HR naar ITSM
ADP Workforce Now koppelen met ServiceNow: gebruikers en catalogusverzoeken bij aanname en beëindiging
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en ServiceNow wordt elke medewerker uit ADP Workforce Now een gebruiker in ServiceNow, met afdeling, locatie en leidinggevende van de hoofdpositie, en bestelt een aanname of een vooruit vastgelegde beëindiging in ADP het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-catalogus. KoppelHet kijkt naar de einddatum van de positie, zodat het offboardingverzoek vóór de laatste dag bij IT ligt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die personeel en salaris in ADP Workforce Now beheren en hun IT-servicedesk in ServiceNow hebben, krijgen een vertrek vaak pas door als de medewerker in ADP al op beëindigd staat. Laptop en toegang moeten dan nog worden ingenomen, terwijl de servicedesk niet weet wie de nieuwe leidinggevende van het achterblijvende team is.
- HR legt in ADP Workforce Now een aanname, positiewissel of beëindiging vast.
- Een beëindiging komt als gebeurtenis binnen; de rest vindt KoppelHet bij de nachtelijke vergelijking.
- KoppelHet bepaalt de hoofdpositie en zet afdeling, locatie en leidinggevende klaar in de importset voor ServiceNow.
- Binnen de onboardingtermijn voor de startdatum bestelt KoppelHet het onboardingitem voor de nieuwe gebruiker.
- Een positie met een einddatum levert het offboardingitem op; op de einddatum zelf gaat de gebruiker op inactief.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en ServiceNow
- Wordt een beëindiging in ADP Workforce Now vooruit vastgelegd, dan staat de positie meteen op beëindigd, maar de medewerker zelf blijft actief tot de einddatum. KoppelHet bestelt het offboardingitem op het moment dat de positie verandert en zet de gebruiker in ServiceNow pas op de einddatum op inactief.
- ADP wijst bij het beëindigen van een leidinggevende geen nieuwe leidinggevende toe aan diens team. KoppelHet laat de manager in ServiceNow staan tot ADP een nieuwe heeft, en zet in het offboardingverzoek welke medewerkers nog onder de vertrekkende leidinggevende vallen, zodat goedkeuringen niet stilvallen.
- Een medewerker kan in ADP Workforce Now meerdere posities hebben, en beëindigen gebeurt per positie. ServiceNow kent één gebruiker per persoon. KoppelHet neemt afdeling en locatie van de hoofdpositie en bestelt alleen een offboardingitem als de laatste positie stopt.
- ADP stuurt een gebeurtenis zodra HR een beëindiging verwerkt. KoppelHet reageert daar direct op met het offboardingverzoek, in plaats van te wachten op de nachtelijke vergelijking; aannames en wijzigingen volgen uit die vergelijking.
- De reden van beëindiging stelt elke organisatie zelf in ADP in. KoppelHet vertaalt alleen het onderscheid vrijwillig of niet vrijwillig naar een variabele van het offboardingitem, zodat de catalogusflow bij een gedwongen vertrek de toegang direct intrekt. De reden zelf gaat niet naar ServiceNow.
- Toegang tot de ADP-API loopt via een geregistreerde koppeling met een clientcertificaat. KoppelHet beheert dat certificaat en vernieuwt het op tijd, zodat de stroom naar ServiceNow niet stopt op de dag dat het verloopt.
- ServiceNow kan een importset pas verwerken als een eerdere klaar is. KoppelHet laadt eerst afdelingen en locaties uit ADP, zodat een medewerker op een nieuwe vestiging niet zonder locatie in ServiceNow komt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een ADP-koppeling voor gebruikers?
We vonden in de ServiceNow-documentatie geen ADP Workforce Now-koppeling die gebruikers aanmaakt. KoppelHet gebruikt de standaardimport en de servicecatalogus van ServiceNow.
Gaan salaris of social security number naar ServiceNow?
Nee. KoppelHet leest alleen naam, werkadres, positie, afdeling, locatie, leidinggevende en de datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now via de Worker Management API (GET /hr/v2/workers met $top, $skip en $filter) en event notifications (worker.terminate), met OAuth 2.0 client credentials en een clientcertificaat per geregistreerde koppeling. Beëindigen gebeurt per positie (worker.work-assignment.terminate); bij een toekomstige datum staat de work assignment op Terminated en de worker op ACTIVE tot die datum.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple, asynchroon, run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en sysparm_requested_for).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | employee_number | Vaste sleutel binnen ADP; coalesce |
Naam (legalName of preferredName) | first_name en last_name | |
Zakelijk e-mailadres | email | |
Afdeling van de hoofdpositie | department (cmn_department) | |
Werklocatie van de hoofdpositie | location (cmn_location) | |
reportsTo van de hoofdpositie | manager | |
Functietitel | title | |
Einddatum van de positie | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions