Payroll koppeling
Zoho People Loket koppeling: medewerkerformulier en salarishistorie uit Zoho in Loket
Met een koppeling tussen Zoho People en Loket komen nieuwe medewerkers uit het medewerkerformulier van Zoho People als conceptwerknemer in Loket, en gaan salarisregels en uitdiensttredingen met hun datum naar het dienstverband. KoppelHet vertaalt de eigen velden en datumnotatie van jullie Zoho-inrichting naar wat Loket vraagt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People voor HR gebruiken en in Nederland verlonen met Loket, houden gegevens dubbel bij. Zoho People is per organisatie anders ingericht, met eigen velden voor BSN, IBAN en salaris, en zonder vaste koppeling met een Nederlandse salarisadministratie.
- Bij de start lezen we één medewerker uit Zoho People en leggen vast welk veld en welke tabelsectie bij welk Loket-gegeven horen.
- Elk uur haalt KoppelHet de gewijzigde records op en maakt van nieuwe Nederlandse medewerkers een conceptwerknemer in Loket.
- Het salarisbureau vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet het concept om.
- Nieuwe regels in de salarissectie gaan op volgorde van datum naar het loon in Loket.
- Een inactieve medewerker met datum uit dienst wordt in Loket per die dag beëindigd.
Waar je op let bij Zoho People en Loket
- Zoho People geeft records terug met de veldnamen van het formulier en datums in de notatie die de organisatie heeft ingesteld, zoals 19-Nov-2016. Loket werkt met datums als jaar-maand-dag. KoppelHet zet elke datum om volgens de ingestelde notatie, zodat 03-04 niet per ongeluk 4 maart wordt in plaats van 3 april.
- In Zoho People is een medewerker actief of inactief, met een apart veld voor de datum uit dienst. Loket beëindigt een dienstverband op een laatste dag en heeft die datum dus nodig. KoppelHet beëindigt alleen als beide zijn gevuld; een inactieve medewerker zonder datum uit dienst wordt een vraag aan HR.
- Zoho People heeft geen vaste velden voor BSN en IBAN; organisaties voegen die zelf toe aan het medewerkerformulier. In Loket is het BSN apart geautoriseerd en moet een IBAN zonder spaties zijn. KoppelHet leest de eigen velden die bij de start zijn vastgelegd, haalt spaties weg en controleert het BSN met de elfproef.
- Een salarishistorie staat in Zoho People meestal als tabelsectie in het formulier, met een rij per wijziging. Loket accepteert loonregels met een begindatum per regel. KoppelHet zet nieuwe rijen op volgorde van datum door en slaat rijen over die al in Loket staan, zodat een opnieuw opgeslagen formulier geen dubbele loonregel maakt.
- Zoho People blokkeert de API vijf minuten als een organisatie meer aanvragen per minuut doet dan de drempel. Bij een algemene loonsverhoging wijzigen veel salarissen tegelijk. KoppelHet leest dan in blokken van tweehonderd records en zet de nieuwe lonen in Loket in één verzameling per werkgever, in plaats van per medewerker.
- Vraagt het salarisbureau één medewerker opnieuw door te sturen, dan zoekt KoppelHet die in Zoho People op medewerkernummer of werkmail op, zonder de hele lijst te lezen. Zo kost een herstel geen ruimte binnen de limiet van Zoho en staat de correctie direct in Loket.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welk Zoho People-abonnement is nodig?
Volgens Zoho is de API beschikbaar in Essential HR, Professional, Premium en Enterprise.
Gaat verlof uit Zoho People naar Loket?
Niet in de eerste versie. Verlof kan later als uitbreiding.
Wat als we het formulier in Zoho aanpassen?
Meld het vooraf. Een hernoemd of verwijderd veld zet KoppelHet in de vertaling om; tot dan stopt de koppeling met een melding in plaats van lege waarden naar Loket te sturen.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People via de REST API met OAuth (scope ZOHOPEOPLE.forms.READ). GET forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200), modifiedtime in milliseconden, SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS en SearchValue; tabularSections per record. Drempel 400 aanvragen per minuut met vijf minuten blokkade; fout 7021 bij meer dan 200 records.
- Loket via de REST API met OAuth - POST conceptemployees, PUT citizenservicenumber, wages per dienstverband of PostCollectiveWageByEmployerId voor meerdere dienstverbanden tegelijk, paymentinformationsepa en PATCH terminate.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | Vrij veld in Loket | Vaste sleutel |
FirstName, LastName | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | |
Date of birth | Geboortedatum | Omgezet uit de datumnotatie van de organisatie |
Date of joining | Begindatum dienstverband | |
Eigen veld BSN | Burgerservicenummer | |
Eigen veld IBAN | Betaalgegevens (SEPA) | |
Tabelsectie salaris (datum, bedrag) | Bruto loon met begindatum | |
Employeestatus Inactive en Dateofexit | Einde dienstverband |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking