HR naar ERP
ADP Workforce Now Exact Online koppeling: Nederlandse workers uit ADP vergeleken met Exact, met kostenplaatsen
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Exact Online vergelijkt KoppelHet de Nederlandse workers in ADP met de medewerkers in Exact, op worker-ID, naam, home department, kostennummer en datums. Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen; aannames, vertrekkers en afwijkingen komen daarom op een werklijst voor de beheerder, en een kostennummer dat in Exact ontbreekt, maakt KoppelHet daar als kostenplaats aan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun Amerikaanse of internationale HR in ADP Workforce Now voeren en de Nederlandse boekhouding en uren in Exact Online, merken pas dat iemand nieuw is als de eerste urenstaat niet lukt. Wisselt een collega van kostennummer in ADP, dan blijven zijn uren in Exact op de oude kostenplaats staan.
- HR legt in ADP een aanname, vertrek of wijziging vast voor een Nederlandse worker.
- ADP stuurt een event; KoppelHet haalt de worker op en kijkt of hij bij de Nederlandse payrollgroep of werklocatie hoort.
- Bestaat het kostennummer niet in Exact, dan maakt KoppelHet de kostenplaats aan.
- Aannames, herintreders, vertrekkers en andere verschillen komen op de werklijst.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Exact Online
- ADP kent een apart event voor een wijziging van home department, kostennummer of business unit. KoppelHet gebruikt dat event om een nieuw kostennummer meteen als kostenplaats in Exact aan te maken, nog voordat de worker zijn eerste uren op die kostenplaats schrijft.
- ADP maskeert geboortedatum, nationale nummers en loon standaard in de API. Exact heeft die gegevens voor uren en kostenplaatsen niet nodig. KoppelHet vraagt de workers daarom gemaskeerd op, zodat in ADP niets hoeft te worden opengezet voor deze koppeling.
- Een worker in ADP heeft één worker-ID per klant en een positie-ID per functie. In Exact is de code van een medewerker uniek per administratie. KoppelHet vergelijkt op worker-ID, zodat iemand met twee Nederlandse posities één medewerker in Exact blijft.
- Of een worker nog in dienst is, leidt ADP af van de primaire toewijzing. Een worker met verlof krijgt in ADP een eigen event, maar is geen vertrekker. KoppelHet zet alleen een beëindiging als vertrek op de werklijst, zodat iemand met ouderschapsverlof in Exact actief blijft.
- De leidinggevende staat in ADP als positie-ID van degene aan wie de worker rapporteert. In Exact moet een leidinggevende een gebruiker in dezelfde administratie zijn. KoppelHet zoekt de worker achter die positie op en zet hem op de werklijst als hij in Exact geen gebruiker is.
- Met een peildatum vraagt KoppelHet de stand van de workers op een dag in de toekomst op. Een aanname of vertrek dat volgende maand ingaat, staat zo al op de werklijst, zodat de beheerder Exact vóór de eerste of laatste werkdag bijwerkt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom geen automatische invoer van medewerkers in Exact?
De REST API van Exact Online kan medewerkers alleen lezen. KoppelHet zet het werk klaar op een werklijst en controleert daarna of Exact klopt.
Moet ADP gevoelige gegevens openzetten?
Nee. Deze koppeling gebruikt geen geboortedatum, nationale nummers of loon, dus de standaardmaskering blijft aan.
Gaan uren uit Exact terug naar ADP?
Niet in deze koppeling. Dat kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $filter op workAssignments/homeWorkLocation of payrollGroupCode, asOfDate (MM/DD/YYYY), paginering met $top (maximaal 100) en $skip, standaard gemaskeerd. Events worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.onLeave, worker.reportsTo.modify en worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify; events ontstaan alleen bij wijzigingen in Workforce Now zelf, niet via de API. Welke workers zichtbaar zijn, regelt People Access.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters met POST (Code en Description verplicht, code alleen te wijzigen via hercoderen). payroll/Employees en hrm/Departments alleen GET; Manager moet een gebruiker in dezelfde division zijn.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
workAssignments.homeWorkLocation of payrollGroupCode | Division | Alleen Nederlandse workers |
workerID | Employees.Code (vergelijking) | |
legalName (givenName, familyName1) | Employees.FirstName en LastName (vergelijking) | |
businessCommunication.emails | Employees.BusinessEmail (vergelijking) | |
homeOrganizationalUnits (Home Cost Number) | Costcenters.Code | |
homeOrganizationalUnits (Home Department) | Departments.Code (vergelijking) | Via een tabel |
workAssignments.reportsTo | Employees.Manager (vergelijking) | |
hireDate en terminationDate | Employees.StartDate en EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions