Recruitment naar HR
OTYS AFAS koppeling: aangenomen kandidaat start de onboarding in AFAS
Met een koppeling tussen OTYS en AFAS Profit start een kandidaat die in OTYS is aangenomen automatisch het onboardingproces in AFAS, met naam, contactgegevens, startdatum, functie en afdeling al ingevuld. OTYS heeft zelf een AFAS-koppeling die vooral kandidaten, relaties en plaatsingen voor intermediairs uitwisselt; KoppelHet komt erbij als een werkgever zijn eigen nieuwe medewerkers via de onboarding van AFAS wil laten lopen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die werven met OTYS en HR en salaris in AFAS Profit voeren, typen de gegevens van een nieuwe medewerker opnieuw in AFAS zodra het contract getekend terug is, terwijl de recruiter ze al in OTYS heeft. Afdelingen heten in OTYS anders dan in AFAS, en een kandidaat die al eerder in dienst was, staat daarna twee keer in AFAS.
- Elke nacht staan de actuele afdelingen en functies uit AFAS in OTYS, zodat vacatures daaraan hangen.
- De recruiter zet de kandidaat op aangenomen en vult startdatum en uren in.
- OTYS meldt de wijziging; KoppelHet haalt de kandidaat en de vacature op.
- KoppelHet zoekt of de kandidaat al eerder in AFAS stond en start dan het onboardingproces, met de bestaande medewerker of als nieuwe.
- HR vult in AFAS aan wat alleen HR weet, zoals BSN en loonheffingskorting, en rondt de onboarding af.
Terug: Organisatorische eenheden en functies uit AFAS
Waar je op let bij OTYS en AFAS Profit
- OTYS heeft een eigen AFAS-koppeling voor kandidaten, relaties, contactpersonen en plaatsingen, gericht op werving en verloning bij intermediairs. Een werkgever die eigen medewerkers aanneemt, wil in AFAS juist de onboarding starten. Die stap bouwt KoppelHet.
- Een plaatsing van een flexkracht in AFAS vraagt een bestaande medewerker, een klantovereenkomst en een functie die in die overeenkomst staat. Bij een eigen medewerker is dat niet nodig. KoppelHet kiest per vacature in OTYS welke route geldt, zodat een vaste aanname niet als plaatsing in AFAS komt.
- OTYS vraagt minimaal twee weken voor livegang een melding van elke nieuwe koppeling, en de API-sleutel komt via support of de Customer Success Manager. Die twee stappen zetten we aan het begin van de planning.
- OTYS kan melden dat er iets is gewijzigd, waardoor een aangenomen kandidaat direct door kan naar AFAS. Afgewezen sollicitanten blijven in OTYS; alleen aangenomen kandidaten komen in AFAS.
- Een oud-medewerker die via OTYS opnieuw solliciteert, zoekt KoppelHet in AFAS op met naam en geboortedatum. De onboarding gebruikt dan de bestaande medewerker, zodat historie en personeelsnummer behouden blijven.
- Afdelingen en functies komen uit AFAS als keuzelijst in OTYS. Zo hangt elke vacature aan een afdeling die AFAS kent, en loopt de onboarding niet vast op een onbekende afdeling.
- De koppeling krijgt in AFAS een eigen app connector met alleen de connectoren die ze nodig heeft, los van de OTYS-koppeling van intermediairs of andere koppelingen. Zo is de toegang per koppeling in te trekken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft OTYS niet al een koppeling met AFAS?
Ja, gericht op kandidaten, relaties en plaatsingen. Voor intermediairs is dat vaak de beste keuze. Voor een werkgever die de onboarding in AFAS wil starten, bouwt KoppelHet die stap.
Gaat het BSN mee uit OTYS?
Standaard niet. De nieuwe medewerker of HR vult het in AFAS in, zodat het niet in het wervingssysteem hoeft te staan.
Hoe lang duurt het voordat we live kunnen?
Reken op twee tot vier weken. OTYS wil twee weken van tevoren weten wanneer de koppeling live gaat; dat nemen we mee in de planning.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- OTYS wordt gelezen via de OTYS Web API. De API-sleutel wordt ingeruild voor een JSON Web Token dat geldig blijft tot de expires_at-datum; webhooks melden wijzigingen. Documentatie in Swagger en ReDoc op webapi.otys.app, met een testomgeving op webapi-test.otys.app.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die het onboardingproces start; bij een bestaande medewerker gaat het medewerkernummer (EmId) mee. Afdelingen en functies lezen we met een eigen GetConnector. Authenticatie met OAuth; het classic token van AFAS vervalt per 31 augustus 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in OTYS | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | Voornaam, voorvoegsel, achternaam | |
E-mail en telefoon kandidaat | E-mail privé en telefoon privé | |
Adres kandidaat | Adres | |
Geboortedatum | Geboortedatum | Ook gebruikt om een oud-medewerker terug te vinden |
Startdatum (vacature of procedure) | Datum in dienst | |
Uren per week | Rooster | |
Functie van de vacature | Functie | Keuzelijst uit AFAS |
Afdeling van de vacature | Organisatorische eenheid | Keuzelijst uit AFAS |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit