Identity en access management
ADP Workforce Now Google Workspace koppeling: Google-accounts vanuit de workers in ADP
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Google Workspace krijgt een nieuwe worker in ADP automatisch een Google-account met afdeling, functie, leidinggevende en profielfoto, en gaat het nieuwe adres terug naar ADP. Bij vertrek schort KoppelHet het Google-account op de einddatum op, zodat mail, Drive en de apps achter Google dicht gaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now voor HR en salaris in Noord-Amerika en Google Workspace als werkomgeving, laten IT vaak Google-accounts aanmaken op basis van een mail van HR. Het nieuwe adres staat dan niet in ADP, de leidinggevende ontbreekt in Google en vertrekkers worden pas bij de maandelijkse licentiecontrole gevonden.
- Via ADP Marketplace registreren we de koppeling met een certificaat en alleen de API's die nodig zijn.
- KoppelHet abonneert zich op de meldingen voor hire, afdeling, leidinggevende en termination.
- Bij een hire maakt KoppelHet een Google-account in de organisatie-eenheid van de afdeling, met de bedrijfsfoto uit ADP.
- Het nieuwe Google-adres zet KoppelHet als zakelijk e-mailadres terug in ADP.
- Op de einddatum schort KoppelHet het account op en verplaatst het naar de eenheid voor vertrekkers.
Terug: Het nieuwe Google-adres komt als zakelijk e-mailadres in ADP Workforce Now.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Google Workspace
- ADP Workforce Now kan voor elke gebeurtenis een melding sturen, zoals een hire, een andere leidinggevende of een nieuwe thuisafdeling. KoppelHet abonneert zich daarop, zodat een nieuwe collega het Google-account krijgt op de dag dat HR de hire afrondt.
- Voor het nieuwe adres heeft ADP aparte acties om een zakelijk e-mailadres toe te voegen of te wijzigen. KoppelHet gebruikt toevoegen bij een nieuwe worker en wijzigen bij een naamswijziging, zodat het privéadres in ADP ongemoeid blijft.
- ADP bewaart een bedrijfsfoto per worker. Google zet een profielfoto altijd om naar 96 bij 96 pixels en wil hem in een eigen variant van base64. KoppelHet haalt de foto uit ADP, zet hem om en plaatst hem in Google, zodat collega's in Gmail en Chat het juiste gezicht zien.
- In Google is de leidinggevende een e-mailadres. ADP legt de leidinggevende vast als positie in de werktoewijzing. KoppelHet zoekt bij die positie de worker en diens Google-adres op, en laat het veld leeg met een melding als die leidinggevende nog geen account heeft.
- Een gewone opvraging geeft hooguit 50 workers per keer, met een asynchrone aanvraag tot 1.000. Vertrokken medewerkers komen alleen mee met een aparte header voor gearchiveerde workers. KoppelHet gebruikt die bij de dagelijkse vergelijking, zodat een gemiste termination toch leidt tot een opgeschort Google-account.
- ADP maskeert geboortedatum en burgerservicenummer standaard. Voor een Google-account zijn die niet nodig, dus KoppelHet vraagt nooit ongemaskeerde gegevens op en de registratie bij ADP krijgt daar geen rechten voor.
- Een thuisafdeling in ADP heeft een code en een soort, zoals afdeling of kostenplaats. KoppelHet gebruikt de afdeling voor de organisatie-eenheid in Google en de kostenplaats voor het veld kostenplaats, zodat beleid per afdeling geldt en rapportages per kostenplaats kloppen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan er gevoelige gegevens naar Google?
Nee. Alleen naam, functie, afdeling, kostenplaats, leidinggevende en foto. Gemaskeerde gegevens zoals geboortedatum vraagt de koppeling niet op.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers ($top, $skip, $filter op reportsTo/positionID en homeOrganizationalUnits; standaard 50, met Prefer: respond-async tot 1.000; application/json;archived=true voor gearchiveerde workers; maskering tenzij masked=false), GET /hr/v2/workers/{aoid}/worker-images/photo, events worker.hire, worker.reportsTo.modify en homeOrganizationalUnits.modify via eventNotify, en terugschrijven met /events/hr/v1/worker.business-communication.email.add en .change.
- Google via de Admin SDK Directory API met een serviceaccount met domeinbrede delegatie: users (primaryEmail, name, externalIds, organizations met title, department en costCenter, relations type manager, orgUnitPath, suspended) en users.photos.update (photoData in web-safe base64, omgezet naar 96 x 96 pixels).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | externalIds (type organization) | |
workerID | externalIds (type custom: personeelsnummer) | |
person.legalName | name.givenName, name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
workAssignments.jobTitle | organizations.title | |
homeOrganizationalUnits (Department) | organizations.department en orgUnitPath | |
homeOrganizationalUnits (Cost Number) | organizations.costCenter | |
workAssignments.reportsTo | relations (type manager) | Google-adres van de leidinggevende |
worker-images/photo | users.photos | |
Termination date | suspended = true |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions