Een oud-medewerker die je opnieuw aanneemt, hoort een nieuw dienstverband te krijgen bij de persoon die al in het HR-systeem staat, met zijn bestaande personeelsnummer en historie. Een goede koppeling tussen ATS en HR zoekt daarom eerst of de kandidaat al bekend is, op BSN of op geboortedatum met naam, en maakt pas een nieuwe persoon aan als er geen match is.
De overdracht van ATS naar HR gaat in de meeste gevallen goed. Het misgaat bij de uitzonderingen: iemand die hier eerder werkte, een interne kandidaat, een aanbod dat wordt ingetrokken nadat de kandidaat al op Aangenomen stond. Dit artikel loopt die gevallen langs, zodat je ze vooraf met HR en recruitment kunt afspreken.
Wat er misgaat zonder afspraken
Een ATS ziet elke sollicitant als nieuwe kandidaat. Het weet niet dat dezelfde persoon drie jaar geleden in dienst was. Stuurt de koppeling die kandidaat zonder controle door, dan krijgt het HR-systeem een tweede persoon met een nieuw personeelsnummer en zonder historie. De historie blijft bij het oude record hangen, los van de nieuwe medewerker.
Het omgekeerde komt ook voor. Een aanbod wordt ingetrokken nadat de kandidaat op Aangenomen stond. De koppeling heeft de indiensttreding al gestart, en in het HR-systeem blijft een half aangemaakte medewerker staan die niemand meer verwacht.
Een oud-medewerker herkennen
De koppeling zoekt eerst in het HR-systeem op BSN, of op geboortedatum met naam. Bij een match maakt ze geen tweede persoon aan. Ze maakt een nieuw dienstverband aan bij de bestaande persoon, of zet de mutatie klaar voor HR. Per systeem werkt dat zo:
- AFAS: de onboarding gebruikt de bestaande medewerker, zodat historie en personeelsnummer behouden blijven.
- Visma Raet YouForce: YouForce controleert of de kandidaat al een personeelsnummer heeft. De workflow voor indiensttreding bestaat ook voor herindiensttreding en contractwijziging.
- Personio: KoppelHet zoekt bestaande medewerkers op voordat er iets wordt aangemaakt.
Waarop jullie een oud-medewerker herkennen, spreken we vooraf met HR af. Niet elk ATS slaat een BSN op, en dan is geboortedatum met naam de sleutel.
Een interne kandidaat
Een collega die solliciteert op een andere functie, staat al in het HR-systeem. Voor hem maakt de koppeling geen nieuwe persoon aan. De interne overstap gaat als melding naar HR, die het contract aanpast. Zo blijft de functiewijziging bij HR. Hoe een functiewissel daarna doorwerkt naar accounts en rechten, lees je bij functiewissel en overplaatsing.
Teamtailor heeft nog een eigen variant. Daar hoort een aanname bij een sollicitatie. Solliciteert iemand op twee vacatures en wordt hij voor één aangenomen, dan komt hij één keer in het HR-systeem, met de gegevens van de juiste vacature.
Een aanbod dat wordt ingetrokken
De regel is eenvoudig: de koppeling verwijdert niets zelf. Wat er wel gebeurt, hangt af van het HR-systeem.
- AFAS: de medewerker staat nog in de AFAS-workflow. HR wijst die af.
- Dayforce en SAP SuccessFactors: een medewerker is daar niet terug te draaien. De koppeling meldt het aan HR, die het dienstverband beëindigt of de startdatum aanpast.
Dayforce biedt daarnaast de mogelijkheid om een nieuwe medewerker eerst alleen te controleren. De koppeling doet die controle altijd eerst. Ontbreekt een locatie of functie, dan krijgt HR een melding en ontstaat er geen half aangemaakte medewerker.
Andere randgevallen uit de praktijk
- Vrijwilligers. Zorgorganisaties werven in Recruitee ook vrijwilligers. De koppeling herkent die vacatures en zet de aannames niet als medewerker in SDB.
- Dubbele meldingen. Deel koppelt een nieuw contract niet terug aan een sollicitatie. KoppelHet houdt zelf bij welk contract bij welke kandidaat hoort, zodat een tweede melding geen tweede contract oplevert.
- Een ontbrekende positie. Een indiensttreding in Workday vraagt een positie. Ontbreekt die bij de vacature, dan stopt de koppeling met een melding en vult ze niets in op de gok.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt elke koppeling per organisatie op het eigen platform. Deze gevallen spreken we vooraf door met HR: waarop we een oud-medewerker herkennen, wat er gebeurt bij een ingetrokken aanbod en hoe een interne overstap binnenkomt. De afronding blijft bij HR. De koppeling meldt wat ze niet zeker weet.
Voorbeelden van combinaties waar dit speelt zijn Recruitee naar AFAS, Recruitee naar YouForce, Recruitee naar Dayforce, Recruitee naar SAP SuccessFactors, Recruitee naar SDB en OTYS naar AFAS. Meer over de systemen zelf vind je bij AFAS, YouForce en Teamtailor.
Lees verder over herindiensttreding en een ingetrokken aanbod, over de gewone overdracht van een aangenomen kandidaat, of bekijk de hele koppeling van recruitment naar HR.