Payroll koppeling
Zoho People DATEV koppeling: Duitse medewerkers uit de formulieren van Zoho People naar DATEV
Een koppeling tussen Zoho People en DATEV zet nieuwe medewerkers, wijzigingen en vertrek van de Duitse entiteit uit Zoho People elke loonmaand klaar voor DATEV LODAS of Lohn und Gehalt. Zoho People heeft geen DATEV-integratie, dus KoppelHet leest het employee-formulier en de eigen Duitse velden via de API en levert stam- en bewegingsgegevens aan die de Steuerberater overneemt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die al met Zoho werken en HR in Zoho People voeren, hebben voor een Duitse entiteit vaak een Steuerberater met DATEV. Zoho Payroll rekent geen Duitse lonen, dus het kantoor krijgt elke maand een export en zoekt zelf uit wat er veranderde.
- HR richt in het employee-formulier eigen velden in voor de Duitse gegevens en legt starters, wijzigingen en vertrek vast.
- Een workflow met webhook meldt een nieuw record; KoppelHet leest daarnaast dagelijks alle records die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- KoppelHet selecteert de Duitse entiteit en zet velden en tabelregels om naar stam- en bewegingsgegevens.
- Vóór de afsluiting levert KoppelHet de maand aan DATEV; de Steuerberater neemt de gegevens over.
- Lege verplichte velden en onbekende tabelregels komen op een lijst voor HR.
Waar je op let bij Zoho People en DATEV
- In Zoho People zijn medewerkers een formulier dat de beheerder zelf inricht, zonder standaardvelden voor Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer of Krankenkasse. Bij de start leggen we de interne veldnamen vast; wat niet in Zoho staat, vult de Steuerberater in DATEV en overschrijft de koppeling niet.
- Met de parameter modifiedtime haalt de API alleen records op die na een tijdstip zijn toegevoegd of gewijzigd, in milliseconden. KoppelHet onthoudt het tijdstip van de vorige ronde en levert alleen echte wijzigingen aan het kantoor.
- Een webhook in Zoho People hangt aan een workflow per formulier. Een nieuw record is zo direct te melden, maar een gewijzigd salaris niet zeker; daarom leest KoppelHet daarnaast dagelijks op wijzigingsdatum.
- Herhalende gegevens zoals salarishistorie staan in tabelsecties, waarbij elke rij een eigen ROWID heeft. KoppelHet onthoudt per ROWID wat al naar DATEV ging, zodat een aangepaste rij als correctie komt en niet als tweede salaris.
- Eén aanvraag geeft hooguit 200 records, en boven 400 aanvragen per minuut blokkeert Zoho vijf minuten. KoppelHet leest in pagina's van 200 en blijft ruim onder die grens, zodat een run vlak vóór de afsluiting niet stilvalt.
- Zoho People geeft het tijdstip van toevoegen als leesbare tekst en het tijdstip van wijzigen als getal in milliseconden. KoppelHet zet alle datums om naar de vorm die DATEV verwacht, en meldt een datumveld dat niet eenduidig te lezen is.
- De API is alleen beschikbaar in de abonnementen Essential HR, Professional, Premium en Enterprise. Zonder een van die abonnementen is er geen koppeling met DATEV mogelijk, en dat toetsen we vóór de offerte.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alles via webhooks?
Webhooks hangen aan workflows en dekken niet zeker elke wijziging. Een dagelijkse leesronde op wijzigingsdatum vangt de rest.
Gaat verlof ook mee?
Niet in de eerste versie. Afwezigheid uit Zoho People naar DATEV kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People via de REST API met OAuth (scope ZOHOPEOPLE.forms.READ) - GET forms/employee/getRecords met sIndex, limit tot 200, modifiedtime in milliseconden en SearchColumn EMPLOYEEID; tabularSections met tabular.ROWID per rij. Drempel 400 aanvragen per minuut met vijf minuten blokkade. Webhooks per formulier via Automation, gekoppeld aan een workflow.
- Naar DATEV via de Lohnimportdatenservice (stam- en bewegingsgegevens via het DATEV-rekencentrum, activering in DATEV Arbeitsplatz door de Steuerberater, alleen voor geselecteerde software) of een ASCII-bestand dat het kantoor zelf in LODAS of Lohn und Gehalt inleest.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in DATEV | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | Personalnummer | |
Voornaam, achternaam, geboortedatum (employee-formulier) | Vorname, Familienname, Geburtsdatum | |
Eigen veld Steuer-ID | Steuer-Identifikationsnummer | |
Eigen veld IBAN | Bankverbindung | |
Tabelsectie salaris (rij met tabular.ROWID) | Festbezug met Lohnart | |
Datum uit dienst | Austrittsdatum |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking