Identity en access management
YouForce koppelen met SailPoint: Visma Raet als gezaghebbende bron voor rollen
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en SailPoint Identity Security Cloud wordt YouForce de gezaghebbende HR-bron, zodat SailPoint voor elke medewerker één identiteit heeft met functie, organisatie-eenheid, leidinggevende en levenscyclus. Rollen volgen daardoor indiensttreding, overplaatsing, tijdelijke inzet en vertrek in YouForce.
Wat de koppeling doet
Organisaties die toegang met SailPoint op rollen baseren en YouForce voor HR gebruiken, laten die rollen afhangen van functie en afdeling. Medewerkers die tijdelijk bij een ander team werken, krijgen hun extra toegang nu via losse aanvragen.
- De organisatie geeft KoppelHet via Visma leestoegang tot de basisgegevens in YouForce.
- KoppelHet voegt per persoon de dienstverbanden, rolverdelingen en tijdelijke inzet samen tot één regel.
- KoppelHet levert de gegevens aan de SailPoint-bron en start de verwerking direct.
- SailPoint bepaalt de levenscyclus en de rollen, ook de extra rollen voor een tijdelijke inzet, en maakt of wijzigt de accounts in de doelsystemen.
- Na het einde van het laatste dienstverband levert KoppelHet de medewerker als inactief aan, zodat SailPoint de toegang intrekt.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en SailPoint
- SailPoint verwacht één identiteit per persoon, terwijl YouForce per persoon meerdere dienstverbanden kan hebben. KoppelHet levert één regel met de gegevens van het hoofddienstverband en een lijst van alle organisatie-eenheden, zodat rollen op beide kunnen worden gebaseerd.
- Een tijdelijke inzet plaatst iemand in YouForce bij een ander team zonder het dienstverband te wijzigen. KoppelHet neemt die eenheid op in de lijst zolang de inzet loopt, zodat SailPoint een rol voor dat team toekent en op de einddatum weer intrekt, zonder losse aanvraag.
- YouForce laat personen na een ingestelde periode weg uit de gegevens voor IAM. KoppelHet blijft een vertrokken medewerker als inactief aanleveren, zodat SailPoint de levenscyclus op de einddatum baseert en niet op het verdwijnen uit de bron.
- De leidinggevende staat in YouForce als rol op de organisatie-eenheid. KoppelHet vertaalt die rol per medewerker naar een manager, zodat certificeringsrondes in SailPoint bij de echte leidinggevende terechtkomen.
- YouForce bestaat in twee varianten, Beaufort en Business, en ze leveren niet dezelfde velden. Bij Beaufort ontbreekt bijvoorbeeld de werkgever; KoppelHet leidt die dan af uit de organisatie-eenheid, zodat rollen per werkgever blijven werken.
- YouForce laat geplande wijzigingen van een dienstverband zien voordat ze zijn verwerkt. KoppelHet levert een overplaatsing daardoor op de ingangsdatum aan SailPoint, niet pas de dag nadat HR Core haar heeft verwerkt.
- SailPoint weigert een identiteit zonder werk-e-mailadres. Staat dat nog niet in YouForce, dan vult KoppelHet een adres volgens de naamgevingsregel; als jullie dat willen, gaat het definitieve adres daarna terug naar YouForce.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Maakt KoppelHet ook accounts in Active Directory of Entra ID?
Niet in deze opzet. SailPoint maakt de accounts; KoppelHet zorgt dat SailPoint de juiste HR-gegevens heeft.
Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?
Alleen leestoegang tot basisgegevens, goedgekeurd door de organisatie zelf bij Visma. BSN en privéadres vragen we niet op.
Kunnen ingehuurde krachten uit een ander systeem ook in SailPoint?
Ja, als aparte bron in SailPoint. De volgorde van de identity profiles bepaalt welke bron voorgaat als iemand in beide staat.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die SailPoint nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API met de scope Youforce-IAM:Get_Basic (persons, employments, roleAssignments, assignments, costAllocations en het endpoint voor indirecte mutaties), op latestSync. Personen buiten de historicaldays worden niet teruggegeven. Terugschrijven van het werkadres vraagt een aparte schrijfscope.
- SailPoint Identity Security Cloud krijgt een Delimited File-source als gezaghebbende bron; KoppelHet stuurt het bestand via de import-accounts-API, die de aggregatie direct start. Het identity profile berekent de lifecycle state met een transform uit startDate en endDate. departments is een multi-valued attribuut in het accountschema.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in SailPoint | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | uid en employeeNumber | |
Roepnaam | firstname | |
Achternaam volgens gebruik achternaam | lastname | Verplicht in SailPoint |
Zakelijk e-mailadres of naamgevingsregel | email | Verplicht in SailPoint |
Functie (job profile) hoofddienstverband | jobCode en title | |
Organisatie-eenheid hoofddienstverband | department | |
Organisatie-eenheden van alle dienstverbanden en inzet | departments (lijst) | |
Rolverdeling op de organisatie-eenheid | manager | |
Werkgever | company | Niet in elke YouForce-variant |
Begin- en einddatum dienstverbanden | startDate en endDate |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce