Accounts in applicaties
YouForce Zenya koppeling: Zenya-gebruikers met functie, eenheid en leidinggevende uit Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Zenya krijgt elke medewerker uit YouForce een Zenya-gebruiker met functie, organisatie-eenheid en leidinggevende, zodat protocollen, taken en meldingen bij de juiste mensen terechtkomen. Een tijdelijke inzet geeft voor die periode toegang tot de gebruikersgroep van het andere team, en na het laatste dienstverband wordt de gebruiker inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in YouForce voeren en kwaliteit, protocollen en meldingen in Zenya beheren, houden gebruikers vaak via een export of met de hand bij. Meldingen komen bij een oud-leidinggevende uit, nieuwe collega's missen leestaken van hun afdeling, en invallers uit een ander team zien de protocollen van hun tijdelijke plek niet.
- We koppelen samen de functies in YouForce aan posities in Zenya en de organisatie-eenheden aan eenheden in Zenya.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, inzet en rolverdelingen uit YouForce op.
- Op de startdatum maakt KoppelHet de Zenya-gebruiker aan met positie, eenheid en leidinggevende, of maakt een inactieve gebruiker weer actief.
- Een wisseling van leidinggevende in YouForce past de leidinggevende aan bij de eenheid in Zenya en bij de medewerkers eronder.
- Na het laatste dienstverband zet KoppelHet de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Zenya
- YouForce legt de leidinggevende vast als rol op de organisatie-eenheid. Zenya kent een leidinggevende op twee plekken, bij de gebruiker en bij de organisatie-eenheid. KoppelHet vult beide uit dezelfde rolverdeling, zodat meldingen over een afdeling en de taken van een medewerker bij dezelfde persoon uitkomen.
- Wisselt een afdeling van leidinggevende, dan verandert in YouForce één rolverdeling. KoppelHet zet in Zenya de nieuwe leidinggevende bij de eenheid en bij alle medewerkers van die eenheid tegelijk, zodat open meldingen niet bij de vertrokken leidinggevende blijven liggen.
- Een tijdelijke inzet heeft in YouForce een eigen begin en einde binnen het dienstverband. KoppelHet voegt de medewerker voor die periode toe aan de Zenya-gebruikersgroep van het andere team en haalt hem er op de einddatum weer uit, zonder de rest van de groep aan te raken.
- Functies in YouForce komen uit een vaste lijst, posities in Zenya zijn een eigen lijst. Een koppeltabel bepaalt per functie de positie; een functie zonder regel komt op een lijst voor applicatiebeheer in plaats van een gebruiker zonder positie.
- YouForce laat geplande wijzigingen van functie en eenheid zien voordat HR ze verwerkt. Zenya kent geen ingangsdatum op een gebruiker; KoppelHet bewaart de wijziging en voert hem pas op de ingangsdatum door, zodat leestaken van de nieuwe afdeling niet te vroeg verschijnen.
- Een vertrekker verdwijnt na een ingestelde periode uit de IAM-gegevens van YouForce. Zenya kan een gebruiker inactief zetten of verwijderen; KoppelHet zet hem op inactief, zodat zijn eerdere meldingen en bevestigingen herleidbaar blijven, en houdt zelf bij welke gebruikers uit YouForce komen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet via Entra ID en SCIM?
Dat kan als Entra ID al uit YouForce wordt gevuld. SCIM zet alleen geen positie, eenheid en leidinggevende als Zenya-gegevens; die komen dan alsnog uit YouForce.
Maakt de koppeling nieuwe eenheden of posities aan?
Nee. Applicatiebeheer houdt de structuur in Zenya bij; een nieuwe eenheid of functie zonder plek in Zenya komt op een lijst. Automatisch aanmaken kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met documenten van een vertrekker?
Die blijven in Zenya. De gebruiker wordt inactief, en applicatiebeheer draagt documenten en open meldingen over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Assignments, Organization Units, Role Assignments en Job Profiles, op latestSync met take en nextLink. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Zenya schrijven we via de Zenya REST API v5 (bearer token via POST /tokens). POST /users met login_code en name verplicht, plus email_address, external_id, position_id, manager_id en organization_unit_ids; PATCH /users/{user_id} voor wijzigingen en active = false bij vertrek; GET /users met external_ids om te zoeken. PATCH /organization_units/{id} met manager_user_ids, PATCH /user_groups/{id} met add_user_ids en remove_user_ids.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Zenya | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | external_id | Vaste sleutel, maximaal 255 tekens |
Naamgevingsregel of werkadres | login_code | |
Roepnaam en achternaam volgens naamgebruik | name | |
Zakelijk e-mailadres | email_address | |
Functie (job profile) | position_id | Via de koppeltabel |
Organisatie-eenheid | organization_unit_ids | |
Rol leidinggevende op de eenheid | manager_id van de medewerker en manager_user_ids van de eenheid | |
Inzet bij een andere eenheid | Gebruikersgroep via add_user_ids en remove_user_ids | |
Einddatum laatste dienstverband | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce