Identity en access management
Zoho People Entra ID koppeling: Zoho Directory of maatwerk vanuit HR
Met een koppeling tussen Zoho People en Microsoft Entra ID krijgt een nieuwe medewerker uit Zoho People een Microsoft-account met afdeling, functie, locatie en leidinggevende, en wordt het account geblokkeerd na de laatste werkdag uit het vertrekproces in Zoho People. Zoho kan via Zoho Directory zelf Microsoft 365-accounts maken als IT een gebruiker aan de app toewijst; KoppelHet komt erbij als het account moet volgen wat HR in Zoho People vastlegt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People voor HR gebruiken en Microsoft 365 als werkplek hebben, maken Microsoft-accounts vaak met de hand. Zoho's eigen Microsoft-koppelingen halen gebruikers juist uit Microsoft naar Zoho, of maken accounts pas als IT iemand in Zoho Directory toewijst.
- We kijken of jullie Zoho Directory al gebruiken en wie daar gebruikers aan Microsoft 365 toewijst.
- We leggen vast welke velden van het employee-formulier naar Entra ID gaan, ook eigen velden.
- KoppelHet haalt gewijzigde records op en maakt of wijzigt het Microsoft-account.
- Na goedkeuring van een vertrek zet KoppelHet de vertrekdatum op het account.
- Na de laatste werkdag blokkeert KoppelHet het account; verwijderen blijft een keuze van IT.
Waar je op let bij Zoho People en Microsoft Entra ID
- Zoho Directory kan Microsoft 365-accounts maken zodra IT een gebruiker aan de Microsoft 365-app toewijst, en verwijdert het Microsoft-account als de toewijzing wordt ingetrokken. Dat verwijderen raakt ook mail en bestanden. Wie accounts op HR-gegevens wil laten lopen, laat de app-toewijzing daarom niet de vertrekken regelen.
- De Microsoft 365-app van Zoho People werkt de andere kant op. Een beheerder importeert er gebruikers uit Office 365 mee als actieve gebruikers van Zoho People. Een nieuwe collega die alleen in Zoho People staat, krijgt daarmee geen Microsoft-account.
- In Zoho People kiest de beheerder of de Date of Exit al bij goedkeuring van het ontslag wordt ingevuld, of pas op de laatste werkdag. Bij de eerste keuze zet KoppelHet de datum vooruit als vertrekdatum in Entra ID; bij de tweede blokkeert KoppelHet zodra de datum verschijnt.
- Zoho People schakelt de eigen login van een vertrekker standaard uit om half negen de ochtend na de laatste werkdag. KoppelHet blokkeert het Microsoft-account in dezelfde nacht, zodat iemand niet nog een ochtend in Teams kan terwijl Zoho People al dicht is.
- Zoho People staat hooguit tweehonderd records per opvraging toe en kan filteren op records die na een tijdstip zijn gewijzigd. KoppelHet vraagt elk kwartier alleen dat verschil op en blijft ruim onder de grens waarboven Zoho vijf minuten blokkeert.
- Het Microsoft-adres terugzetten in Zoho People vraagt een aparte schrijfscope en kent een eigen limiet van driehonderd verzoeken per minuut. Omdat het e-mailveld in Zoho People ook de login is, spreken we per klant af of KoppelHet dat veld vult of een eigen veld voor het werkadres.
- Bij de eerste koppeling zoekt KoppelHet elke bestaande Entra-gebruiker op in Zoho People op e-mailadres of personeelsnummer. Zo krijgen bestaande collega's hun account gekoppeld in plaats van een tweede account.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de Microsoft 365-provisioning van Zoho Directory?
Die start bij een toewijzing door IT, niet bij een aanname of vertrek in Zoho People, en verwijdert accounts bij intrekken. Volstaat dat, dan bouwen wij niets dubbel.
Welk Zoho-abonnement is nodig?
De API van Zoho People zit in Essential HR, Professional, Premium en Enterprise.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People API met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken). Lezen via GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200) en modifiedtime (milliseconden), scope ZOHOPEOPLE.forms.READ, vierhonderd verzoeken per minuut met vijf minuten blokkade. Zoeken met SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS. Terugschrijven via POST /api/forms/json/employee/updateRecord (recordId, inputData), scope ZOHOPEOPLE.forms.UPDATE, driehonderd per minuut.
- Naar Entra ID via API-driven inbound provisioning (/bulkUpload met SCIM, vraagt Entra ID P1 of hoger) of Microsoft Graph (user met employeeId, userPrincipalName, department, jobTitle, officeLocation, usageLocation, manager, employeeLeaveDateTime en accountEnabled).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | employeeId | Maximaal 16 tekens |
FirstName en LastName | givenName, surname en displayName | |
EmailID of naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | |
Department | department | |
Designation | jobTitle | |
Location | officeLocation en usageLocation | |
Reporting To | manager | |
Date of Exit | employeeLeaveDateTime en accountEnabled = false |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking