HR naar ITSM
ADP Workforce Now Freshservice koppeling: aanvragers en on- en offboardingverzoeken uit ADP
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Freshservice wordt elke medewerker uit ADP een aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie en leidinggevende, en zet een aanname of beëindiging in ADP een onboarding- of offboardingverzoek klaar. Freshworks heeft een ADP-connector die nog in bèta is, met sjabloonrecepten voor deze stappen; KoppelHet komt erbij als medewerkers meerdere posities hebben, als een vertrek vooruit is vastgelegd, of als jullie niet op een bèta willen bouwen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now voor HR en salaris en Freshservice als servicedesk krijgen aannames en vertrek vaak via een mail of een gedeelde lijst van HR. Aanvragers in Freshservice missen dan de leidinggevende, en een vertrek dat HR weken vooruit verwerkt, staat in Freshservice pas als iemand eraan denkt.
- KoppelHet leest elke nacht de workers uit ADP en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Nieuwe medewerkers worden aanvrager, met afdeling, locatie en leidinggevende van de hoofdpositie; de leidinggevende eerst.
- Een onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende, met startdatum en functie.
- Een beëindigingsmelding uit ADP geeft direct een offboardingverzoek met de einddatum.
- Op de einddatum, als ADP de worker zelf op beëindigd zet, deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Freshservice
- De ADP-connector van Freshworks is volgens de eigen documentatie een bèta met beperkte functies en sjabloonrecepten voor onboarding, offboarding en het bijwerken van aanvragers. Hij vraagt een Client ID, Client Secret, SSL-clientcertificaat en sleutel, werkt alleen bij Pro en Enterprise en wordt per taak afgerekend.
- Legt HR een beëindiging in de toekomst vast, dan zet ADP de positie direct op Terminated, maar blijft de worker actief tot de einddatum. KoppelHet dient het offboardingverzoek in zodra de positie verandert en deactiveert de aanvrager pas als ADP ook de worker op beëindigd zet.
- Beëindigen gebeurt in ADP per positie, en één medewerker kan er meerdere hebben. Freshservice kent één aanvrager per persoon, dus KoppelHet neemt afdeling, locatie en leidinggevende van de hoofdpositie en dient pas een offboardingverzoek in als de laatste positie stopt.
- ADP wijst bij het beëindigen van een leidinggevende geen nieuwe leidinggevende aan zijn team toe. Het team zou in Freshservice dan rapporteren aan een gedeactiveerde aanvrager; KoppelHet laat de oude leidinggevende staan tot ADP een nieuwe heeft en noemt de betrokken medewerkers in het offboardingverzoek.
- ADP kent per medewerker een ID dat binnen heel ADP uniek is, een personeelsnummer van de werkgever en een positienummer dat bij een nieuwe positie verandert. KoppelHet gebruikt het eerste als sleutel in een eigen aanvragersveld, zodat een nieuwe positie geen tweede aanvrager oplevert.
- In Freshservice moet de leidinggevende al aanvrager zijn voordat een medewerker naar hem kan verwijzen. Bij de nachtelijke vergelijking zet KoppelHet nieuwe leidinggevenden daarom vooraan, en dient het onboardingverzoek namens hen in met initiator_id, wat een beheerders-API-key vraagt.
- Zowel de bèta-connector als KoppelHet hebben een ADP-clientcertificaat nodig, en dat verloopt. KoppelHet bewaakt de vervaldatum en vernieuwt het certificaat op tijd, zodat de stroom naar Freshservice niet op die dag stilvalt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we iets registreren in ADP?
Ja. De koppeling wordt in ADP geregistreerd en krijgt een client ID, secret en certificaat. KoppelHet begeleidt die aanvraag.
Gaan loongegevens naar Freshservice?
Nee. KoppelHet neemt alleen naam, werkadres, positie, afdeling, locatie, leidinggevende en datums over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top, $skip en $filter) en de event notification worker.terminate, met OAuth 2.0 client credentials en een clientcertificaat per geregistreerde koppeling. Bij een toekomstige beëindiging staat de work assignment op Terminated en de worker op ACTIVE tot de datum.
- Freshservice via de API v2. Aanvragers met department_ids, location_id, reporting_manager_id en custom_fields; deactiveren met DELETE /api/v2/requesters/{id}. POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met initiator_id (alleen beheerders) en de velden uit het onboardingformulier.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | Eigen aanvragersveld | Uniek binnen ADP, vaste sleutel |
workerID | Personeelsnummer in een eigen veld | |
Naam | first_name, last_name | |
Werkadres | primary_email | |
Functie van de hoofdpositie | job_title | |
Afdeling van de hoofdpositie | department_ids | |
Locatie van de hoofdpositie | location_id | |
Leidinggevende van de hoofdpositie | reporting_manager_id |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions