Accounts in applicaties
YouForce Zoom koppeling: Zoom-gebruiker met licentietype uit de functie in Visma Raet
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Zoom Workplace krijgt een nieuwe medewerker uit YouForce op zijn startdatum een Zoom-gebruiker, met het licentietype dat bij zijn functie hoort en met afdeling, leidinggevende en personeelsnummer in het profiel. Na het laatste dienstverband deactiveert de koppeling de gebruiker en wijst de opnames en andere gegevens toe aan de leidinggevende.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in YouForce voeren en met Zoom vergaderen of bellen, delen betaalde Zoom-licenties vaak uit op verzoek. Wie van functie wisselt, houdt zijn licentie, vertrekkers blijven actief tot iemand ze opmerkt, en opnames van een vertrokken collega zijn dan voor niemand meer bereikbaar.
- We leggen samen per functie in YouForce het Zoom-licentietype vast, en welke eenheden een Zoom-groep krijgen.
- KoppelHet haalt de gewijzigde personen, dienstverbanden, rolverdelingen en kostenplaatsen uit YouForce op.
- Op de startdatum maakt KoppelHet de Zoom-gebruiker aan met licentietype, afdeling, leidinggevende en personeelsnummer, in de groep van zijn eenheid.
- Een nieuwe functie of naamswijziging past licentietype en profiel aan op de ingangsdatum.
- Na het laatste dienstverband zet KoppelHet de leidinggevende als ontvanger van de gegevens en deactiveert de gebruiker.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Zoom Workplace
- Zoom staat provisioning alleen toe op een Business- of Education-account met een goedgekeurde vanity-URL en single sign-on; zonder SSO geven aanmaken en opvragen van gebruikers een fout. KoppelHet controleert dat vooraf, want medewerkers uit YouForce komen in Zoom altijd binnen met hun bedrijfsaccount.
- Zoom weigert een nieuwe gebruiker als het domein van het e-mailadres niet bij het Zoom-account hoort. Een organisatie met meerdere werkgevers in YouForce heeft vaak per werkgever een eigen domein. KoppelHet meldt medewerkers met een adres op een niet-gekoppeld domein aan IT in plaats van ze stil over te slaan.
- Het licentietype in Zoom volgt uit een tabel van functie in YouForce naar Licensed of Basic. Zijn de betaalde licenties op, dan weigert Zoom een betaalde gebruiker; KoppelHet maakt dan een Basic-gebruiker aan en meldt het tekort, zodat de nieuwe collega toch kan deelnemen aan vergaderingen.
- Zoom past de weergavenaam niet aan als alleen voornaam of achternaam wijzigt. Verandert het naamgebruik in YouForce, bijvoorbeeld na een huwelijk, dan stuurt KoppelHet ook een nieuwe weergavenaam mee, zodat de naam in vergaderingen klopt met HR.
- Zoom kan bij deactiveren een ontvanger aanwijzen voor de gegevens van de vertrekker, zoals opnames. YouForce kent de leidinggevende als rol op de organisatie-eenheid; KoppelHet zet die leidinggevende als ontvanger voordat de gebruiker wordt gedeactiveerd.
- Admin-gebruikers en Zoom Rooms kunnen via provisioning niet worden gedeactiveerd. Vertrekt iemand met een beheerdersrol in Zoom, dan zet KoppelHet een melding klaar voor IT op de einddatum uit YouForce, in plaats van aan te nemen dat het account dicht is.
- Een medewerker kan in YouForce over meerdere kostenplaatsen verdeeld zijn, terwijl Zoom één kostenplaats per gebruiker heeft. KoppelHet neemt de kostenplaats van het hoofddienstverband, zodat rapportages over Zoom-gebruik per kostenplaats aansluiten op de begroting.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan dit niet via Entra ID of Okta?
Ja, en als die al uit YouForce worden gevuld, is dat vaak de eenvoudigste route. Licentietype per functie, kostenplaats en de overdracht aan de leidinggevende geeft de standaardprovisioning niet altijd mee; die kan KoppelHet dan aanvullen.
Zet de koppeling ook Zoom Phone-nummers?
Nee, niet in de eerste versie. Een nummer toewijzen of het Zoom-nummer terugschrijven naar YouForce kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met opnames van een vertrekker?
KoppelHet wijst de leidinggevende uit YouForce aan als ontvanger voordat de gebruiker wordt gedeactiveerd. Wat daarna met de opnames gebeurt, bepaalt jullie bewaarbeleid in Zoom.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- YouForce wordt gelezen via de Youforce IAM API (api.youforce.com/IAM) met de scope Youforce-IAM:Get_Basic voor Persons, Employments, Employment Planned Changes, Organization Units, Role Assignments, Job Profiles en Cost Allocations, op latestSync met take en nextLink. Het zakelijke e-mailadres alleen met Youforce-IAM:GetPrivateContactDetails.
- Naar Zoom schrijven we via de Zoom SCIM2 API (api.zoom.us/scim2, header Accept: application/scim+json) met een server-to-server OAuth-app met scope scim2. POST en PATCH /Users met userType, title, displayName en de enterprise-extensie (department, costCenter, employeeNumber, manager als e-mail); deactiveren met PATCH active = false; transferee via urn:ietf:params:scim:schemas:extension:zoom:1.0:User. Groepen via /Groups. Bij overschrijden van de rate limit HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Zoom Workplace | Toelichting |
|---|---|---|
Persoonsnummer | externalId en enterprise.employeeNumber | Vaste sleutel |
Zakelijk e-mailadres | userName | Domein moet bij het Zoom-account horen |
Roepnaam en achternaam volgens naamgebruik | name en displayName | |
Functie (job profile) | title en userType | Licentietype via een tabel per functie |
Organisatie-eenheid | enterprise.department en Zoom-groep | |
Kostenplaats | enterprise.costCenter | |
Rol leidinggevende op de eenheid | enterprise.manager (e-mail) en transferee bij vertrek | |
Einddatum laatste dienstverband | active = false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce