vPVerlof, verzuim en uren
AFAS vPlan koppeling: medewerkers als resource, roosteruren en verlof in de werkplanning
Met een koppeling tussen AFAS Profit en vPlan staat elke medewerker uit AFAS automatisch als resource in vPlan, met de werkuren per dag uit het AFAS-rooster en een einddatum bij vertrek. Goedgekeurd verlof en ziekmeldingen uit AFAS verlagen de beschikbare uren op die dagen, zodat planners geen werk inplannen op iemand die er niet is.
Wat de koppeling doet
Wie HR in AFAS Profit voert en werkorders in vPlan plant, maakt elke nieuwe medewerker met de hand als resource aan, met een standaardweek van 40 uur. Verlof dat in AFAS is goedgekeurd, ziet de planner niet, dus er staan klussen op iemand die op vakantie is.
- HR legt een nieuwe medewerker vast in AFAS met dienstverband en rooster.
- KoppelHet maakt in vPlan een resource van het type medewerker, met de startdatum en het AFAS-personeelsnummer als referentie.
- De werkuren per dag komen uit het AFAS-rooster, ook als iemand niet elke week hetzelfde werkt.
- Goedgekeurd verlof en verzuim uit AFAS verlagen de beschikbare uren in vPlan op de betreffende dagen.
- Bij vertrek krijgt de resource de einddatum uit AFAS, zodat er daarna geen werk meer op kan worden gepland.
Waar je op let bij AFAS Profit en vPlan
- AFAS kent drie soorten roosters, uren per dag, uren per week en vaste tijden. vPlan rekent met werkuren per weekdag. Een rooster per dag gaat één op één over; bij een rooster in uren per week verdeelt KoppelHet de uren over de werkdagen die in AFAS staan, volgens een regel die jullie vooraf kiezen.
- Een resource in vPlan heeft één vaste werkweek, tenzij de koppeling het rooster per datum beheert. Werkt een monteur in AFAS in een rooster dat per week wisselt, dan zet KoppelHet vPlan op een rooster dat de koppeling beheert en stuurt de uren per dag mee.
- Zodra een resource in vPlan een externe referentie heeft, blokkeert vPlan bepaalde handmatige wijzigingen door planners. Dat is de bedoeling, want naam, datums en rooster komen uit AFAS. Planners houden de werkorders en kaarten zelf in de hand.
- AFAS legt verlof vast in minuten per boeking. vPlan rekent met uren per dag voor werk, verlof en afwezigheid. KoppelHet rekent een halve dag verlof in AFAS om naar de verlofuren van die dag in vPlan, zodat de planner nog ziet dat er een ochtend over is.
- Een referentie mag in vPlan maar één keer voorkomen, ook bij een gearchiveerde resource. Komt een oud-medewerker terug in AFAS, dan haalt KoppelHet de bestaande resource uit het archief in plaats van een nieuwe aan te maken.
- In vPlan zijn een resource en een gebruiker twee verschillende dingen. Een monteur hoeft geen login te hebben om te worden ingepland. De koppeling maakt alleen resources; gebruikers voor planners en werkvoorbereiders blijven in vPlan zelf.
- Uit AFAS gaan naar vPlan geen salaris, BSN of verlofsoort. vPlan hoeft alleen te weten hoeveel uur iemand op een dag beschikbaar is, niet waarom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen geschreven uren uit vPlan terug naar AFAS?
vPlan kan tijdregistratie exporteren per dag, week of gebruiker. Die uren als nacalculatie of loonmutatie in AFAS boeken kan later als uitbreiding.
Wat als een planner in vPlan zelf vrij geeft?
Verlof hoort in AFAS, waar het saldo wordt bijgehouden. Beheert de koppeling het rooster, dan overschrijft de volgende ronde wat in vPlan met de hand is aangepast. Dat spreken we vooraf af met de planners.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- AFAS wordt gelezen met een eigen GetConnector op medewerkers, dienstverbanden, roosters, verlofboekingen en verzuimmeldingen, gefilterd op wijzigingsdatum. In de UpdateConnector HrAbsence zijn de verlofuren afhankelijk van het roostertype (DuBe bij uren per dag, DuRa bij uren per week, DaBe/DaEn bij vaste tijden), in minuten.
- Naar vPlan schrijven we via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1) met OAuth 2 of API-key. Resources met name, type (employee), start_date, end_date, workdays en external_ref; met integration_schedule op true beheert de koppeling het rooster via PUT /resource/{resource_id}/schedule met hours_work, hours_leave en hours_absence per datum.
- Alternatief voor verlof zijn schedule deviations per resource (type holiday of leave, time_per_day in minuten, skip_non_workday). vPlan stuurt RateLimit-headers mee; een dubbele external_ref geeft HTTP 422 Duplicate entry.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in AFAS Profit | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
Medewerker (EmId) | external_ref van de resource | Uniek in vPlan, ook tegenover gearchiveerde resources |
Roepnaam en achternaam | name | |
Vaste waarde | type = employee | |
Datum in dienst | start_date | |
Datum uit dienst | end_date | |
Rooster (uren per dag) | workdays of schedules[].hours_work | Per datum als het rooster niet elke week gelijk is |
Verlofboeking (minuten) | schedules[].hours_leave | Omgerekend naar uren per dag |
Verzuim | schedules[].hours_absence | Alleen uren, geen reden of diagnose |
Gerelateerd
ADP Workforce Now → AFAS Profit
ADP Workforce Now AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit het Amerikaanse HR-systeem in AFAS Profit
AFAS Profit → 4PS Construct
AFAS 4PS Construct koppeling: loonjournaal per werkgever in de juiste 4PS-administratie
AFAS Profit → Active Directory
AFAS koppelen met Active Directory: accounts automatisch bij in- en uitdienst
AFAS Profit → Adobe Creative Cloud
AFAS Adobe Creative Cloud koppeling: gebruikers en productprofielen uit AFAS Profit