Payroll naar finance
YouForce Workday Financial Management koppeling: loonjournaal per opdrachtgever naar de juiste Workday-company
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Workday Financial Management worden de journaalregels van elke salarisrun in YouForce opgeteld en als accounting journal in Workday geïmporteerd, per opdrachtgever op de bijbehorende company. Kostensoort, kostenplaats en kostendrager uit YouForce worden ledger account en worktags, en KoppelHet meldt het pas als geboekt wanneer Workday de import heeft afgerond.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salarissen in Visma Raet YouForce verwerken en een groepsgrootboek in Workday Financial Management hebben, maken van het YouForce-journaal per medewerker na elke run een spreadsheet voor de Workday-import. Codes van zeven tekens moeten worktags worden, en bij vierwekenverloning valt een periode zelden samen met de maand in Workday.
- Na een verwerkte run haalt KoppelHet de journaalregels uit YouForce op via een exportjob.
- De regels worden per opdrachtgever opgeteld en vertaald naar ledger accounts en worktags.
- Elke combinatie van run en opdrachtgever gaat als eigen accounting journal naar Workday.
- KoppelHet volgt het importproces; een melding uit Workday gaat naar finance en de salarisadministratie.
- Finance keurt het journaal goed in Workday.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Workday Financial Management
- YouForce zet bij elke journaalregel het nummer van de opdrachtgever, en Workday boekt een journaal op één company. KoppelHet maakt per run en opdrachtgever een eigen journaal, zodat een groep met meerdere werkgevers in YouForce de loonkosten op de juiste company ziet.
- Een bedrag in YouForce heeft een plus of min. Een regel in Workday heeft een debet- of een creditbedrag, nooit beide en nooit allebei nul. KoppelHet zet een positief totaal als debet en een negatief totaal als positief creditbedrag.
- Kostenplaats en kostendrager zijn in YouForce codes van zeven tekens; in Workday worden het worktags, en per regel mag maar één worktag van elk type staan. KoppelHet vertaalt met een tabel en houdt een run tegen zodra een code geen of meer dan één worktag van hetzelfde type zou krijgen.
- YouForce werkt met een jaar en een productieperiode, bij vierwekenverloning dertien per jaar. Workday kiest de periode op de boekdatum, en die periode moet open staan. KoppelHet zet elke productieperiode via een vaste tabel om naar een boekdatum, en houdt het journaal vast als finance de periode al heeft gesloten.
- Het YouForce-journaal heeft een regel per medewerker. Workday kent wel een worktag voor medewerkers, maar KoppelHet telt op per rekening en worktag, zodat er geen loon per persoon in het groepsgrootboek staat.
- Workday verwerkt de import op de achtergrond en geeft eerst alleen een ontvangstbevestiging. Een YouForce-exportbestand is 24 uur beschikbaar. KoppelHet bewaart het opgetelde journaal zelf tot Workday klaar is, zodat een nieuwe poging na een fout niet opnieuw bij YouForce hoeft te beginnen.
- Workday vraagt een valuta die gelijk is aan de standaardvaluta van de company. YouForce verloont in euro, dus elke opdrachtgever moet bij een company in euro horen. Een opdrachtgever die aan een company in een andere valuta is gekoppeld, laat KoppelHet bij de start al zien.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen kostenplaatsen uit Workday naar YouForce?
Niet automatisch. YouForce laat kostenplaatsen via een koppeling alleen lezen. Een lijst met verschillen voor de salarisadministratie kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met een correctierun?
Die wordt een eigen accounting journal met het runnummer in de memo. Valt de boekdatum in een gesloten periode, dan overlegt finance over de datum.
Wie keurt het journaal goed?
Finance, in het gewone goedkeuringsproces van Workday. De koppeling rondt dat proces niet automatisch af.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce via de Youforce Data API, tabel journal-entry-employee (Amount, ContraAccount, CostTypeCode, CostCenterCode en CostUnitCode van hoogstens zeven tekens, FinancialGroupBK, Year, ProductionPeriod), als job met een downloadbestand dat 24 uur beschikbaar is. OAuth 2.0 via Visma Connect.
- Naar Workday via Import_Accounting_Journal (Workday Web Services, SOAP) met Company_Reference, Currency_Reference, Ledger_Type_Reference, Accounting_Date, Journal_Source_Reference, Accounting_Journal_ID en Journal_Entry_Line_Replacement_Data (Ledger_Account_Reference, Debit_Amount, Credit_Amount, Memo, Worktags_Reference). Asynchroon; status via Get_Import_Processes en Get_Import_Process_Messages. Integration System User met eigen security group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Workday Financial Management | Toelichting |
|---|---|---|
FinancialGroupBK | Company_Reference | Vaste koppeling per opdrachtgever |
ContraAccount of CostTypeCode | Ledger_Account_Reference | Via een vertaaltabel |
Amount (met teken) | Debit_Amount of Credit_Amount | |
CostCenterCode | Worktags_Reference (Cost Center) | |
CostUnitCode | Worktags_Reference (bijvoorbeeld Project of Region) | Per klant afspreken |
Year en ProductionPeriod | Accounting_Date | Via een tabel van productieperiode naar datum |
Run en opdrachtgever | Accounting_Journal_ID en Journal_Entry_Memo |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce