Bij vertrek telt voor laptop en pas meestal de laatste werkdag, en voor contract en salaris de einddatum. Een uitstroomkoppeling moet per systeem kiezen welke van de twee datums leidend is: de servicedesk een week voor de laatste werkdag, de mobiliteitskaart op de laatste werkdag zelf, en het CRM met genoeg tijd om klanten over te dragen.
Zonder koppeling maakt bij vertrek vaak niemand een ticket. De laptop komt niet terug, de mobiliteitskaart blijft actief en in het CRM staan klanten op naam van iemand die er niet meer is. Hieronder per onderwerp welke datum telt en waarom.
Twee datums in HR
Workday kent naast de einddatum ook de laatste werkdag. Die hoeven niet op dezelfde dag te liggen. Voor de servicedesk is de laatste werkdag de goede datum, want dan moet de laptop terug. Bij een koppeling van Workday met ServiceNow richt het offboardingverzoek zich daarom op de laatste werkdag.
Ook in andere HR-systemen kan de laatste werkdag nog verschuiven nadat het vertrek is ingevoerd, vervroegd of uitgesteld. Wordt de einddatum verschoven, dan komt er een ticket voor de nieuwe datum. Dezelfde datum geeft nooit twee tickets.
Laptop en pas: een week vooraf
Een gebruikelijk moment voor het offboardingticket is een week voor de laatste werkdag. Dan heeft de servicedesk tijd om het inleveren te regelen. Het ticket gaat naar de behandelaarsgroep van de locatie, zodat de pas wordt ingenomen waar de medewerker werkt. Zo werkt het bijvoorbeeld bij een koppeling van HR2day met TOPdesk.
Na vertrek wordt de persoon in de servicedesk gearchiveerd en niet verwijderd. De historie van meldingen blijft dan zichtbaar.
Klanten en deals: vóór de datum uit dienst
In het CRM gaat het om overdracht, en dat moet gebeuren terwijl de vertrekker er nog is.
- HubSpot. De leidinggevende uit AFAS krijgt vóór de datum uit dienst een lijst van klanten en deals die nog op naam van de vertrekker staan. Zie de koppeling van AFAS met HubSpot.
- Salesforce. Salesforce verwijdert geen gebruikers. Klanten en kansen blijven op naam van de gedeactiveerde gebruiker staan, en overdragen doet de salesmanager of beheerder. Salesforce weigert bovendien een gebruiker te deactiveren die nog standaardeigenaar van leads of cases is. Bij een koppeling van AFAS met Salesforce wordt het account dan meteen bevroren en hoort de beheerder wat er nog moet worden overgedragen.
Mobiliteit en uren: op de laatste werkdag
Een vertrekkende medewerker moet tot zijn laatste dag kunnen reizen, maar de werkgever wil daarna niets meer betalen. Bij een koppeling van Nmbrs met Shuttel wordt de medewerker afgemeld op de laatste werkdag in Nmbrs, en niet op het moment dat HR het vertrek invoert. Wat daarna met de kaart gebeurt, volgt het proces dat jullie met Shuttel hebben afgesproken.
In Simplicate wordt het rooster afgesloten als het laatste dienstverband eindigt.
Vrijstelling van werk en direct vertrek
Soms moet het sneller dan de laatste werkdag.
Vrijstelling van werk telt in HiBob als vertrek zodra die ingaat. Het offboardingverzoek komt dan op de eerste dag van de vrijstelling. Zo blijven laptop en toegang niet tot de formele einddatum bij iemand die al niet meer werkt.
Kiest HR in HiBob voor het direct intrekken van toegang, dan komt er meteen een offboardingverzoek met hoge prioriteit. Dat is het geval waarin je geen week wilt wachten. Bij een koppeling van HiBob met Freshservice gaat dat zo.
Wanneer het geen vertrek is
Een tijdelijk contract dat wordt opgevolgd door een nieuw contract, geeft geen offboardingticket. Pas als er na de einddatum geen arbeidsrelatie meer loopt, komt de melding. Hoe een koppeling dat soort HR-gegevens leest, staat bij HR-datums en dienstverbanden.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. Het vertrek gaat naar elk systeem op het moment dat daar past: de servicedesk een week vooraf, Shuttel op de laatste werkdag, het CRM met tijd om over te dragen. We bouwen dat vanuit onder meer HR2day, Workday, HiBob, AFAS en Nmbrs. Reken op twee tot vier weken tot livegang, als indicatie.
Het account in Entra ID en Active Directory valt onder identity en access management. Lees verder over vertrek: inleveren en overdragen of over de hele aanpak van in-, door- en uitstroom.