Recruitment naar HR
Recruitee SAP SuccessFactors koppeling: nieuwe medewerkers direct in Employee Central
Met een koppeling tussen Recruitee en SAP SuccessFactors staat een kandidaat die in Recruitee is aangenomen automatisch als nieuwe medewerker in Employee Central, bij het juiste Nederlandse bedrijf, met afdeling, functie en startdatum. Het shared service center hoeft niets meer over te typen of per mail na te vragen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met SAP SuccessFactors als globaal HR-systeem die in Nederland via Recruitee werven, voeren elke nieuwe collega opnieuw in Employee Central in, vaak via een shared service center. Dat weet niet altijd welk bedrijf, welke afdeling en welke functiecode bij de vacature horen, en vraagt het per mail na.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen. Recruitee geeft de vacature met afdeling en de vestiging mee.
- KoppelHet haalt geboortedatum, nationaliteit, startdatum en functie op en bepaalt aan de hand van de vestiging het bedrijf in Employee Central.
- De nieuwe medewerker staat daarna in Employee Central, met persoon, dienstverband en functiegegevens.
- Gaat er iets mis, dan stopt de koppeling en staat de foutmelding van SAP in het KoppelHet platform.
- Wordt de kandidaat daarna in Recruitee toch afgewezen, dan krijgt HR een melding om de indiensttreding in Employee Central terug te draaien.
Waar je op let bij Recruitee en SAP SuccessFactors
- Employee Central verwacht bij een nieuwe medewerker een vaste volgorde, eerst de persoon, dan het dienstverband en pas dan de functiegegevens. KoppelHet bewaakt die volgorde, zodat er geen dienstverband ontstaat zonder persoon.
- Recruitee geeft bij de aanname het land van de vestiging mee. Werft de organisatie in Recruitee ook voor andere landen, dan gaat elke kandidaat naar het bedrijf van zijn land in Employee Central.
- Nationaliteit staat in Recruitee als landcode, Employee Central werkt met een eigen keuzelijst. KoppelHet vertaalt de code, zodat het aanmaken niet mislukt op een onbekende waarde.
- Nederlandse velden zoals het BSN moeten in Employee Central zijn ingericht. Ze komen niet uit Recruitee; HR of de lokale salarisadministratie vult ze aan na de indiensttreding.
- Wordt een kandidaat na aanname alsnog afgewezen, dan verwijdert KoppelHet niets in Employee Central, maar meldt het aan HR, omdat een ingetrokken indiensttreding in SAP een eigen proces volgt.
- SAP faseert zijn oudere koppelvorm voor Employee Central uit. KoppelHet gebruikt voor nieuwe medewerkers alleen de koppelvorm die SAP ondersteunt.
- Afdelingen en functies hebben in Employee Central eigen codes. De afdelingsnaam uit Recruitee gaat via een vertaaltabel naar de juiste code; een nieuwe afdeling zonder vertaling geeft een melding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gebruiken we hiervoor SuccessFactors Onboarding?
Dat kan, maar het hoeft niet. KoppelHet zet de medewerker direct in Employee Central. Gebruiken jullie Onboarding, dan stemmen we af waar de kandidaat moet landen.
Werkt dit ook voor andere landen dan Nederland?
Ja, als die landen in Recruitee werven. De vestiging bepaalt het bedrijf; per land kunnen verplichte velden verschillen.
Wat als het shared service center de medewerker al had aangemaakt?
KoppelHet zoekt eerst op naam en geboortedatum. Bij een match maakt de koppeling geen tweede persoon aan maar legt ze de match voor aan HR.
Bouwen jullie de Recruitee-kant opnieuw voor ons?
Nee. KoppelHet is partner van Recruitee en heeft de aansluiting op Recruitee al. Voor SuccessFactors richten we de vertaaltabellen per klant in.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved naar een stap met de categorie hire (met kandidaat, offer.department en placement_locations met country_code) en de ATS API voor profielvelden.
- Naar SAP SuccessFactors Employee Central schrijven we via OData v2-upserts in de volgorde PerPerson en PerPersonal, EmpEmployment en EmpJob met een hire-event; PerEmail en PerPhone voor contactgegevens; personIdExternal als sleutel.
- Afdelingen en functiecodes zijn foundation objects (FODepartment, job classification). De SOAP-API's van Employee Central zijn uitgefaseerd, op de CompoundEmployee API na. API-gebruiker met OAuth en schrijfrechten op de persoons-, dienstverband- en job-entiteiten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in SAP SuccessFactors | Toelichting |
|---|---|---|
id (kandidaat) | personIdExternal | Of een eigen nummerreeks; per klant afspreken |
name | PerPersonal: voornaam en achternaam | Splitsen van het ene Recruitee-naamveld, met aandacht voor voorvoegsels |
Profielveld date_of_birth | PerPerson: geboortedatum | |
Profielveld nationality (country_code) | PerPersonal: nationaliteit | Landcode vertalen naar de picklistwaarde in Employee Central |
emails[0] | PerEmail (privé) | |
phones[0] | PerPhone | |
placement_locations[0].country_code | EmpJob: bedrijf (company) | NL gaat naar het Nederlandse bedrijf |
offer.department | EmpJob: afdeling | Via een vertaaltabel naar FODepartment |
Startdatum (profielveld) | EmpEmployment en EmpJob: startdatum | |
Functie (profielveld) | EmpJob: functiecode | Via een vertaaltabel naar de job classification |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR