HR naar ITSM
Zoho People TOPdesk koppeling: medewerkers als personen, en de IT-clearance bij vertrek als offboardingmelding
Met een koppeling tussen Zoho People en TOPdesk staat iedere medewerker uit Zoho People als persoon in TOPdesk, met locatie, afdeling, functie en leidinggevende, en krijgt de servicedesk een onboardingmelding voor de datum in dienst en een offboardingmelding zodra de Date of Exit bekend is. KoppelHet vraagt alleen records op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Zoho People gebruiken voor HR en TOPdesk voor de servicedesk, regelen het vertrek van een collega vaak via een IT-clearance in Zoho People. Die clearance ziet de servicedesk niet in haar eigen wachtrij, dus laptop en accounts worden pas geregeld als iemand eraan denkt.
- HR voegt de medewerker toe in Zoho People met datum in dienst, locatie, afdeling, functie en leidinggevende.
- KoppelHet ziet het nieuwe record bij de volgende ronde en zet de persoon in TOPdesk.
- Vier weken voor de datum in dienst komt een onboardingmelding bij de behandelaarsgroep van de locatie.
- Zodra er een Date of Exit staat, komt een offboardingmelding met die datum als streefdatum.
- Na de laatste werkdag archiveert KoppelHet de persoon in TOPdesk.
Waar je op let bij Zoho People en TOPdesk
- Zoho People kan per ontslagproces tot tien clearances hebben, waaronder een IT-clearance met een eigen eigenaar. KoppelHet maakt de offboardingmelding in TOPdesk, zodat de servicedesk het werk in haar eigen wachtrij ziet. De IT-clearance in Zoho People kan dan worden afgevinkt als de melding gesloten is.
- De beheerder van Zoho People stelt in wanneer de Date of Exit verschijnt bij een ontslag, bij goedkeuring of pas op de laatste werkdag. Alleen met de eerste instelling komt de offboardingmelding weken vooruit; bij de tweede zou de servicedesk het op de dag zelf horen. Dat leggen we bij de start vast.
- Bij een ontslag dat de organisatie zelf invoert, zet Zoho People de Date of Exit direct bij het opslaan. Dat vertrek komt dus meteen bij de volgende ronde in TOPdesk, ook als de datum binnen een week valt.
- Wijzigt HR de laatste werkdag, dan rekent Zoho People de clearancedatums opnieuw uit. KoppelHet past ook de streefdatum van de openstaande offboardingmelding aan, zodat TOPdesk en Zoho People dezelfde dag aanhouden.
- Zoho People blokkeert een omgeving vijf minuten bij meer dan vierhonderd verzoeken per minuut, en geeft hooguit tweehonderd records per keer. KoppelHet filtert op de wijzigingstijd, zodat een ronde meestal maar één verzoek kost en andere koppelingen niet worden geblokkeerd.
- Locatie, afdeling en functie zijn velden in een formulier dat de beheerder zelf aanpast. Bij de start leggen we vast welke velden naar vestiging en afdeling gaan. Verschijnt er een locatie die TOPdesk niet kent, dan maakt KoppelHet geen vestiging aan maar meldt het.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we de IT-clearance in Zoho People houden?
Ja. De melding in TOPdesk is waar de servicedesk werkt; de clearance blijft voor HR het afvinkpunt. Automatisch afvinken vanuit TOPdesk hoort niet bij de eerste versie en kan later als uitbreiding.
Wat als we kandidaten al in Zoho People onboarden?
De koppeling werkt vanaf het employee-formulier. Of een kandidaat al eerder een melding moet opleveren, bekijken we in de intake.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Zoho People API met OAuth 2.0 (header Authorization Zoho-oauthtoken, scope ZOHOPEOPLE.forms.READ). GET /people/api/forms/employee/getRecords met sIndex, limit (maximaal 200, anders foutcode 7021) en modifiedtime in milliseconden; SearchColumn EMPLOYEEID of EMPLOYEEMAILALIAS om één medewerker op te halen. Vierhonderd verzoeken per minuut met vijf minuten blokkade. Interne veldnamen van het employee-formulier per omgeving nalopen.
- Naar TOPdesk via de TOPdesk REST API met een applicatiewachtwoord: personen via Supporting Files (employeeNumber maximaal 20 tekens, archiveren met reden), meldingen met POST /tas/api/incidents en bijwerken van de streefdatum met PATCH /tas/api/incidents/id/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Zoho People | Veld in TOPdesk | Toelichting |
|---|---|---|
EmployeeID | employeeNumber | |
FirstName en LastName | firstName en surName | |
EmailID | email | |
Designation | jobTitle | |
Location | branch | |
Department | department | |
Reporting To | manager | |
Date of Joining | hireDate en targetDate van de onboardingmelding | |
Date of Exit | employmentTerminationDate en targetDate van de offboardingmelding |
Gerelateerd
Recruitee → Zoho People
Recruitee Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten in het medewerkerformulier van Zoho People
Teamtailor → Zoho People
Teamtailor Zoho People koppeling: aangenomen kandidaten als record in het medewerkerformulier van Zoho People
Zoho People → Active Directory
Zoho People koppelen met Active Directory: HR maakt het domeinaccount, niet andersom
Zoho People → AFAS Profit
Zoho People koppelen met AFAS: nieuwe medewerkers en wijzigingen naar de Nederlandse salarisverwerking