Keuzes en randgevallen
Herindiensttreding, interne kandidaten en ingetrokken aanbod in de ATS-koppeling
Een oud-medewerker die opnieuw wordt aangenomen, krijgt een nieuw dienstverband bij de bestaande persoon in het HR-systeem, en een aanbod dat na Aangenomen wordt ingetrokken, wordt een melding voor HR in plaats van een stille verwijdering. KoppelHet zoekt bestaande medewerkers op in AFAS, Visma Raet YouForce en Personio, en laat de afronding bij HR, ook in Dayforce en SAP SuccessFactors.
Wat het is
De overdracht van ATS naar HR gaat meestal goed. Het misgaat bij de uitzonderingen: een kandidaat die eerder in dienst was, een aanbod dat wordt ingetrokken nadat de kandidaat al op Aangenomen stond, en interne kandidaten die al medewerker zijn.
Zonder regels ontstaat een tweede persoon met een nieuw personeelsnummer en zonder historie, of blijft een half aangemaakte medewerker in het HR-systeem staan.
Hoe de koppeling het regelt
- Eerst zoeken op BSN of geboortedatum met naam. Bij een match maakt de koppeling geen tweede persoon aan maar een nieuw dienstverband, of zet ze de mutatie klaar voor HR.
- In AFAS gebruikt de onboarding dan de bestaande medewerker, zodat historie en personeelsnummer behouden blijven.
- YouForce controleert of de kandidaat al een personeelsnummer heeft. De workflow voor indiensttreding bestaat ook voor herindiensttreding en contractwijziging.
- Wordt een aanbod ingetrokken nadat de kandidaat al op Aangenomen stond, dan staat de medewerker nog in de AFAS-workflow en kan HR die afwijzen.
- Waar het HR-systeem een medewerker niet terug kan draaien, zoals Dayforce en SAP SuccessFactors, verwijdert de koppeling niets maar meldt het aan HR, die het dienstverband beëindigt of de startdatum aanpast.
- Een interne kandidaat wordt geen nieuwe persoon. De interne overstap gaat als melding naar HR, die het contract aanpast.
- In Teamtailor hoort een aanname bij een sollicitatie. Een kandidaat die op twee vacatures solliciteert en voor één wordt aangenomen, komt één keer in het HR-systeem, met de gegevens van de juiste vacature.
Randgevallen die we meenemen
- Zorgorganisaties werven in Recruitee ook vrijwilligers. De koppeling herkent die vacatures en zet de aannames niet als medewerker in SDB.
- Dayforce kan een nieuwe medewerker eerst alleen controleren. De koppeling doet die controle altijd eerst, zodat een ontbrekende locatie of functie een melding oplevert en geen half aangemaakte medewerker.
- Deel koppelt een nieuw contract niet terug aan een sollicitatie. KoppelHet houdt zelf bij welk contract bij welke kandidaat hoort, zodat een tweede melding geen tweede contract oplevert.
- Een indiensttreding in Workday vraagt een positie. Ontbreekt die bij de vacature, dan stopt de koppeling met een melding in plaats van te gokken.
Wat KoppelHet doet
Deze gevallen spreken we vooraf door met HR: waarop we een oud-medewerker herkennen, wat er gebeurt bij een ingetrokken aanbod en hoe een interne overstap binnenkomt. De afronding blijft bij HR. De koppeling verwijdert niets zelf en meldt wat ze niet zeker weet.
Veelvoorkomende koppelingen
OTYS → AFAS Profit
OTYS AFAS koppeling: aangenomen kandidaat start de onboarding in AFAS
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → Visma Raet YouForce
Recruitee YouForce koppeling: aangenomen kandidaten direct klaar voor indiensttreding
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Recruitee → Personio
Recruitee Personio koppeling: aangenomen kandidaten direct in onboarding
Recruitee → Dayforce
Recruitee koppelen met Dayforce: aangenomen kandidaten zonder overtypen in Dayforce
Recruitee → SAP SuccessFactors
Recruitee SAP SuccessFactors koppeling: nieuwe medewerkers direct in Employee Central
Recruitee → SDB
Recruitee SDB koppeling: aangenomen zorgmedewerkers direct in de instroom van SDB HR
Veelgestelde vragen
Wat als de kandidaat al in het HR-systeem staat?
We zoeken eerst op BSN of geboortedatum met naam. Bij een match maken we geen tweede persoon aan maar een nieuw dienstverband, of zetten we de mutatie klaar voor HR.
Wat gebeurt er als we een aanbod intrekken na Aangenomen?
De koppeling verwijdert niets. In AFAS wijst HR de lopende workflow af; in systemen waar een medewerker niet terug kan, krijgt HR een melding om het dienstverband te beëindigen of de startdatum aan te passen.
Werkt de koppeling ook voor interne kandidaten?
Ja, maar dan maakt KoppelHet geen nieuwe persoon aan. De interne overstap gaat als melding naar HR, die het contract aanpast.
Verder lezen
Meer over Recruitment naar HR
Recruitment naar HR: het overzicht
Van aanname naar HR
Keuzes en randgevallen
- Herindiensttreding en ingetrokken aanbodOud-medewerkers, interne kandidaten en een aanbod dat na Aangenomen vervalt.