ASVerzuimmelding (SIVI)
Zoho People koppelen met de arbodienst via SIVI: verlofregistraties voor ziekte als verzuimmelding
Met een koppeling tussen Zoho People en de Arbodienst worden goedgekeurde ziekteverlofregistraties van Nederlandse medewerkers in Zoho People automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat. Een halve of kwart dag ziek in de Leave Tracker wordt bij de arbodienst een verzuimpercentage voor die dag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People gebruiken voor HR en verlof, en voor hun Nederlandse medewerkers een arbodienst hebben, zetten elke ziekmelding uit de Leave Tracker met de hand in het portaal van de arbodienst. Een geannuleerde ziekmelding of een halve dag herstel wordt daar meestal niet bijgewerkt.
- Bij de start kiezen we de verloftypes die ziekte zijn, en het datacentrum en de entiteit van de Nederlandse medewerkers.
- KoppelHet vraagt elk uur de ziekteverlofregistraties van de lopende maand op, van alle medewerkers.
- Een goedgekeurde registratie wordt een ziekmelding; het aantal per dag bepaalt het percentage.
- Verandert het aantal per dag, dan gaat een wijziging met die datum naar de arbodienst.
- Na de laatste dag volgt de betermelding. Een geannuleerde registratie die al gemeld was, wordt een taak voor HR.
Waar je op let bij Zoho People en Arbodienst (SIVI)
- Zoho People geeft per verlofregistratie een overzicht per datum, met het aantal opgenomen dagen. Halve en kwart dagen staan daar als 0,5 en 0,25. KoppelHet zet dat per dag om in een verzuimpercentage, zodat de arbodienst ziet wanneer iemand weer gedeeltelijk werkt.
- De verlof-API van Zoho People vraagt altijd een van- en totdatum en kent geen wijzigingsdatum. KoppelHet leest daarom de lopende maand elk uur en de afgelopen drie maanden elke nacht, en vergelijkt elke registratie met wat al bij de arbodienst staat.
- Zonder extra instelling geeft de API alleen het eigen verlof van de gebruiker achter de koppeling. KoppelHet vraagt met de optie voor alle medewerkers, en filtert direct op de ziekteverloftypes, zodat vakantie en ander verlof niet bij KoppelHet binnenkomen.
- Een registratie heeft in Zoho People de status goedgekeurd, in afwachting, afgewezen of geannuleerd. Alleen goedgekeurde ziekte gaat naar de arbodienst. Wordt een gemelde ziekte geannuleerd, dan zet KoppelHet een taak klaar voor HR.
- Zoho People geeft hoogstens tweehonderd registraties per vraag en staat dertig vragen per minuut toe, met vijf minuten wachttijd daarna. KoppelHet bladert in blokken en blijft onder die grens, zodat de koppeling niet geblokkeerd raakt.
- Bij een registratie hoort een vrij tekstveld met de reden, dat medewerkers zelf invullen. KoppelHet stuurt die reden nooit door. De arbodienst krijgt alleen datums, percentages en een oorzaakcode zonder diagnose.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we in Zoho People een apart verloftype voor ziekte hebben?
Ja. KoppelHet herkent ziekte aan het verloftype. Hebben jullie er meerdere, bijvoorbeeld ziek met en zonder verklaring, dan nemen we ze allemaal mee.
Werkt dit ook met Zoho People op het Europese datacentrum?
Ja. We stellen de koppeling in op het datacentrum waar jullie Zoho-account staat.
Ziet de arbodienst de reden die de medewerker invult?
Nee. Die blijft in Zoho People.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People via de Leave Tracker API v2 (GET /api/v2/leavetracker/leaves/records op het datacentrum van de klant, bijvoorbeeld people.zoho.com of people.zoho.eu) met OAuth 2.0 en de header Authorization Zoho-oauthtoken. Parameters from, to, dateFormat, leavetype, approvalStatus (APPROVED, PENDING, CANCELLED, REJECTED), dataSelect ALL, startIndex en limit (tot 200). Velden per registratie Zoho.ID, From, To, Unit (Days of Hours), Days per datum met LeaveCount en Session, Leavetype.ID, ApprovalStatus, Employee.ID en Reason. Limiet 30 vragen per minuut, daarna 5 minuten wachten.
- Naar de arbodienst gaan de SIVI-berichten Dienstverbanden, Werknemer gegevens en Verzuimmeldingen, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht) en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
Employee.ID | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Dienstverband uit het medewerkerformulier | Identificatie dienstverband | |
Zoho.ID van de registratie | Verzuimgeval identificatie | |
From | Datum eerste verzuimdag | |
Days.{datum}.LeaveCount | Percentage verzuim | 0,5 is vijftig procent |
To + 1 dag | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
Leavetype.ID | Filter op ziekte | Gaat zelf niet mee |
Eigen veld in Zoho People | Vangnet J/N |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking