Accounts in applicaties
YouForce Slack koppeling: Slack-account met naam, team en startdatum uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Slack krijgt een nieuwe medewerker uit YouForce op zijn startdatum een Slack-account, met de naam zoals hij die gebruikt, zijn functie, afdeling, leidinggevende en startdatum. Een tijdelijke inzet zet hem voor die periode in de user group van het andere team, en na het laatste dienstverband deactiveert de koppeling het account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in YouForce voeren en intern via Slack werken, maken Slack-accounts meestal aan zodra de leidinggevende erom vraagt. Namen in Slack wijken af van wat in YouForce staat, user groups lopen achter op de afdelingsindeling, en vertrekkers blijven actief tot iemand een lijst naloopt.
- We wijzen samen de organisatie-eenheden aan die een Slack user group krijgen, en de dienstverbandsoorten die als gast binnenkomen.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, inzet en rolverdelingen uit YouForce op.
- Op de startdatum maakt KoppelHet het Slack-account aan met naam, functie, afdeling, leidinggevende en startdatum, en zet het in de user group van de eenheid.
- Een naamswijziging, nieuwe functie of overstap past het profiel en de user group aan op de ingangsdatum.
- Na de einddatum van het laatste dienstverband deactiveert KoppelHet het Slack-account.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Slack
- YouForce legt per persoon het naamgebruik vast, bijvoorbeeld eigen naam, naam van de partner of een combinatie, met een vaste tabel voor de volgorde. KoppelHet bouwt daaruit de weergavenaam in Slack. Wijzigt het naamgebruik na een huwelijk of scheiding, dan volgt de naam in Slack op dezelfde dag.
- Een Slack-gebruikersnaam mag maximaal 21 tekens hebben en alleen punten, liggende streepjes en koppeltekens als leesteken. Lange Nederlandse achternamen met tussenvoegsel of dubbele namen passen daar niet altijd in. KoppelHet kort de naam volgens een vaste regel in en controleert dat hij niet al bestaat.
- Slack accepteert als leidinggevende een Slack-ID, een e-mailadres of een gebruikersnaam. YouForce kent de leidinggevende als rol op de organisatie-eenheid. KoppelHet zoekt per medewerker de leidinggevende van zijn eenheid op en geeft diens werkadres door; voor de leidinggevende zelf telt de rol op de eenheid erboven.
- Een tijdelijke inzet bij een ander team heeft in YouForce een eigen begin en einde. KoppelHet voegt de medewerker voor die periode toe aan de user group van dat team, zodat collega's hem met de groepsvermelding bereiken, en verwijdert alleen dat lidmaatschap op de einddatum.
- Slack weigert een nieuw account als het e-mailadres al bij een gedeactiveerde gebruiker hoort. Komt een oud-medewerker terug onder hetzelfde persoonsnummer in YouForce, dan zoekt KoppelHet het oude Slack-account op dat nummer en zet het weer actief.
- Stagiairs en andere tijdelijke krachten herkent KoppelHet aan de dienstverbandsoort in YouForce. Op een Slack Enterprise-abonnement worden zij een gast voor meerdere kanalen met de einddatum van hun dienstverband als vervaldatum; op Business+ krijgen ze een gewoon account dat op die datum wordt gedeactiveerd.
- Is bij het aanmaken één waarde in de eigen profielvelden van Slack ongeldig, dan laat Slack alle profielvelden vallen. KoppelHet controleert de waarden uit YouForce daarom vooraf, zodat een fout in één veld niet de functie en afdeling van een nieuwe collega wegvaagt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Loopt Slack bij ons niet al via Entra ID?
Dan blijft Entra ID de bron voor Slack en zorgt YouForce voor de juiste gegevens in Entra ID. Rechtstreeks uit YouForce past als naamgebruik, startdatum, inzet en leidinggevende in Slack moeten kloppen en Entra ID die niet doorgeeft.
Kan de koppeling ook de groepsvermelding met @ instellen?
Nee. Slack laat de vermelding van een user group niet via SCIM instellen. Die zet de Slack-beheerder één keer per groep; de leden houdt de koppeling bij.
Wat gebeurt er met berichten van een vertrekker?
Slack verwijdert gebruikers niet, het deactiveert ze. Berichten en bestanden blijven volgens het bewaarbeleid van jullie Slack-omgeving.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Assignments, Organization Units, Role Assignments, Job Profiles en de tabellen Name Assemble Order en Employment Types, op latestSync. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Slack schrijven we via de Slack SCIM API v2 (api.slack.com/scim/v2) met een OAuth-token met de scope admin van een Owner of Admin. Users met POST, PATCH en DELETE (deactiveren, 204), heractiveren met active = true; enterprise-extensie met employeeNumber, department en manager.managerId; startDate via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:slack:profile:2.0:User; gasten via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:slack:guest:2.0:User (type multi, expiration). User groups via /Groups met PATCH op members.
- De SCIM API is er op Slack Business+ en Enterprise; gasten via SCIM alleen op Enterprise. Bij te veel aanroepen geeft Slack HTTP 429; lijsten worden opgehaald in pagina's van maximaal 1.000.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Slack | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | enterprise.employeeNumber | Vaste sleutel |
Roepnaam en achternaam volgens naamgebruik | name.givenName, name.familyName en displayName | |
Naamgevingsregel | userName | Maximaal 21 tekens |
Zakelijk e-mailadres | emails | |
Functie (job profile) | title | |
Organisatie-eenheid | enterprise.department en lidmaatschap user group | |
Rol leidinggevende op de eenheid | enterprise.manager.managerId | Als werkadres van de leidinggevende |
Startdatum dienstverband | startDate (Slack-profielextensie) | |
Einddatum laatste dienstverband | Deactiveren (DELETE /Users) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce