HR naar ITSM
ADP Workforce Now Jira Service Management koppeling: klanten en verzoeken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Jira Service Management wordt elke medewerker uit ADP een klant in de servicedesk, in de organisatie van zijn afdeling, en zet een aanname of beëindiging in ADP een verzoek klaar namens de leidinggevende. KoppelHet leest de Worker Management API en de meldingen van ADP en schrijft via de REST API van Jira Service Management.
Wat de koppeling doet
Organisaties met ADP Workforce Now als HR-systeem en Jira Service Management als IT-servicedesk laten leidinggevenden onboarding vaak zelf aanvragen in het portaal. Gegevens uit ADP worden overgetypt, en een gedwongen vertrek komt bij IT binnen via een telefoontje van HR.
- KoppelHet leest elke nacht de workers uit ADP en vergelijkt ze met de vorige stand.
- Een nieuwe medewerker met werkadres wordt klant en lid van de organisatie van zijn afdeling.
- Het onboardingverzoek gaat in namens de leidinggevende uit ADP, met startdatum en functie.
- Een beëindigingsmelding uit ADP geeft direct een offboardingverzoek, met voorrang bij een gedwongen vertrek.
- Op de einddatum haalt KoppelHet de klant uit de organisatie.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Jira Service Management
- KoppelHet gebruikt de Worker Management API van ADP met een clientcertificaat en aan de andere kant de gewone REST API van Jira Service Management.
- Een klant in Jira Service Management kent geen personeelsnummer. KoppelHet bewaart bij het ADP-ID dat binnen heel ADP uniek is het accountId van de klant, zodat een nieuwe positie of een nieuw werkadres in ADP dezelfde klant raakt.
- Klanten aanmaken vraagt in Jira Service Management de rechten van Jira-beheerder; verzoeken namens iemand indienen niet. KoppelHet gebruikt een beheerdersaccount alleen voor nieuwe klanten en een agentaccount voor verzoeken en organisaties.
- ADP stuurt een melding zodra HR een beëindiging verwerkt. KoppelHet dient het offboardingverzoek daarop direct in, en niet pas bij de nachtelijke ronde, zodat een vertrek met directe ingang dezelfde dag bij IT ligt.
- De redenen van beëindiging stelt elke organisatie in ADP zelf in. KoppelHet vertaalt ze per klant naar vrijwillig of gedwongen en geeft het offboardingverzoek bij een gedwongen vertrek een hogere prioriteit; de reden zelf komt niet in Jira.
- Bij een vooruit vastgelegde beëindiging blijft de worker in ADP actief tot de einddatum, terwijl de positie al beëindigd is. KoppelHet haalt de klant pas op de einddatum uit de organisatie, zodat de medewerker tot zijn laatste dag zijn eigen verzoeken kan volgen.
- Is de leidinggevende van een nieuwe medewerker in ADP zelf al beëindigd, dan kan het team daar nog naar hem verwijzen, omdat ADP geen nieuwe leidinggevende toewijst. KoppelHet dient het onboardingverzoek dan niet namens hem in, maar met het eigen account, en meldt in het verzoek dat de leidinggevende ontbreekt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moeten we iets registreren in ADP?
Ja. De koppeling krijgt in ADP een client ID, secret en certificaat. KoppelHet begeleidt die aanvraag en vernieuwt het certificaat op tijd.
Gaan loongegevens naar Jira?
Nee. Alleen naam, werkadres, afdeling, functie, leidinggevende en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top, $skip en $filter) en de event notification worker.terminate, met OAuth 2.0 client credentials en een clientcertificaat per geregistreerde koppeling. Redenen van beëindiging zijn per klant ingesteld.
- Jira Service Management via de REST API. POST /rest/servicedeskapi/customer (Jira-beheerder), /rest/servicedeskapi/organization en /organization/{organizationId}/user met accountIds, en POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | Koppeltabel met accountId | |
Naam | displayName en fullName | |
Werkadres | email | |
Afdeling van de hoofdpositie | Organisatie | |
Leidinggevende van de hoofdpositie | raiseOnBehalfOf | |
Startdatum, functie en locatie | requestFieldValues van het onboardingverzoek | |
Einddatum en soort vertrek | requestFieldValues van het offboardingverzoek |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions