Accounts in applicaties
YouForce Somtoday koppeling: personeel met werklocaties en reden uit dienst van YouForce naar Somtoday
Met een koppeling tussen Visma YouForce en Somtoday komt elke nieuwe medewerker uit YouForce automatisch als personeelslid in Somtoday, met functie, werklocaties als vestigingen en de datum in dienst. Staat in YouForce een datum uit dienst met een reden, dan krijgt het personeelslid in Somtoday dezelfde datum en de bijbehorende reden uit dienst.
Wat de koppeling doet
Organisaties in het onderwijs die hun personeel in YouForce administreren en Somtoday gebruiken, maken nieuwe docenten vaak met de hand aan in Somtoday zodra de aanstelling rond is. De reden van vertrek staat dan wel in YouForce, maar in Somtoday blijft de medewerker zonder datum uit dienst staan.
- De school maakt in Somtoday een rol met het recht HRM Service en een account voor KoppelHet, en de klant autoriseert KoppelHet voor de IAM API van YouForce.
- HR verwerkt de indiensttreding in YouForce, zoals nu.
- KoppelHet haalt de mutaties op en vertaalt functieprofiel, werklocaties en reden van uitdiensttreding naar de tabellen van Somtoday.
- KoppelHet stuurt het volledige personeelslid naar Somtoday.
- Bij een uitdiensttreding krijgt het personeelslid de datum en reden uit dienst.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Somtoday
- Een dienstverband in YouForce heeft een lijst werklocaties, en Somtoday kent per personeelslid meerdere vestigingen met de eerste als hoofdvestiging. KoppelHet vertaalt elke werklocatie naar een Somtoday-vestiging en zet de locatie van het dienstverband vooraan.
- YouForce legt bij een uitdiensttreding een reden vast, en Somtoday wil bij een datum uit dienst altijd een reden uit de eigen tabel. KoppelHet vertaalt de YouForce-reden naar een Somtoday-reden, zodat de school in Somtoday ziet waarom iemand vertrok.
- De IAM API van YouForce geeft alleen wat HR Core al heeft verwerkt en laat geplande wijzigingen apart zien. KoppelHet stuurt een nieuwe docent pas naar Somtoday als het dienstverband in YouForce verwerkt is, zodat er geen personeelslid ontstaat voor een aanstelling die nog wordt ingetrokken.
- Somtoday verwacht bij elke wijziging het complete personeelslid. De IAM API levert alleen records die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd; KoppelHet vult die aan met de bewaarde gegevens van persoon en dienstverband en stuurt dan het geheel.
- Een medewerker kan in YouForce meer dan één dienstverband hebben, maar in Somtoday is hij één personeelslid. KoppelHet gebruikt het persoonsnummer als sleutel en voegt functie en werklocaties van de dienstverbanden samen; pas als het laatste dienstverband eindigt, gaat de medewerker uit dienst.
- Privégegevens zoals adres en e-mail vallen in YouForce onder een aparte scope. Somtoday heeft geen adres nodig, dus KoppelHet vraagt die scope niet aan en houdt de koppeling bij basisgegevens.
- Somtoday vraagt een afkorting die binnen de instelling uniek is, en YouForce heeft daar geen standaardveld voor. KoppelHet bepaalt de afkorting met de regel van de school uit initialen en achternaam en controleert vooraf of hij nog vrij is.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met invallers zonder dienstverband?
De IAM API geeft alleen personen die een dienstverband hebben of hadden. Wie niet in YouForce in dienst is, blijft in Somtoday handwerk.
Kan Somtoday iets terugsturen naar YouForce?
Niet via deze koppeling. De HRM-webservice werkt één kant op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce IAM API (OAuth 2.0, scope Youforce-IAM:Get_Basic) - /v1.0/Persons (personCode, initials, knownAs, lastNamePrefix, lastName, gender, nameAssembleOrder), /v1.0/Employments (hireDate, dischargeDate, terminationReason, jobProfile, workLocations, locationCode), /v1.0/Employments/PlannedChanges en /v1.0/WorkLocations, met from op latestSync en paginering met take en nextLink. Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails vragen we niet aan.
- Somtoday via de HRM-webservice (SOAP, CreatePerson) met WS-Security, productie https://oop.somtoday.nl/services/HRMService?wsdl en test oop.test.somtoday.nl. Functies en redenen uit dienst moeten in de Somtoday-tabellen bestaan (Beheer > Instelling).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Somtoday | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | externMedewerkerNummer | Sleutel voor bijwerken |
knownAs, lastNamePrefix en lastName | voornaam en achternaam | Volgens nameAssembleOrder |
gender | geslacht (MAN, VROUW, ONBEKEND) | |
jobProfile | functie | Vertaaltabel; moet in Somtoday bestaan |
workLocations (code) | vestigingen | Eerste is hoofdvestiging |
hireDate | datumInDienst | |
dischargeDate en terminationReason | datumUitDienst en redenUitDienst |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce