Payroll koppeling
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking
Met een koppeling tussen Zoho People en AFAS Profit komen nieuwe medewerkers uit Zoho People met contract, rooster, salaris en bankrekening in AFAS, en gaan wijzigingen en vertrek met hun ingangsdatum mee. HR beheert medewerkers in Zoho People, de salarisadministratie verloont in AFAS en typt niets meer over.
Wat de koppeling doet
Organisaties die al Zoho-software gebruiken en Zoho People als HR-systeem kozen, verlonen hun Nederlandse medewerkers vaak in AFAS Profit. HR past velden in Zoho People aan, en de salarisadministratie neemt die wijzigingen met de hand over in AFAS.
- HR legt een nieuwe medewerker of wijziging vast in Zoho People; een workflow stuurt een webhook naar KoppelHet.
- KoppelHet haalt het volledige record op, met de tabelsecties, en vertaalt de velden naar AFAS.
- Een nieuwe medewerker start het onboardingproces in AFAS met contract, rooster en salaris.
- Een wijziging gaat met de ingangsdatum uit Zoho People naar het juiste onderdeel in AFAS.
- Elk uur haalt KoppelHet records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, voor het geval een webhook niet aankwam.
Waar je op let bij Zoho People en AFAS Profit
- In Zoho People is de medewerker een formulier dat de beheerder zelf aanpast. Velden voor uren, salaris, BSN en IBAN zijn meestal eigen velden met een eigen naam. Bij de start leggen we per klant vast welk veld waarheen gaat; verdwijnt of hernoemt de beheerder een veld, dan meldt KoppelHet dat in plaats van een leeg veld naar AFAS te sturen.
- Een opvraging in Zoho People geeft hooguit tweehonderd records per keer en kan filteren op records die na een tijdstip zijn toegevoegd of gewijzigd. KoppelHet bewaart dat tijdstip na elke ronde en vraagt de volgende keer alleen het verschil op.
- Wie meer dan vierhonderd verzoeken per minuut naar Zoho People stuurt, wordt vijf minuten geblokkeerd. Dat geldt ook voor andere koppelingen op dezelfde omgeving. KoppelHet blijft daarom ruim onder die grens, ook bij de eerste vulling van alle medewerkers in AFAS.
- Gegevens met historie, zoals salarisregels, staan in Zoho People vaak in een tabelsectie van het formulier, met een eigen regel-id. KoppelHet leest alle regels en zet de regel die op de ingangsdatum geldt als salaris in AFAS, zodat een verhoging per volgende maand ook met die datum in AFAS staat.
- Webhooks in Zoho People gaan via een workflow op het formulier, en mislukte webhooks blijven in Zoho staan met een knop om ze opnieuw te sturen. KoppelHet vertrouwt daar niet alleen op en haalt elk uur zelf de wijzigingen op, zodat een gemiste melding geen gemiste salarismutatie wordt.
- De API van Zoho People zit in de abonnementen Essential HR, Professional, Premium en Enterprise. Bij de start controleren we het abonnement, omdat AFAS anders geen gegevens uit Zoho People kan krijgen.
- Zoho People kan een medewerker opzoeken op personeelsnummer of op e-mailadres. Bij de eerste koppeling vergelijken we zo alle medewerkers die al in AFAS staan met Zoho People, zodat niemand dubbel in AFAS komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Werkt de koppeling met onze eigen velden in Zoho People?
Ja. We lezen de velden op hun interne naam en leggen bij de start vast welke naar AFAS gaan. Een nieuw veld nemen we mee als jullie dat vragen.
Gaat verlof uit Zoho People ook naar AFAS?
Niet in de eerste versie. Verlof en aanwezigheid kunnen later als uitbreiding, als de salarisadministratie ze in AFAS nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People wordt gelezen via de Zoho People API met OAuth 2.0 (Self Client in de Zoho Developer Console, header Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ). Records via GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200) en modifiedtime (tijdstempel in milliseconden); zoeken met SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS. Tabelsecties komen terug in tabularSections. Drempel vierhonderd aanvragen per minuut, daarna vijf minuten wachttijd.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding voor nieuwe medewerkers en KnEmployee (AfasContract, AfasTimeTable, AfasSalary, AfasBankInfo) voor wijzigingen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | Medewerker (EmId) | Vaste sleutel |
FirstName, LastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
Geboortedatum en adresvelden | Persoonsgegevens en woonadres | |
Datum in dienst | Begindatum contract | |
Employeestatus en vertrekdatum | Einddatum contract | |
Afdeling (lookup) | Organisatorische eenheid en kostenplaats | Via een vertaaltabel |
Eigen velden voor uren, salaris, BSN en IBAN | Rooster, salaris, BSN en bankrekening | Veldnamen per klant |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
ASZoho People → Arbodienst (SIVI)
Zoho People koppelen met de arbodienst via SIVI: verlofregistraties voor ziekte als verzuimmelding