Payroll koppeling
Zoho People Nmbrs koppeling: HR-wijzigingen uit Zoho People klaar voor de loonrun
Met een koppeling tussen Zoho People en Nmbrs gaan nieuwe medewerkers, contract- en salariswijzigingen en vertrek uit Zoho People naar het juiste Nmbrs-bedrijf, met de ingangsdatum uit het formulier. Het salarisbureau krijgt geen lijsten meer per mail en houdt de Nederlandse loonregels zelf in Nmbrs.
Wat de koppeling doet
Bedrijven die Zoho gebruiken voor CRM en boekhouding en Zoho People voor HR, laten de Nederlandse salarissen vaak door een bureau in Nmbrs draaien. Elke maand gaat er een export uit Zoho People naar het bureau, dat de verschillen zelf moet opzoeken.
- KoppelHet vraagt elk kwartier de medewerkerrecords op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
- Per record bepaalt KoppelHet bij welk Nmbrs-bedrijf de medewerker hoort en welke velden echt zijn veranderd.
- Nieuwe medewerkers komen met persoonsgegevens, IBAN, BSN, dienstverband en uren in Nmbrs.
- Salariswijzigingen gaan naar de Nmbrs-periode van hun ingangsdatum.
- Vóór de aanleverdatum vergelijkt KoppelHet alle Nederlandse medewerkers en meldt het bureau wat afwijkt.
Waar je op let bij Zoho People en Nmbrs
- Zoho People kan records teruggeven die na een bepaald tijdstip zijn toegevoegd of gewijzigd, met dat tijdstip in milliseconden. KoppelHet gebruikt het tijdstip van de laatst verwerkte wijziging als startpunt voor de volgende ronde, zodat een wijziging die tijdens een ronde binnenkomt niet wegvalt.
- Elk medewerkerrecord komt in zijn geheel terug, ook als alleen een telefoonnummer is gewijzigd. KoppelHet vergelijkt het record met de vorige stand en schrijft alleen naar Nmbrs als een veld verandert dat voor de salarisrun telt.
- Zoho People heeft geen vaste plek voor een Nederlandse juridische entiteit. Bij de start spreken we af welk veld de Nmbrs-bedrijfskeuze bepaalt, bijvoorbeeld de vestiging; een medewerker zonder die waarde gaat niet naar Nmbrs maar wordt een melding aan HR.
- Salarisregels met een ingangsdatum staan meestal in een tabelsectie van het formulier. Valt de ingangsdatum in een Nmbrs-periode die het bureau al heeft afgesloten, dan krijgt het bureau een melding; KoppelHet boekt niet stilletjes terug.
- Zoho People staat hooguit tweehonderd records per aanvraag en vierhonderd aanvragen per minuut toe, met vijf minuten blokkade daarboven. Bij de eerste vulling van Nmbrs verdeelt KoppelHet de medewerkers over pagina's en wacht tussen pagina's, zodat ook andere Zoho-koppelingen blijven werken.
- Voor deze koppeling krijgt KoppelHet in Zoho People alleen leesrechten op formulieren. Er gaat dus niets terug naar Zoho People, en een fout in de koppeling kan geen HR-gegevens wijzigen.
- Het salarisbureau geeft KoppelHet in Nmbrs alleen toegang tot de bedrijven van deze werkgever. Elke mutatie staat in de logging van het platform, zodat het bureau kan terugzien wat uit Zoho People kwam.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom elk kwartier en niet direct?
Een webhook uit een Zoho-workflow kan ook, maar een gemiste melding valt dan niet op. Elk kwartier ophalen is voor een maandelijkse loonrun snel genoeg en mist niets.
Wat doet het bureau nog zelf in Nmbrs?
Cao, pensioen, loonheffingskorting en de loonrun. De koppeling levert de mutaties uit Zoho People en laat die instellingen staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People wordt gelezen via GET /people/api/forms/employee/getRecords met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ), parameters sIndex, limit (maximaal 200) en modifiedtime (milliseconden). Antwoord met ModifiedTime per record en tabelsecties in tabularSections. Drempel vierhonderd aanvragen per minuut met vijf minuten lock; foutcode 7021 bij meer dan tweehonderd records.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een login op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | Personeelsnummer | |
Voornaam, achternaam, geboortedatum | Persoonsgegevens | |
Adresvelden | Adres | |
Eigen velden BSN en IBAN | BSN en IBAN | Veldnamen per klant |
Vestiging of juridische entiteit (eigen veld of lookup) | Nmbrs-bedrijf | |
Datum in dienst en vertrekdatum | Datum in en uit dienst | |
Uren per week | Rooster | |
Salarisregel uit de tabelsectie | Salaris met ingangsperiode |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking