HR-data naar BI
YouForce Power BI koppeling: personeels- en salarisdata uit Visma Raet in één rapportagemodel
Met een koppeling tussen Visma Raet YouForce en Power BI staan medewerkers, dienstverbanden, organisatie-eenheden en salarisresultaten uit YouForce in een vast Power BI-model, met historie per peildatum. KoppelHet haalt de grote tabellen op via de Data API van Youforce en alleen de wijzigingen daarna, zodat de rapportage dagelijks bijloopt zonder elke nacht alles opnieuw te laden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die formatie, inhuur en loonkosten uit YouForce in Power BI willen zien, werken nu met maandelijkse lijsten per onderdeel die in Excel worden samengevoegd. Medewerkers met twee aanstellingen tellen daarbij soms dubbel, en loonkosten van vorig jaar zijn na de jaarwisseling lastig terug te halen.
- De klant geeft KoppelHet in het Visma developer portal toegang tot de Data API en de Basic API, met alleen de kolommen die het rapport nodig heeft.
- KoppelHet laadt eenmalig alle tabellen en legt vast tot welk punt de gegevens compleet zijn.
- Daarna haalt KoppelHet elke dag alleen nieuwe, gewijzigde en verwijderde records op en verwerkt die in de eigen opslag.
- Na het laden ververst KoppelHet het Power BI-model.
- Directeuren en HR-adviseurs zien in Power BI alleen hun eigen organisatie-eenheden.
Waar je op let bij Visma Raet YouForce en Power BI
- Visma Raet heeft voor grote hoeveelheden een aparte Data API die gegevens uit het Youforce-datawarehouse levert. Een volledige export mag hooguit drie keer per dag, wijzigingen ophalen zo vaak als nodig. KoppelHet laadt daarom eenmalig volledig en daarna alleen de wijzigingen.
- Salarisresultaten komen via de Data API alleen mee voor het lopende en het vorige kalenderjaar. Wie in Power BI langer terug wil kijken, heeft een eigen archief nodig. KoppelHet bewaart de salarisresultaten per periode, zodat het meerjarenoverzicht na een jaarwisseling niet verdwijnt.
- De Data API werkt met een volgnummer van wijzigingen in plaats van een tijdstip, en meerdere wijzigingen aan één record komen als één regel met de laatste stand. KoppelHet bewaart het volgnummer na elke run, zodat er geen wijziging tussen twee runs wegvalt.
- Een persoon kan in YouForce meerdere dienstverbanden tegelijk hebben. In het model telt KoppelHet personen en dienstverbanden apart, zodat iemand met twee aanstellingen bij de bezetting één keer meetelt en bij de formatie twee keer.
- Exportbestanden van de Data API blijven ongeveer een dag beschikbaar. KoppelHet haalt elk bestand op zodra het klaar is en controleert de inhoud met de meegegeven controlesom, voordat Power BI ververst.
- Per configuratie in de Data API kiest de klant welke kolommen per tabel meegaan. BSN, adressen en privécontactgegevens worden daar al uitgezet, zodat ze YouForce niet verlaten en dus ook nooit in Power BI kunnen staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Power BI niet rechtstreeks op de Youforce API?
In theorie wel, maar de Data API werkt met exportopdrachten en bestanden die na een dag verdwijnen. Daar is een tussenstap voor nodig. KoppelHet doet die stap en bewaart de historie, zodat Power BI alleen een vast model ververst.
Werkt dit ook voor meerdere werkgevers in YouForce?
Ja. De werkgever gaat mee als dimensie, zodat je per werkgever en over de groep rapporteert.
Wie regelt de toegang tot de Youforce API's?
De klant autoriseert de koppeling per tenant in het Visma developer portal. KoppelHet vraagt alleen de scopes en kolommen aan die het rapport nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Youforce Data API (data.youforce.com/data/v1): FullData voor de eerste lading, daarna IncrementalData vanaf de opgeslagen changeTrackingVersion, met Insert, Update en Delete per record. Uitvoer als CSV of JSON per job; maximaal drie FullData-operaties per dag, twintig parallelle jobs en één actieve job per entiteit. payroll-results alleen voor het lopende en vorige kalenderjaar.
- Aanvullend de Youforce Basic API (Employments, Employments/Timelines, OrganizationUnits, JobProfiles) met validOn en from/to op latestSync, take tot 1.000 en nextLink. OAuth 2.0 via Visma Connect met scopes per API, onder meer Youforce-Basic:Get_Basic en youforce-data-api:data:read. Gebruikslimiet volgens Visma 60 per seconde, 2.500 per minuut en 30.000 per dag per applicatie.
- Power BI-semantic model in import-modus, ververst via de Power BI REST API na het laden. Row-level security op organisatie-eenheid.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Visma Raet YouForce | Veld in Power BI | Toelichting |
|---|---|---|
personCode | Persoonsleutel | |
Employment (dienstverband) met company en organizationUnit | Tabel dienstverbanden | Een persoon kan meerdere dienstverbanden tegelijk hebben |
Employments/Timelines | Tabel historie dienstverband | |
OrganizationUnits | Dimensie organisatie | |
JobProfiles | Dimensie functie | |
payroll-results (Data API) | Tabel loonkosten per periode |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → Visma Raet YouForce
ADP Workforce Now koppelen met YouForce: aanvragen voor nieuwe Nederlandse medewerkers en contractwijzigingen
Bullhorn → Visma Raet YouForce
Bullhorn YouForce koppeling: plaatsing wordt een aanvraag voor indiensttreding
Carerix → Visma Raet YouForce
Carerix koppelen met YouForce: een geplaatste kandidaat start de indiensttreding in YouForce
Darwinbox → Visma Raet YouForce
Darwinbox YouForce koppeling: aanname en salariswijziging uit Darwinbox als aanvraag in YouForce