Bij een aanname gaan naam, adres, functie, afdeling, startdatum, uren, salaris en contracttype van het ATS naar het HR-systeem. De koppeling start daarmee de indiensttreding in bijvoorbeeld AFAS, Visma Raet YouForce, Loket, Nmbrs of Personio, en HR rondt die zelf af.
Dat klinkt als een korte lijst. In de praktijk zit het werk in de vraag waar elk gegeven in het ATS staat, en of het HR-systeem de waarde kent. Hieronder per gegeven wat er speelt, zodat je weet wat je in het ATS moet inrichten voordat de eerste kandidaat automatisch overkomt.
Wat het ATS al weet
De recruiter heeft naam, adres, functie en startdatum van de kandidaat al in het ATS. Zonder koppeling typt HR die gegevens opnieuw over, vaak pas als het getekende contract terug is. De onboarding begint dan later dan nodig.
Met een koppeling reageert het HR-systeem op de stap Aangenomen in het ATS. De koppeling kijkt naar het soort stap en niet naar de naam. Een stap die Contract getekend heet, werkt net zo goed als Hired, ook als recruiters de naam later aanpassen.
Startdatum, uren en salaris
Dit is het deel dat het vaakst ontbreekt. Recruitee heeft standaard geen velden voor startdatum, uren en salaris. Die komen er als extra velden bij, en dat is meestal de enige aanpassing in het ATS. Bij Teamtailor en SmartRecruiters staan ze in het aanbod. Teamtailor geeft alleen een geaccepteerd aanbod door, zodat een concept-aanbod nooit in HR belandt.
Twee details maken het verschil voor de salarisadministratie:
- Maandsalaris of uurloon. Loket en Nmbrs verwerken die anders. Per vacaturetype leg je daarom vast welke van de twee het is.
- Fulltime uren. Personio vraagt naast de uren per week ook de fulltime uren. Heeft een cao een andere fulltime week, dan zet de koppeling de juiste waarde per entiteit.
In de zorg doet SDB het anders. Daar zijn de zorg-cao's ingebouwd. De koppeling zet functie en uren klaar, en de personeelsadministratie kiest schaal en trede in SDB zelf.
Contracttype, afdeling en functie
Zorg, kinderopvang en onderwijs beginnen vaak met een oproep- of bepaaldetijdcontract. Het contracttype gaat daarom als apart veld mee, zodat HR het niet uit een omschrijving hoeft af te leiden.
Afdeling en functie zijn de gegevens waarop een overdracht het snelst vastloopt. Ze moeten in het HR-systeem bestaan. Kiest een recruiter een afdeling die het HR-systeem niet kent, dan weigert het HR-systeem de nieuwe medewerker. Daarom komen afdelingen en functies als keuzelijst uit het HR-systeem in het ATS. De recruiter kan dan alleen een waarde kiezen die HR ook kent.
Naam, tussenvoegsel en BSN
Een naam lijkt eenvoudig, tot je een achternaam als van den Berg tegenkomt. Teamtailor kent geen apart tussenvoegsel. AFAS wel. De koppeling zet van den in het voorvoegselveld van AFAS.
Het BSN gaat alleen mee als het ATS het veilig opslaat en jullie dat willen. Vaak vult de nieuwe medewerker of HR het BSN zelf in tijdens de onboarding in het HR-systeem.
Wat er in het HR-systeem gebeurt
De koppeling maakt geen definitief dienstverband aan. Ze start de indiensttreding, met de gegevens al ingevuld. Per systeem ziet dat er zo uit:
- AFAS: het onboardingproces start.
- YouForce: de workflow voor indiensttreding start.
- Loket: er komt een concept met checklist klaar.
- Personio: de medewerker krijgt de status onboarding.
- Nmbrs: medewerker, contract, rooster en salaris komen in aparte stappen binnen. Mislukt een latere stap, dan herhaalt de koppeling na correctie alleen die stap. Zo staat er geen medewerker zonder rooster in de salarisrun.
HR controleert, vult aan en rondt af. Bij SmartRecruiters zet de koppeling daarnaast de onboardingstatus op gelukt of mislukt, zodat recruiters zien of de nieuwe collega in het HR-systeem staat.
Het lastigste deel komt pas na de standaardgevallen: een oud-medewerker die terugkomt of een aanbod dat na Aangenomen wordt ingetrokken. Dat staat in herindiensttreding en ingetrokken aanbod.
Hoe KoppelHet dit bouwt
KoppelHet bouwt de koppeling per organisatie op het eigen platform. De aansluiting op Recruitee is al een bouwsteen, omdat KoppelHet partner van Recruitee is. De tijd gaat daarom naar jullie velden, keuzelijsten en workflow. Elke kandidaat is terug te zien in het KoppelHet platform, met een melding als het HR-systeem de overdracht weigert. Reken als indicatie op twee tot vier weken tot livegang.
Voorbeelden van combinaties die we bouwen zijn Recruitee naar AFAS, Recruitee naar YouForce, Teamtailor naar AFAS, Recruitee naar Loket en SmartRecruiters naar Nmbrs.
Lees verder over de aangenomen kandidaat naar het HR-systeem, of bekijk de hele koppeling van recruitment naar HR. Wat er na de indiensttreding gebeurt, zoals laptop, pas en werkplek, staat bij de eerste werkdag voorbereiden.