Identity en access management
Darwinbox Google Workspace koppeling: Google-accounts die de levenscyclus in Darwinbox volgen
Met een koppeling tussen Darwinbox en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit Darwinbox een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn group company, met functie, afdeling en leidinggevende, en wordt dat account geschorst als het vertrek in Darwinbox is goedgekeurd. Darwinbox heeft geen eigen Google Workspace-koppeling, dus KoppelHet leest de Darwinbox-API's en schrijft via de Admin SDK van Google, en zet het nieuwe Google-adres terug in Darwinbox.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Darwinbox als HR-systeem gebruiken en hun medewerkers in Google Workspace laten werken, maken Google-accounts vaak met de hand aan na een mail van HR. Het Google-adres moet daarna nog in Darwinbox worden overgetypt, en een vertrek dat HR later intrekt, laat een geschorst account achter dat niemand terugzet.
- Bij Darwinbox vragen we API-toegang aan voor de Employee Core API's, met een dataset met alleen de velden voor Google.
- In Google komt een service account met domain-wide delegation en alleen de scopes voor gebruikers, groepen en de overdracht van bestanden.
- Op de activatiedatum maakt KoppelHet het Google-account aan in de juiste organisatie-eenheid, en zet het adres terug in Darwinbox.
- Wijzigingen in functie, afdeling en leidinggevende gaan elk uur door naar het Google-profiel.
- Na een goedgekeurd vertrek schorst KoppelHet het account op de laatste werkdag en zet na de bewaartermijn de bestanden over naar de leidinggevende.
Waar je op let bij Darwinbox en Google Workspace
- We vonden geen kant-en-klare Google Workspace-koppeling van Darwinbox. Darwinbox zet API-toegang alleen op verzoek open voor bevoegde gebruikers, met per endpoint een eigen API-sleutel. KoppelHet vraagt die toegang aan het begin van het project aan, zodat de doorlooptijd niet op Darwinbox wacht.
- Darwinbox kan medewerkers ophalen op de datum waarop ze in Darwinbox zijn geactiveerd. KoppelHet vraagt elke ochtend de activaties van die dag op en maakt het Google-account dan aan, ook als er verder niets aan de medewerker is gewijzigd.
- Het Google-adres ontstaat pas als KoppelHet het account aanmaakt. Via de update-aanroep van Darwinbox zet KoppelHet dat adres als e-mail-id terug, zodat Darwinbox mails en meldingen naar het werkadres stuurt. De aanroep kan ook activeren, maar dat laat KoppelHet aan HR.
- Een vertrek staat in Darwinbox op goedgekeurd, in behandeling of ingetrokken. KoppelHet schorst het Google-account alleen bij een goedgekeurd vertrek, en heft de schorsing op als HR het vertrek alsnog intrekt, zodat mailbox en bestanden onaangetast terugkomen.
- Darwinbox houdt de leidinggevende bij als reeks perioden met een begin- en einddatum. Google verwacht bij de relatie manager het e-mailadres van die persoon. KoppelHet neemt de periode die vandaag loopt en zet het Google-adres van die leidinggevende in de relatie.
- Verwijderde aannames staan in Darwinbox in een aparte lijst, met datum en reden. Bestaat er al een Google-account voor zo iemand, dan verwijdert KoppelHet het, zodat er geen licentie blijft lopen; een superbeheerder kan het binnen twintig dagen terugzetten als het een vergissing was.
- Darwinbox wordt gebruikt door groepen met veel group companies. In Google bepaalt de organisatie-eenheid welke apps en welk beleid gelden. KoppelHet zet elke medewerker in de eenheid van zijn group company en slaat group companies over die niet in deze Google-omgeving horen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de bestanden van een vertrekker?
Na de bewaartermijn zet KoppelHet de Drive-bestanden over naar de leidinggevende en verwijdert daarna het account. Een geschorst account kost bij Google gewoon een licentie.
Gaan er salarisgegevens naar Google?
Nee. De dataset in Darwinbox bevat alleen naam, functie, afdeling, group company, leidinggevende en de vertrekgegevens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Employee Core API's met basic auth plus api_key per endpoint, of OAuth 2.0: masterapi/employee met datasetKey en last_modified of date_of_activation, orgmasterapi/employeeManager (From, To), UpdateEmployeeDetails/separationDetails (Approved, Pending, Revoked), UpdateEmployeeDetails/getDeletedEmployees en terugschrijven met UpdateEmployeeDetails/update (email_id). API-toegang alleen op aanvraag.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, orgUnitPath, organizations, relations type manager met e-mailadres, suspended; undelete binnen twintig dagen) en de Data Transfer API voor Drive, met een service account met domain-wide delegation. Voor- en achternaam maximaal 60 tekens.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | externalIds (type organization) | |
Voornaam en achternaam | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
designation | organizations.title | |
department | organizations.department | |
group company | orgUnitPath | |
employeeManager (geldende periode) | relations (type manager) | |
separation_status en laatste werkdag | suspended |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding