Recruitment naar HR
SmartRecruiters koppelen met Nmbrs: aangenomen kandidaten zonder overtypen in de salarisadministratie
Met een koppeling tussen SmartRecruiters en Nmbrs komt een kandidaat die in SmartRecruiters op aangenomen staat als medewerker in het juiste Nmbrs-bedrijf, met dienstverband, rooster en salaris uit het aanbod. KoppelHet zet daarna de onboardingstatus in SmartRecruiters, zodat de recruiter ziet of de medewerker in Nmbrs staat of dat er iets ontbreekt.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die via SmartRecruiters werven en in Nmbrs verlonen, vaak via een payrollbureau, missen na drukke periodes met veel aannames regelmatig nieuwe medewerkers in Nmbrs. Die krijgen hun eerste loon dan een maand later.
- De recruiter zet de sollicitatie in SmartRecruiters op aangenomen.
- KoppelHet haalt kandidaat, vacature en aanbod op.
- De locatie van de vacature bepaalt het Nmbrs-bedrijf. KoppelHet maakt de medewerker aan, daarna dienstverband, contract, rooster en salaris.
- Lukt alles, dan staat de onboardingstatus in SmartRecruiters op gelukt; ontbreekt er iets, dan op mislukt, met een melding aan HR.
- Het payrollbureau vult BSN, cao, loonheffingskorting en pensioen aan.
Terug: Onboardingstatus per aangenomen kandidaat
Waar je op let bij SmartRecruiters en Nmbrs
- SmartRecruiters heeft een onboardingstatus voor het systeem dat de nieuwe medewerker overneemt. KoppelHet zet die pas op gelukt als de medewerker met rooster en salaris in Nmbrs staat, niet al bij de eerste stap.
- In Nmbrs worden medewerker, dienstverband, contract, rooster en salaris in aparte stappen aangemaakt. Mislukt een latere stap, dan staat de status in SmartRecruiters op mislukt en herhaalt KoppelHet na correctie alleen die stap.
- Na een piek met veel aannames komen er veel meldingen tegelijk. SmartRecruiters staat tien aanvragen per seconde en acht tegelijk toe, dus KoppelHet werkt de aannames na elkaar af, zonder er een over te slaan.
- Startdatum, uren en salaris staan in SmartRecruiters in eigenschappen van het aanbod, die elke organisatie zelf inricht. We leggen vast welke eigenschappen dat zijn en of het salaris een maandbedrag of uurloon is, want Nmbrs rekent met beide anders.
- Elke BV hoort in Nmbrs bij een eigen bedrijf, en afdelingen bestaan per bedrijf. Per vacaturelocatie leggen we het Nmbrs-bedrijf vast; een afdeling die daar niet bestaat, levert een melding op in plaats van een nieuwe afdeling.
- Een melding uit SmartRecruiters moet binnen vijf seconden worden bevestigd. KoppelHet bevestigt direct en verwerkt de aanname daarna, zodat een trage stap in Nmbrs geen herhaalde meldingen oplevert.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat merkt ons payrollbureau van de koppeling?
Nieuwe medewerkers staan in Nmbrs met startdatum, rooster en salaris. Het bureau vult de Nederlandse gegevens aan en krijgt geen lijsten meer per mail.
Hoe zien recruiters dat er iets misging?
De onboardingstatus in SmartRecruiters staat dan op mislukt, en HR krijgt een melding met de reden.
Werkt dit met meerdere BV's?
Ja. Per vacaturelocatie leggen we vast bij welk Nmbrs-bedrijf de nieuwe medewerker hoort.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar Nmbrs, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- SmartRecruiters wordt gelezen via een webhook-subscription (activatie met X-Hook-Secret; notificatie met alleen het ID en een Link-header; HMAC-SHA256; 202 binnen 5 seconden; tot tien herhalingen) en de Customer API met OAuth 2.0 client credentials (10 aanvragen per seconde, 8 tegelijk). Onboardingstatus via PUT /candidates/{id}/jobs/{jobId}/onboardingStatus.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth; eerst de medewerker per bedrijf, daarna adres, dienstverband, contract, rooster, salaris en afdeling. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in SmartRecruiters | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Kandidaat-ID | Vrij veld bij de medewerker | Om een tweede melding te herkennen |
firstName en lastName | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam | |
location (kandidaat) | Adres | Of een eigen property met het volledige adres |
email en phoneNumber | Privé e-mail en telefoon | |
Locatie van de vacature | Nmbrs-bedrijf | Via een vertaaltabel |
Startdatum (offer property) | Datum in dienst en begindatum contract | |
Uren per week (offer property) | Rooster | |
Salaris en periode (offer properties) | Bruto maandsalaris of uurloon | |
Afdeling van de vacature | Afdeling | Moet in het Nmbrs-bedrijf bestaan |
Gerelateerd
SmartRecruiters → ADP Workforce Now
SmartRecruiters ADP Workforce Now koppeling: klaar voor onboarding wordt een hire in ADP
SmartRecruiters → AFAS Profit
SmartRecruiters koppelen met AFAS: aangenomen kandidaat start de onboarding, status terug naar SmartRecruiters
SmartRecruiters → BambooHR
SmartRecruiters BambooHR koppeling: aanname met Nederlandse velden en terugmelding
SmartRecruiters → Dayforce
SmartRecruiters Dayforce koppeling: eerst controleren, dan de medewerker aanmaken