Accounts in applicaties
YouForce Simplicate koppeling: medewerkers en werkroosters uit YouForce in Simplicate
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Simplicate komt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch in Simplicate, met het werkrooster uit YouForce, de leidinggevende van zijn organisatie-eenheid en het juiste team. Wijzigingen en de datum uit dienst komen mee bij de dagelijkse synchronisatie, zodat Simplicate niemand mist en niemand te lang vasthoudt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die de salarissen in YouForce verwerken en projecturen in Simplicate bijhouden, passen een werkrooster aan in YouForce terwijl in Simplicate nog het oude staat. Projectleiders zien daardoor achterstanden in uren die er niet zijn.
- HR legt de indiensttreding vast in YouForce, met organisatie-eenheid en werkrooster.
- Bij de dagelijkse synchronisatie ziet KoppelHet de nieuwe medewerker en zet persoon en medewerker klaar in Simplicate.
- Het werkrooster uit YouForce wordt een Simplicate-rooster vanaf de datum in dienst.
- De beheerder van Simplicate krijgt een seintje en nodigt de collega uit als gebruiker.
- Bij een nieuw werkrooster of de datum uit dienst sluit KoppelHet het lopende rooster af; bij vertrek vraagt het de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Simplicate
- YouForce levert het werkrooster en het werkpatroon via een andere API dan de persoons- en dienstverbandgegevens. KoppelHet haalt beide op en combineert ze per dienstverband, zodat het Simplicate-rooster hoort bij de juiste persoon en ingangsdatum.
- Simplicate kent een even en een oneven week. Loopt een werkpatroon in YouForce over meer dan twee weken, dan past het niet één op één; KoppelHet zet het om naar gemiddelde uren per dag en zet de medewerker op een lijst voor controle.
- Een leidinggevende is in YouForce een rol op een organisatie-eenheid, in Simplicate een veld bij elke medewerker. Wisselt de rol van persoon, dan krijgen alle medewerkers van die eenheid in Simplicate hun nieuwe leidinggevende.
- Een medewerker kan in YouForce meerdere dienstverbanden hebben, bijvoorbeeld een vaste aanstelling en een tijdelijke uitbreiding. In Simplicate is dat één medewerker; de uren van beide dienstverbanden tellen samen op in het rooster.
- De YouForce-API's zijn om te lezen en geven wijzigingen sinds de laatste synchronisatie. Simplicate meldt zelf geen wijzigingen aan medewerkers. De koppeling werkt dus één kant op, van YouForce naar Simplicate, en schrijft niets terug.
- Een wijziging in het werkrooster gaat in YouForce vaak in per de eerste van de maand, terwijl de salarisadministratie hem eerder invoert. KoppelHet start het nieuwe Simplicate-rooster op die ingangsdatum en niet op de dag van invoeren.
- YouForce bevat ook verlofrechten, en Simplicate kan verlof per medewerker vastleggen. Dat laat deze koppeling bewust weg; het kan later als uitbreiding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan verlof uit YouForce ook naar Simplicate?
Ja, als uitbreiding. De WFM API van YouForce levert verlofrechten, en Simplicate kan verlof per medewerker vastleggen. We beginnen met medewerkers en roosters.
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet de medewerker klaar. Uitnodigen als gebruiker doet de beheerder, omdat de openbare API van Simplicate dat niet kent en de licentie dan ingaat.
Welke toegang heeft KoppelHet in YouForce nodig?
Alleen leesrechten op de Basic API en de WFM API, die jullie per tenant goedkeuren in het Visma developer portal.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Basic API (personen, dienstverbanden, organisatie-eenheden en role assignments, gefilterd met from en to op latestSync) en de WFM API (Employment Work Schedules en Work Patterns, van die laatste alleen de afgelopen twaalf maanden). Toegang via OAuth 2.0 client credentials, per tenant door de klant geautoriseerd.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable met even_week, odd_week, has_odd_weeks, start_date en end_date.
- Simplicate kent geen webhook voor medewerkerwijzigingen en heeft in API v2 geen endpoint voor gebruikers; teams zijn alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel, ook bij meerdere dienstverbanden |
Roepnaam, voorletters | first_name, initials (persoon) | |
Voorvoegsel, achternaam | family_name_prefix, family_name (persoon) | |
Zakelijk e-mailadres | email (persoon) en werkadres | |
Leidinggevende rol op de organisatie-eenheid | supervisor (medewerker) | |
Organisatie-eenheid | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
Werkrooster (uren per dag) | even_week en odd_week (rooster) | |
Datum in dienst / uit dienst | start_date / end_date (rooster) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce