DyVerlof, verzuim en uren
AFAS Dyflexis koppeling: medewerkers per werkgever naar de planning, verloonde uren als loonmutatie terug
Met een koppeling tussen AFAS Profit en Dyflexis staan nieuwe medewerkers en dienstverbanden uit AFAS automatisch in de planning van Dyflexis, met werkgever, kostenplaats en uren en dagen per week. Na het afsluiten van een salarisperiode gaan de uren en toeslagen uit Dyflexis als loonmutatie naar het juiste dienstverband in AFAS.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HR en salaris in AFAS Profit voeren en in Dyflexis roosteren, voeren nieuwe krachten twee keer in, eerst in AFAS en daarna in Dyflexis. Na elke maand importeert de salarisadministratie een urenbestand, en met meerdere werkgevers in AFAS zoekt ze uit welke regels bij welke werkgever horen.
- HR voert de nieuwe medewerker in AFAS in met dienstverband, werkgever, kostenplaats en rooster.
- KoppelHet stuurt de medewerker met werkgever en het dienstverband als contract naar Dyflexis; een beheerder koppelt nieuwe medewerkers eenmalig.
- De planner roostert, medewerkers registreren hun uren en de planner sluit de periode af en stuurt die door.
- KoppelHet haalt de periode op, telt de uren per looncomponent en dienstverband op en boekt ze als loonmutatie bij de juiste werkgever in AFAS.
- De uitkomst gaat terug naar Dyflexis. Weigert AFAS een regel, dan ziet de planner de reden bij de periode.
Terug: Verloonde uren per looncomponent als loonmutatie · Toeslagen en vergoedingen als loonmutatie · Status per periode terug in Dyflexis
Waar je op let bij AFAS Profit en Dyflexis
- AFAS kan meerdere werkgevers in één omgeving hebben, en Dyflexis bewaart per medewerker een werkgeversreferentie. KoppelHet vult die met de AFAS-werkgever, zodat de uren van een vestiging na het afsluiten als loonmutatie bij de werkgever van die vestiging terechtkomen.
- Een loonmutatie die via een koppeling in AFAS komt, krijgt geen waarschuwing bij een dubbele boeking. Dyflexis geeft elke afgesloten periode een eigen nummer in de wachtrij. KoppelHet onthoudt welke nummers al zijn geboekt, zodat een periode die opnieuw wordt doorgestuurd niet twee keer wordt verloond.
- Weigert AFAS een loonmutatie, bijvoorbeeld omdat een looncomponent niet bij de cao past, dan zet KoppelHet de reden in de status van die periode in Dyflexis. De planner ziet het probleem waar hij werkt, in plaats van dat het pas bij de salarisrun opvalt.
- De Dyflexis API heeft geen ingang om verlof aan te maken; alleen ziekteregistraties zijn er te lezen en bij te werken. Verlof dat in AFAS InSite is goedgekeurd, komt dus niet via de koppeling in het rooster. We spreken per klant af of verlof in AFAS of in Dyflexis wordt aangevraagd.
- Dyflexis kan bij een medewerker ook burgerlijke staat, partnernaam en geboorteplaats opslaan, en AFAS heeft die gegevens. Een eigen GetConnector levert alleen wat de planning nodig heeft, zodat die privégegevens AFAS niet verlaten.
- Een contract in Dyflexis kan een uurloon bevatten, zodat de planner de loonkosten van een rooster ziet. Dat loon staat in AFAS. KoppelHet stuurt het alleen mee als jullie loonkosten in de planning willen zien; anders blijft het veld leeg.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we verlof in AFAS houden?
Ja, maar dan staat het niet automatisch in het rooster, want Dyflexis neemt verlof niet via de API aan. Een alternatief is verlof aanvragen in Dyflexis, met de opgenomen uren als looncomponent terug naar AFAS.
Wat als een looncomponent uit Dyflexis niet in AFAS bestaat?
Dan wordt de regel niet geboekt, krijgt de periode in Dyflexis de status gedeeltelijk en staat de reden in het platform. De salarisadministratie wijst een looncomponent toe en de regel gaat alsnog mee.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS via een eigen app connector met een GetConnector op medewerkers en dienstverbanden, gefilterd op wijzigingsdatum. Loonmutaties gaan naar AFAS via de UpdateConnector HrCompMut. Het classic token van AFAS vervalt per 31 augustus 2027; nieuwe koppelingen gebruiken OAuth.
- Dyflexis via de Dyflexis API met een token en scopes per onderdeel. Medewerkers met POST /api2/external-employees/{employeeReference} (personnelNumber, employerReferenceId, costCenter, probationDate, employmentStart, employmentEnd), contracten met POST .../contracts (contractReference, office, type, hours, days, salary).
- Uren via de wachtrij GET /api2/payroll/queue/from/{lastQueueId} of de webhook payrollPeriodReady, daarna GET /api/payroll/v3/hours-per-day per vestiging, contracttypegroep en periode. Status terug met POST /api2/payroll/queue/{queueId}/status (in progress, success, failed, partial; bericht tot 1000 tekens).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (personeelsnummer) | personnelNumber en employeeReference | Vaste sleutel in Dyflexis |
Werkgever | employerReferenceId | Bepaalt bij welke werkgever de uren terugkomen |
Kostenplaats | costCenter | |
Volgnummer dienstverband | contractReference | Elk dienstverband een eigen contract in Dyflexis |
Uren en dagen per week (rooster) | hours en days | |
Einddatum proeftijd | probationDate | |
Datum in en uit dienst | employmentStart en employmentEnd | |
components per dag (terug) | Looncomponent in de loonmutatie | Via een vertaaltabel van Dyflexis-looncomponenten naar AFAS-looncomponenten |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit