HR naar ITSM
HiBob Freshservice koppeling: aanvragers en onboarding- en offboardingverzoeken vanuit Bob
Met een koppeling tussen HiBob en Freshservice wordt elke nieuwe medewerker in Bob een aanvrager in Freshservice met afdeling, locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet weken voor de startdatum een onboardingverzoek in en voor de laatste werkdag een offboardingverzoek. Freshworks heeft zelf een HiBob-connector in bèta met recepten voor onboarding en offboarding; KoppelHet komt erbij als ook functiewissels, vestigingen in meerdere landen, direct intrekken van toegang of alleen-lezen rechten in HiBob nodig zijn.
Wat de koppeling doet
Wie Bob voor HR gebruikt en Freshservice als IT-servicedesk, vult het onboardingformulier vaak met de hand in, soms twee keer omdat de startdatum verschuift. Bij een vertrek met vrijstelling van werk hoort IT pas iets als de eerste dag zonder toegang al voorbij is.
- HR maakt in Bob een nieuwe medewerker aan met startdatum, afdeling, site en leidinggevende.
- HiBob meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de gegevens op en maakt de aanvrager aan in Freshservice, in de taal en tijdzone van de site.
- KoppelHet dient het onboardingverzoek in namens de leidinggevende, zodat Freshservice de juiste onderdelen uit het onboardingpakket kiest.
- Een nieuwe afdeling of functie werkt de aanvrager bij en levert een serviceverzoek op voor toegang en werkplek.
- Bij een beëindiging komt er een offboardingverzoek met de laatste werkdag; na die dag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij HiBob en Freshservice
- De HiBob-connector van Freshservice vraagt een service user die medewerkers mag aanmaken, wijzigen en beëindigen. KoppelHet heeft alleen leesrecht nodig op de velden die de servicedesk gebruikt, zodat een fout in de koppeling nooit HR-gegevens in Bob kan veranderen.
- Het onboardingrecept van de connector stopt als de medewerker al in Freshservice staat. Wie naar een vestiging in een ander land verhuist of na een jaar terugkomt, krijgt zo geen verzoek. KoppelHet kijkt naar de site en de nieuwe startdatum in Bob en dient dan toch een verzoek in voor de werkplek.
- HiBob kent een melding voor het direct intrekken van toegang, die afgaat als HR bij een beëindiging daarvoor kiest. KoppelHet maakt dan meteen een offboardingverzoek met hoge prioriteit, in plaats van te wachten tot middernacht na de laatste werkdag.
- Vrijstelling van werk telt in HiBob als vertrek zodra die ingaat, ook als het contract later afloopt. Het offboardingverzoek komt dan op de eerste dag van de vrijstelling, zodat laptop en toegang niet blijven tot de formele einddatum.
- De ticketwidget van de connector kan het privéadres en het privénummer uit Bob tonen aan agents. KoppelHet stuurt alleen werkgegevens naar Freshservice; privégegevens blijven in HiBob.
- HiBob verwerkt medewerkers per site, in de tijdzone van die site. Freshservice heeft per aanvrager een eigen tijdzone en taal. KoppelHet vult die uit de site in Bob, zodat een collega in een andere tijdzone meldingen en het portaal in de eigen tijd en taal ziet.
- Langdurig verlof met de keuze actief blijven geeft in HiBob geen vertrekmelding. De aanvrager blijft dan actief in Freshservice, zodat de medewerker na terugkomst meteen een melding kan doen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijven de onboardingtaken van HR in HiBob?
Ja. Welkomstmail en documenten blijven in de onboarding van Bob. Het verzoek in Freshservice gaat over laptop, accounts en werkplek.
Wat gebeurt er als de startdatum in Bob verschuift?
KoppelHet onthoudt welk verzoek al is ingediend en dient geen tweede in. De nieuwe datum meldt KoppelHet aan de servicedesk, zodat die het bestaande verzoek aanpast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated, employee.left, employee.inactivated en employee.access.revoked.immediately). Een melding bevat alleen het employeeId en bij een update de ID's van gewijzigde velden; KoppelHet haalt de medewerker daarna op via people search. Lifecycle-events vuren om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site.
- Naar Freshservice schrijven we via de Freshservice API v2: requesters (aanmaken, bijwerken, deactiveren; met department_ids, location_id, reporting_manager_id, time_zone, language en custom_fields), POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id en formuliervelden, en place_request voor een catalogusitem bij een functiewissel. external_id is in Freshservice een getal voor SCIM vanuit een identity provider en gebruiken we daarom niet.
- Freshservice begrenst het aantal aanroepen per minuut per abonnement, van 100 bij Starter tot 500 bij Enterprise. De eerste vulling van alle aanvragers verdelen we daarover.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel; external_id blijft vrij voor SCIM vanuit Entra ID of Okta |
root.firstName en root.surname | first_name en last_name | |
root.email | primary_email | |
work.title | job_title | |
work.department | department_ids | Via een tabel per afdeling |
work.siteId | location_id, time_zone en language | Tijdzone en taal per site |
Leidinggevende (Reports to) | reporting_manager_id en initiator_id | |
work.startDate | Onboardingverzoek (cf_date_of_joining) | |
Beëindiging met reden | Offboardingverzoek (cf_separation_type) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob