Van aanname naar HR
Aangenomen kandidaat automatisch naar het HR-systeem, met contractgegevens
Een aangenomen kandidaat wordt automatisch medewerker als de koppeling reageert op de stap Aangenomen in het ATS en daarmee de indiensttreding in het HR-systeem start, met startdatum, uren, salaris, functie en afdeling al ingevuld. KoppelHet bouwt dat van Recruitee, Teamtailor en SmartRecruiters naar AFAS, Visma Raet YouForce, Loket, Nmbrs en Personio, waarbij HR de indiensttreding zelf afrondt.
Wat het is
De recruiter heeft naam, adres, functie en startdatum al in het ATS. Zonder koppeling typt HR het opnieuw over in het HR-systeem, vaak pas als het contract terug is. Daardoor start de onboarding te laat.
Een ATS weet niet alles wat het HR-systeem vraagt. Recruitee heeft standaard geen velden voor startdatum, uren en salaris; bij Teamtailor en SmartRecruiters staan die in het aanbod. Afdelingen en functies moeten in het HR-systeem bestaan, anders loopt de overdracht vast.
Hoe de koppeling het regelt
- De koppeling reageert op het soort stap, niet op de naam. Een stap Contract getekend of Hired werkt allebei, ook als recruiters de naam later aanpassen.
- Startdatum, uren en salaris komen uit het aanbod of uit extra velden in het ATS. Bij Teamtailor gaat alleen een geaccepteerd aanbod mee.
- In het HR-systeem start de koppeling de indiensttreding, niet een definitieve medewerker: het onboardingproces in AFAS, de workflow voor indiensttreding in YouForce, een concept met checklist in Loket, of de status onboarding in Personio.
- Afdelingen en functies komen als keuzelijst uit het HR-systeem in het ATS, zodat de recruiter geen waarde kiest die het HR-systeem niet kent.
- Per vacaturetype leggen we vast of het salaris een maandsalaris of een uurloon is, want Loket en Nmbrs verwerken die anders.
- In Nmbrs komen medewerker, contract, rooster en salaris in aparte stappen binnen. Mislukt een latere stap, dan herhaalt de koppeling na correctie alleen die stap, zodat er geen medewerker zonder rooster in de run staat.
- SmartRecruiters heeft een onboardingstatus voor het ontvangende systeem. De koppeling zet die op gelukt of mislukt, zodat recruiters zien of de nieuwe collega in het HR-systeem staat.
Randgevallen die we meenemen
- Zorg, kinderopvang en onderwijs starten vaak met een oproep- of bepaaldetijdcontract. Het contracttype gaat daarom als apart veld mee.
- Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren. Bij een cao met een andere fulltime week zet de koppeling de juiste waarde per entiteit.
- Teamtailor kent geen apart tussenvoegsel. Bij een achternaam als van den Berg zet de koppeling van den in het voorvoegselveld van AFAS.
- In SDB zijn de zorg-cao's ingebouwd. De koppeling zet functie en uren klaar; schaal en trede kiest de personeelsadministratie in SDB.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet is partner van Recruitee en heeft de aansluiting op Recruitee al als bouwsteen. De tijd gaat daarom naar jullie velden, keuzelijsten en workflow. Meestal hoeft er in het ATS alleen een paar extra velden voor contractgegevens bij. Elke kandidaat is terug te zien in het KoppelHet platform, met een melding als het HR-systeem de overdracht weigert. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Veelvoorkomende koppelingen
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → Visma Raet YouForce
Recruitee YouForce koppeling: aangenomen kandidaten direct klaar voor indiensttreding
Teamtailor → AFAS Profit
Teamtailor AFAS koppeling: aangenomen kandidaten direct als nieuwe medewerker
Recruitee → Loket
Recruitee Loket koppeling: aangenomen kandidaten automatisch als concept-werknemer in Loket
SmartRecruiters → Nmbrs
SmartRecruiters koppelen met Nmbrs: aangenomen kandidaten zonder overtypen in de salarisadministratie
Recruitee → Personio
Recruitee Personio koppeling: aangenomen kandidaten direct in onboarding
Recruitee → Unit4 HR
Recruitee Unit4 HR koppeling: aangenomen kandidaat als medewerker in Unit4, gecontroleerd voordat hij wordt opgeslagen
Klantcases
Basalt
Zorg
Basalt werft in Recruitee en legt medewerkers vast in Visma Raet YouForce. Bij een aangenomen kandidaat opent HR een formulier vanuit Recruitee, kiest afdeling, functie en medewerkerssoort, en de koppeling start de indiensttredingsworkflow in YouForce met het cv erbij.
Reinaerde
Zorg
Aangenomen kandidaten in Recruitee worden via een formulier en een workflow aangemaakt in Visma Raet YouForce, net als bij Basalt.
Veelgestelde vragen
Staat de nieuwe medewerker direct definitief in het HR-systeem?
Nee. De koppeling start de indiensttreding met de gegevens uit het ATS al ingevuld. HR controleert, vult aan en rondt af.
Moeten we ons ATS anders inrichten?
Meestal alleen een paar extra velden voor contractgegevens en de keuzelijsten voor afdeling en functie. Die richten we samen in.
Stuurt de koppeling ook het BSN mee?
Alleen als het ATS het BSN veilig opslaat en de organisatie dat wil. Vaak vult de nieuwe medewerker of HR het BSN zelf in tijdens de onboarding in het HR-systeem.
Verder lezen
Meer over Recruitment naar HR
Recruitment naar HR: het overzicht
Van aanname naar HR
- Aangenomen kandidaat naar HRDe stap Aangenomen start de indiensttreding, met het aanbod al ingevuld.
- Meerdere werkgevers en landenElke aanname bij de juiste bv, het juiste land en het juiste HR-systeem.