Recruitment naar HR
Recruitee koppelen met Dayforce: aangenomen kandidaten zonder overtypen in Dayforce
Met een koppeling tussen Recruitee en Dayforce wordt een kandidaat die in Recruitee is aangenomen een nieuwe medewerker in Dayforce, met startdatum, locatie, functie en de afspraken uit het aanbod. Omdat Dayforce een eenmaal aangemaakte medewerker nooit meer verwijdert, controleert KoppelHet de gegevens eerst bij Dayforce en maakt de medewerker pas daarna aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Dayforce beheren en via Recruitee werven, typen elke aangenomen kandidaat over in Dayforce. Haakt een kandidaat op het laatste moment af, dan staat die voorgoed als medewerker in Dayforce, met een beëindiging op dag één.
- De recruiter zet de kandidaat in Recruitee in de stap voor aanname, na het tekenen van het contract.
- KoppelHet haalt de kandidaat op met profiel, vacature, vestiging en de velden van het aanbiedingsformulier.
- KoppelHet laat Dayforce de nieuwe medewerker eerst alleen controleren. Ontbreekt er iets, dan krijgt HR een melding en wordt er nog niets aangemaakt.
- Klopt alles, dan staat de medewerker in Dayforce met startdatum, locatie, functie, uren en salaris.
- HR vult in Dayforce de gegevens aan die niet in Recruitee horen, zoals het BSN.
Waar je op let bij Recruitee en Dayforce
- Dayforce verwijdert een medewerker nooit meer die eenmaal is aangemaakt. KoppelHet maakt daarom pas iemand aan in de stap voor aanname, en niet eerder in het wervingsproces.
- Dayforce kan een nieuwe medewerker eerst alleen controleren zonder hem aan te maken. KoppelHet doet die controle altijd eerst, zodat een ontbrekende locatie of functie een melding oplevert en geen half aangemaakte medewerker.
- De sleutel van een medewerker in Dayforce geeft de koppeling zelf mee. We spreken bij de start een nummerreeks af, zodat Recruitee-kandidaten niet botsen met medewerkers die HR met de hand aanmaakt.
- Werft de organisatie in Recruitee voor meerdere landen, dan bepaalt de vestiging van de vacature de locatie in Dayforce. Een Belgische vestiging komt zo nooit onder de Nederlandse entiteit.
- Het salarisveld in Recruitee heeft een bedrag maar geen periode, en uren per week ontbreken. We voegen beide toe aan het aanbiedingsformulier, zodat Dayforce een uurloon of maandsalaris met de juiste uren krijgt.
- Wordt een aangenomen kandidaat later alsnog afgewezen, dan staat hij al in Dayforce en kan hij daar niet meer uit. KoppelHet meldt het aan HR, die het dienstverband in Dayforce beëindigt of de startdatum aanpast.
- KoppelHet reageert op de soort stap in Recruitee, niet op de naam. Recruiters kunnen hun stappen dus hernoemen zonder dat de koppeling stopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een kandidaat na de aanname toch niet begint?
Dan krijgt HR een melding. Dayforce kan de medewerker niet verwijderen, dus HR beëindigt het dienstverband of past de startdatum aan.
Gebruiken we dan nog de recruitmentmodule van Dayforce?
Dat hoeft niet. Recruiters blijven in Recruitee werken; Dayforce krijgt alleen de aangenomen kandidaten.
Wat moeten recruiters anders doen?
Het aanbiedingsformulier volledig invullen, met startdatum, uren en salaris met periode. Ontbreekt er iets, dan zien ze de melding voordat er iets in Dayforce staat.
We hebben al een integratieplatform. Past dit daarnaast?
Ja. Deze koppeling draait op het platform van KoppelHet en vraagt niets van jullie bestaande integratieplatform. Elke actie staat in de auditlogging, zodat beheer en audit weten wat er is gebeurd.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved (alleen stappen met de categorie hire) en de ATS API met profielvelden (date_of_birth, address, salary), placement_locations en custom fields van het aanbiedingsformulier. API-token van een aparte koppelgebruiker.
- Naar Dayforce schrijven we via de REST API met POST op Employees, eerst met de parameter isValidateOnly en daarna echt. De request bevat XRefCode, FirstName, LastName, BirthDate, HireDate en subordinate resources zoals Addresses, EmploymentStatuses en WorkAssignments. Een aangemaakte medewerker is niet te verwijderen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Eigen veld in Dayforce | Om een tweede melding te herkennen |
Personeelsnummer (nummerreeks) | XRefCode | Door de koppeling uitgegeven volgens jullie reeks |
Naam | FirstName en LastName | |
date_of_birth | BirthDate | |
address | Addresses | |
Startdatum (aanbiedingsformulier) | HireDate en EmploymentStatuses | |
Vestiging van de vacature (placement_locations) | WorkAssignments (locatie) | Via een vertaaltabel per vestiging |
Functie van de vacature | WorkAssignments (functie) | Via een vertaaltabel |
salary met periode en uren (aanbiedingsformulier) | Salaris en uren in Dayforce |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR