Recruitment naar HR
Recruitee SDB koppeling: aangenomen zorgmedewerkers direct in de instroom van SDB HR
Met een koppeling tussen Recruitee en SDB HR / Salaris staat een kandidaat die in Recruitee op Aangenomen komt automatisch als nieuwe medewerker in SDB, met locatie, functie, startdatum en uren, klaar voor de instroom. De personeelsadministratie rondt in SDB alleen nog af wat de wervingskant niet weet, zoals de cao-inschaling, en de planning en het ECD krijgen de medewerker daarna uit SDB.
Wat de koppeling doet
Zorgorganisaties die werven in Recruitee en voor HR, salaris en planning met SDB werken, mailen elke aanname naar de personeelsadministratie, die de gegevens in SDB overtypt. Tot dat gebeurd is, kan de planner de nieuwe collega niet inroosteren en is er bij de eerste dienst geen toegang tot het ECD.
- De recruiter vult bij de aanname startdatum, uren, contractsoort en locatie in Recruitee in.
- Zodra de kandidaat in de stap Aangenomen staat, haalt KoppelHet de gegevens op uit Recruitee.
- De kandidaat komt als nieuwe medewerker met dienstverband in SDB, bij de locatie en functie uit de vertaaltabel.
- De personeelsadministratie vult in SDB de cao-inschaling en loonheffingsgegevens aan en rondt de instroom af.
- Vanuit SDB krijgen planning, ECD en leeromgeving de nieuwe medewerker, zoals ze dat bij handmatige invoer ook doen.
Waar je op let bij Recruitee en SDB
- SDB heeft zelf een module voor werving en selectie. Wie in Recruitee werft, gebruikt die niet en begint in SDB pas bij de instroom. De koppeling legt precies die overgang, zodat er geen dubbele kandidatenadministratie ontstaat.
- SDB zet nieuwe medewerkers zonder handwerk door naar planning, ECD en leeromgeving. Een aanname uit Recruitee die op tijd in SDB staat, betekent dus ook een rooster en toegang tot het ECD vanaf de eerste dienst. De koppeling werkt daarom direct na de aanname en niet in een nachtelijke run.
- In SDB zijn de zorg-cao's ingebouwd, met de inschaling die daarbij hoort. Recruitee weet alleen de functie en de afgesproken uren. KoppelHet zet functie en uren klaar; de schaal en trede kiest de personeelsadministratie in SDB.
- Zorgorganisaties werven in Recruitee ook vrijwilligers, die geen dienstverband krijgen. SDB heeft daarvoor een aparte vrijwilligersadministratie. KoppelHet herkent de vrijwilligersvacatures en zet die aannames niet als medewerker in SDB.
- Recruitee meldt geen apart Aangenomen-moment, maar een verplaatsing naar een stap. KoppelHet reageert alleen op een stap van het type Aangenomen, zodat een eigen stapnaam per locatie, zoals Contract getekend, gewoon werkt.
- Wordt een kandidaat na Aangenomen alsnog afgewezen in Recruitee, dan krijgt de personeelsadministratie een melding. Die beslist in SDB of de instroom stopt, want het dienstverband kan dan al naar planning zijn doorgezet.
- SDB kan HR-documenten digitaal laten ondertekenen. Gebruiken jullie dat voor het arbeidscontract, dan maakt SDB het contract op basis van de cao-gegevens daar. Recruitee blijft dan voor het aanbod en het contact met de kandidaat, en de koppeling stuurt geen contractbestand mee.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet de werving-en-selectiemodule van SDB gebruiken?
Dat kan, maar wie Recruitee al gebruikt voor de werken-bij-site en de vacaturekanalen, hoeft niet over te stappen. De koppeling zorgt dat de aanname toch meteen in SDB staat.
Gaan BSN en IBAN mee uit Recruitee?
Standaard niet. De nieuwe medewerker vult die in bij de instroom in SDB. Zo staan ze niet in het wervingssysteem.
Wat als de kandidaat eerder bij ons werkte?
KoppelHet zoekt eerst op naam en geboortedatum. Bij een match maken we geen nieuwe medewerker, maar zetten we het nieuwe dienstverband klaar voor de personeelsadministratie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Recruitee wordt gelezen via de webhook candidate_moved (subtype stage_changed met to_stage.category hire, en disqualified voor een afwijzing na aanname), gecontroleerd met de header X-Recruitee-Signature (HMAC-SHA256), en de ATS API met profielvelden. Recruitee probeert een mislukte melding tot negen keer opnieuw; KoppelHet verwerkt elke aanname één keer.
- SDB publiceert geen openbare API-documentatie. Via welke interface van SDB de nieuwe medewerker binnenkomt, stemmen we per klant af met SDB.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Recruitee | Veld in SDB | Toelichting |
|---|---|---|
name | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | Voorvoegsel apart |
Profielveld geboortedatum | Geboortedatum | |
Profielveld adres | Straat, huisnummer, postcode, plaats | |
emails[0] en phones[0] | Privé e-mail en mobiel nummer | |
Profielveld startdatum | Datum in dienst | |
Profielveld uren per week | Contracturen | |
Profielveld contractsoort | Soort dienstverband | Vast, bepaalde tijd of oproep |
Vacature (offer): afdeling en locatie | Organisatie-eenheid in SDB | Via een vertaaltabel |
Vacature (offer): functie | Functie in SDB | Cao-inschaling vult HR aan |
Gerelateerd
Recruitee → ADP Workforce Now
Recruitee ADP Workforce Now koppeling: aangenomen kandidaten als in-progress hire
Recruitee → AFAS Profit
Recruitee AFAS koppeling: van aangenomen kandidaat naar nieuwe medewerker
Recruitee → AlexisHR
Recruitee AlexisHR koppeling: aangenomen kandidaten als medewerker in Simployer One
Recruitee → BambooHR
Recruitee koppelen met BambooHR: aangenomen kandidaten zonder klikken en overtypen in BambooHR