Verlof, verzuim en uren
ADP Workforce Now Protime koppeling: werkers, contracten, afdeling en werklocatie uit ADP in Protime
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en Protime staat elke werker uit ADP automatisch in Protime, met een contract waarin contracturen, voltijduren en werkdagen kloppen met ADP. Wijzigingen van afdeling en werklocatie in ADP komen met hun ingangsdatum in de historie van Protime, zodat tijdregistratie en berekening op de juiste regels draaien.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now voor HR gebruiken en op hun Europese vestigingen met Protime tijd registreren, zetten nieuwe werkers en contractwijzigingen met de hand over. Klopt het contract in Protime niet, dan rekent Protime plus- en minuren en verlof op de verkeerde norm.
- HR legt in ADP Workforce Now een indiensttreding vast, met werklocatie, afdeling en standaarduren.
- KoppelHet maakt de persoon in Protime aan met het ADP-personeelsnummer als externe referentie.
- KoppelHet maakt een contract met contracturen en voltijduren in minuten, werkdagen per week en de juiste periodelengte.
- Afdeling en werklocatie worden als historische velden met ingangsdatum gezet.
- Bij een vertrek sluit KoppelHet het contract af op de laatste dag.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en Protime
- ADP Workforce Now legt standaarduren vast per week, per twee weken, per maand of per jaar. Een Protime-contract kent een periode van 7 tot 364 dagen, altijd een veelvoud van zeven, met de contracturen voor die periode. KoppelHet neemt een tweewekelijks rooster uit ADP over als periode van veertien dagen, en zet maand- en jaaruren om naar een week.
- Protime wil bij elk contract zowel de contracturen als de uren van een voltijdcontract, allebei in minuten. ADP geeft naast de standaarduren een FTE-waarde. KoppelHet berekent de voltijduren uit die twee, zodat Protime verlof en plus- en minuren naar rato van de deeltijd rekent.
- ADP Workforce Now stuurt een melding bij andere standaarduren en bij een andere werklocatie, maar een afdelingswijziging alleen als die in het scherm van ADP is gemaakt. Protime houdt afdeling en werklocatie bij als historie met ingangsdatum. KoppelHet verwerkt de meldingen direct en vergelijkt elke nacht de afdelingen, zodat ook een wijziging via import in Protime komt.
- Protime kan een persoon vinden op een externe referentie zoals het personeelsnummer, zonder het interne Protime-ID. ADP heeft een workerID dat per klant uniek is en een associateOID dat over heel ADP uniek is. KoppelHet gebruikt het workerID als personeelsnummer in Protime, zodat salarisadministratie en tijdregistratie hetzelfde nummer tonen.
- ADP Workforce Now heeft een aparte melding voor herindiensttreding, met hetzelfde workerID. In Protime bestaat de persoon dan nog, met zijn oude contracten. KoppelHet voegt een nieuw contract toe vanaf de nieuwe startdatum in plaats van een tweede persoon, zodat zijn historie in Protime compleet blijft.
- Afwezigheid is in de Protime API alleen te lezen, niet te schrijven. ADP Workforce Now heeft wel een API voor goedgekeurd verlof. Verlof dat in ADP wordt aangevraagd, kan dus niet automatisch in Protime komen. Bij de start kiezen we daarom Protime als plek voor verlof, of houden we verlof buiten de koppeling.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan berekende uren uit Protime terug naar ADP?
Niet in deze koppeling. Uren gaan meestal naar de lokale salarisverwerking; een urenstroom kan later als uitbreiding.
Waar vragen medewerkers verlof aan?
In Protime, omdat afwezigheid daar via de API niet te schrijven is. Zo blijft er één plek voor verlof.
Wat gebeurt er met werkers buiten Europa?
KoppelHet filtert op de werklocaties die in Protime registreren. De rest blijft buiten de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API: GET /hr/v2/workers met $top tot 100 en $skip, $filter op workAssignments/homeWorkLocation of payrollGroupCode. Meldingen worker.hire, worker.rehire, worker.terminate, worker.workAssignment.standardHours.change, worker.workAssignment.homeWorkLocation.change en worker.workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify (alleen vanuit het scherm). Velden standardHours.hoursQuantity, standardHours.unitCode en fullTimeEquivalenceRatio.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 en scopes per collectie. POST /api/v1/contracts (person.externalReferences met @employee-number, from, until, contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes van 1 tot 5999, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod van 7 tot 364 en een veelvoud van 7, kind Contract of Addendum). Afdeling en werklocatie via de historische velden van people; werkgevers via de collectie employers. Absences alleen met leesscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
workerID | externe referentie @employee-number | |
legalName | Personal information (naam) | |
standardHours (hoursQuantity, unitCode) | contractHoursInMinutes en numberOfDaysInContractPeriod | |
fullTimeEquivalenceRatio | fullTimeEquivalentInMinutes | |
homeWorkLocation | Historisch veld werklocatie | |
homeOrganizationalUnits (afdeling) | Historisch veld afdeling | |
payrollGroupCode | Werkgever | Per klant vastgelegd |
terminationDate | until op het contract |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions