisadministratie kan later als uitbreiding.
Hoe gaat de koppeling om met een correctierun?
Een correctierun wordt een eigen journal entry, met het runnummer in de titel. Zo staat in Intacct apart wat er gecorrigeerd is.
Komen salarissen per medewerker in Intacct?
Nee. Intacct krijgt totalen per rekening, afdeling en project. Het detail per medewerker blijft in YouForce.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce Data API, tabel journal-entry-employee (Amount, ContraAccount, CostTypeCode, CostCenterCode, CostUnitCode van hoogstens zeven tekens, FinancialGroupBK, PayrollInstitutionBK, Year, ProductionPeriod, Hours, FTE), opgehaald als job met downloadbestand dat 24 uur beschikbaar is. OAuth 2.0 via Visma Connect.
- Naar Sage Intacct via de XML API, create op GLBATCH met JOURNAL, BATCH_DATE (mm/dd/yyyy), BATCH_TITLE, REFERENCENO, STATE Draft en GLENTRY-regels met ACCOUNTNO, TR_TYPE (1 debet, -1 credit), TRX_AMOUNT, DEPARTMENT, LOCATION (verplicht bij multi-entity) en PROJECTID of CLASSID.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Sage Intacct | Toelichting |
|---|---|---|
ContraAccount | ACCOUNTNO | Via een vertaaltabel |
Amount (met teken) | TR_TYPE en TRX_AMOUNT | Positief wordt debet (1), negatief credit (-1) met absoluut bedrag |
CostCenterCode | DEPARTMENT | |
CostUnitCode | PROJECTID | Of CLASSID; per klant afspreken |
FinancialGroupBK | LOCATION (entity) | |
Year en ProductionPeriod | BATCH_DATE | Via een tabel van productieperiode naar datum |
Run en opdrachtgever | BATCH_TITLE en REFERENCENO |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce