Leren en certificaten
ADP Workforce Now StudyTube koppeling: medewerkers, afdelingen en managers uit ADP in de academy
Met een koppeling tussen ADP Workforce Now en StudyTube krijgt elke nieuwe medewerker in ADP automatisch een StudyTube-account, in het team van zijn afdeling en met zijn leidinggevende als teammanager. Na de einddatum in ADP verdwijnt het account uit StudyTube, ook als HR het vertrek weken vooruit heeft vastgelegd.
Wat de koppeling doet
Organisaties die ADP Workforce Now voor HR en salaris gebruiken en StudyTube voor onboarding en verplichte training, beheren de academy vaak met exports. Wie van afdeling wisselt, blijft in het oude team, en vertrekkers houden een licentie tot iemand ze met de hand verwijdert.
- Bij de start leest KoppelHet alle medewerkers uit ADP en koppelt bestaande StudyTube-accounts op werkadres.
- Een melding over een aanname maakt het account aan, in het team van de afdeling van de hoofdpositie.
- Een nieuwe leidinggevende of afdeling in ADP verplaatst de medewerker en past de teammanager aan.
- Op de dag na de einddatum verwijdert KoppelHet het account; bij een herindiensttreding komt het terug op hetzelfde uid.
- Elke dag vergelijkt KoppelHet ADP met StudyTube, ook met gearchiveerde oud-medewerkers.
Waar je op let bij ADP Workforce Now en StudyTube
- ADP kent per medewerker een associateOID die bij de persoon blijft, een workerID en een positienummer dat bij een nieuwe positie verandert. KoppelHet gebruikt associateOID als uid in StudyTube, zodat een nieuwe positie of herindiensttreding geen tweede account en geen verloren certificaten oplevert.
- Legt HR in ADP een vertrek in de toekomst vast, dan staat de positie meteen op beëindigd maar de medewerker nog op actief. StudyTube verwijdert alleen bij een einddatum in het verleden. KoppelHet verwijdert daarom op de dag na de einddatum zelf, en niet als ADP de positie al op beëindigd zet.
- Een medewerker kan in ADP meer dan één positie hebben, elk met eigen afdeling en leidinggevende. StudyTube zet een gebruiker in teams, niet in posities. KoppelHet neemt team en teammanager van de positie die ADP als primair markeert.
- ADP kent meerdere soorten organisatie-eenheden per positie, onderscheiden met een typecode, zoals afdeling en business unit. Bij de start kiezen we welk type de teams in StudyTube worden; KoppelHet bouwt die teams met de ADP-code als external_id.
- ADP stuurt aparte meldingen voor een nieuwe leidinggevende en voor een andere afdeling. KoppelHet verplaatst de medewerker en past de teammanager direct aan, zodat een nieuwe manager de trainingsvoortgang van zijn team dezelfde dag ziet.
- ADP geeft standaard vijftig medewerkers per opvraag en tot duizend met een asynchrone opvraag, maar die laatste werkt niet in de nieuwe generatie van Workforce Now. KoppelHet verdeelt de eerste vulling van StudyTube en de dagelijkse vergelijking daarom over pagina's van vijftig.
- Welke medewerkers de koppeling ziet, regelt ADP met People Access op het profiel van de Marketplace-toepassing. Vallen stagiairs of een buitenlandse entiteit buiten de academy, dan sluit de ADP-beheerder ze daar uit, zodat ze geen StudyTube-licentie krijgen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er bij verlof?
ADP stuurt een aparte melding bij verlof. Standaard blijft het StudyTube-account actief; wil HR het bij langdurig verlof uit de teams halen, dan spreken we dat vooraf af.
Komen certificaten terug in ADP?
Nee. In de Worker Management API van ADP hebben we geen plek voor opleidingen gevonden. Certificaten blijven in StudyTube, waar HR per team rapporteert.
Krijgt StudyTube gevoelige gegevens uit ADP?
Nee. KoppelHet stuurt naam, werkadres, functie, personeelsnummer, afdeling en leidinggevende. Geboortedatum, adres en salaris blijven in ADP.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- ADP Workforce Now Worker Management API: GET /hr/v2/workers (standaard 50 per pagina, $top en $skip, $filter op workAssignments/reportsTo/positionID en homeOrganizationalUnits met typeCode), Content-Type application/json;archived=true voor gearchiveerde medewerkers. Meldingen worker.hire, worker.rehire, worker.onLeave, worker.terminate, worker.reportsTo.modify en workAssignment.homeOrganizationalUnits.modify. OAuth 2.0 client credentials met clientcertificaat.
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope write): POST /api/v2/users op uid met employee_number en company_role, GET /api/v2/users/ids om bestaande accounts op e-mail te vinden (1 tot 100 adressen), academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams, academy-teams/managers/sync en DELETE /api/v2/users/{id}.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in ADP Workforce Now | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
associateOID | uid | Blijft bij de persoon, ook na herindiensttreding |
workerID | employee_number | |
preferredName of legalName | first_name en last_name | |
businessCommunication.emails | email | |
jobTitle van de hoofdpositie | company_role | |
homeOrganizationalUnits (type afdeling) | Team met external_id | |
reportsTo | Teammanager | |
terminationDate van de positie | DELETE op de dag erna |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → 4PS Construct
ADP Workforce Now 4PS Construct koppeling: medewerkers met administratie, dimensies en statistiekgroep in 4PS
ADP Workforce Now → Active Directory
ADP Workforce Now Active Directory koppeling: accounts in het eigen domein, met vervaldatum en herindiensttreding uit ADP
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
ADP Workforce Now → AllSolutions
ADP Workforce Now AllSolutions koppeling: medewerkers met afdeling, kostenplaats en leidinggevende in AllSolutions