Identity en access management
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Met een koppeling tussen Zoho People en Active Directory krijgt een nieuwe medewerker uit Zoho People een domeinaccount in de OU van zijn locatie, met afdeling, functie en leidinggevende, en loopt het account af op de laatste werkdag uit het vertrekproces. Zoho's eigen synchronisatie loopt alleen van Active Directory naar Zoho, dus voor deze richting bouwt KoppelHet de koppeling, met een klein programma in jullie domein.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Zoho People en een eigen Windows-domein gebruiken soms de Directory Sync-tool van Zoho om domeingebruikers in Zoho te krijgen. Die werkt alleen van het domein naar Zoho; een nieuwe collega in Zoho People krijgt er geen domeinaccount door.
- We leggen per locatie de OU vast en per afdeling de groepen, en welke formuliervelden daarvoor gelden.
- KoppelHet haalt elk kwartier de gewijzigde records van het employee-formulier op.
- Het programma in het domein maakt het account aan of verplaatst het bij een andere locatie.
- Zodra de Date of Exit in Zoho People staat, wordt die de vervaldatum van het account.
- Na vertrek schakelt KoppelHet het account uit en haalt het uit de groepen.
Waar je op let bij Zoho People en Active Directory
- De Directory Sync-tool van Zoho vergelijkt het domein met Zoho en werkt Zoho bij; volgens Zoho gaat de synchronisatie altijd van Active Directory naar Zoho. Gebruiken jullie die tool, dan blijft hij staan. KoppelHet maakt het account in het domein, en de tool neemt het daarna mee naar Zoho Directory.
- Of de Date of Exit al bij goedkeuring van het ontslag verschijnt of pas op de laatste werkdag, stelt de beheerder van Zoho People in. KoppelHet zet de datum als vervaldatum zodra hij er staat; bij de eerste instelling weet het domein dus weken van tevoren wanneer het account stopt.
- De status van een vertrekker wijzigt HR in Zoho People met de hand, en pas vanaf de laatste werkdag. KoppelHet wacht daar niet op en gebruikt de Date of Exit, zodat een vergeten statuswijziging het domeinaccount niet openhoudt.
- Zoho People sluit de eigen login van een vertrekker standaard de ochtend na de laatste werkdag. Een vervaldatum in Active Directory gaat in aan het eind van de dag ervoor; zo stoppen domein en Zoho People rond hetzelfde moment.
- Velden als afdeling, functie en locatie staan in een formulier dat de beheerder zelf kan aanpassen. Bij de start leggen we vast welk veld de OU bepaalt; hernoemt de beheerder een locatie, dan meldt KoppelHet dat in plaats van accounts naar een onbekende OU te sturen.
- Zoho People blokkeert vijf minuten wie meer dan vierhonderd verzoeken per minuut stuurt, en dat geldt voor de hele omgeving. KoppelHet vraagt alleen records op die na de vorige ronde zijn gewijzigd, in pagina's van tweehonderd, en krijgt alleen leesrechten op formulieren.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan de Directory Sync-tool van Zoho dit niet?
Nee. Die brengt gebruikers en wachtwoorden van het domein naar Zoho, niet nieuwe medewerkers van Zoho People naar het domein.
Moet er iets open in de firewall?
Nee. Het programma in het domein maakt alleen een uitgaande verbinding naar het platform van KoppelHet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People API met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ). GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200, anders foutcode 7021) en modifiedtime in milliseconden; vierhonderd verzoeken per minuut met vijf minuten blokkade.
- Een KoppelHet-agent op een Windows-server in het domein haalt opdrachten op via een uitgaande verbinding en schrijft employeeID, sAMAccountName, userPrincipalName, givenName, sn, displayName, title, department, manager en accountExpires, beheert groepen en verplaatst accounts tussen OU's.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Active Directory | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | employeeID | Maximaal 16 tekens |
Naamgevingsregel | sAMAccountName en userPrincipalName | sAMAccountName maximaal 20 tekens |
FirstName en LastName | givenName, sn en displayName | |
Department | department en groepen | |
Designation | title | |
Location | OU | |
Reporting To | manager | |
Date of Exit | accountExpires |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking
ASZoho People → Arbodienst (SIVI)
Zoho People koppelen met de arbodienst via SIVI: verlofregistraties voor ziekte als verzuimmelding