HR naar ITSM
Darwinbox ServiceNow koppeling: gebruikers, bedrijven en catalogusverzoeken bij indienst en vertrek
Met een koppeling tussen Darwinbox en ServiceNow staat elke medewerker uit Darwinbox als gebruiker in ServiceNow, met bedrijf, afdeling, locatie en leidinggevende, en bestelt een activatie of goedgekeurd vertrek in Darwinbox het onboarding- of offboardingitem uit de catalogus. ServiceNow heeft geen Darwinbox-app in de Store; KoppelHet leest de Darwinbox-API's en laadt via importsets in ServiceNow.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Darwinbox als HR-systeem voor meerdere landen en ServiceNow als servicedesk laden gebruikers vaak uit Active Directory, zonder bedrijf of leidinggevende uit HR. Onboarding begint met een catalogusverzoek dat HR met de hand invult, en een ingetrokken vertrek bereikt IT soms pas als het account al is uitgezet.
- KoppelHet leest in Darwinbox de entiteiten, afdelingen en kantoorlocaties en laadt die eerst in ServiceNow.
- Daarna volgen de gewijzigde medewerkers, met de leidinggevende van de periode die vandaag loopt.
- Bij activatie van een nieuwe medewerker bestelt KoppelHet het onboardingitem voor die gebruiker.
- Een goedgekeurd vertrek bestelt het offboardingitem met de laatste werkdag.
- Een ingetrokken vertrek of verwijderde aanname geeft een notitie op het openstaande verzoek.
Waar je op let bij Darwinbox en ServiceNow
- In de ServiceNow Store staat geen Darwinbox-app voor gebruikers of onboarding. KoppelHet leest de Darwinbox-API's, waarvoor Darwinbox de toegang en een dataset met de gewenste velden per klant inricht, en laadt via de standaard importsets van ServiceNow.
- Darwinbox geeft de entiteiten van een groep met land en plaats. Elke entiteit wordt een bedrijf in ServiceNow, en KoppelHet laat die importset eerst draaien, zodat een medewerker van een nieuwe entiteit niet zonder bedrijf binnenkomt.
- Darwinbox kan per wijziging het veld, de oude en de nieuwe waarde teruggeven. KoppelHet zet alleen medewerkers met een andere afdeling, locatie, functie of leidinggevende in de importset, zodat een nieuw adres of bankrekening geen transformatie in ServiceNow kost.
- Een vertrek staat in Darwinbox op goedgekeurd, in behandeling of ingetrokken. Alleen een goedgekeurd vertrek bestelt het offboardingitem; wordt het daarna ingetrokken, dan zet KoppelHet een notitie op het openstaande verzoek in ServiceNow, zodat account en laptop blijven.
- De vertrekhistorie in Darwinbox geeft aan of de vertrekkende medewerker leidinggevende is. Dan zet KoppelHet in het offboardingverzoek welke gebruikers in ServiceNow nog onder hem vallen, zodat goedkeuringen op tijd naar een opvolger gaan.
- Darwinbox houdt een lijst bij van aannames die zijn verwijderd voordat iemand begon. Staat er voor zo'n aanname al een onboardingverzoek open, dan zet KoppelHet daar een notitie op en de gebruiker in ServiceNow op inactief.
- Darwinbox kan medewerkers opvragen op hun activatiedatum. KoppelHet bestelt het onboardingitem op basis van die datum en niet bij elke wijziging, zodat een medewerker die al maanden werkt geen nieuw onboardingverzoek krijgt na een correctie.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ServiceNow een Darwinbox-koppeling?
We vonden geen app in de ServiceNow Store. KoppelHet gebruikt de API's van Darwinbox en de importsets van ServiceNow.
Wat moeten we bij Darwinbox regelen?
API-toegang en een dataset met de velden voor deze koppeling. Darwinbox levert de sleutels; KoppelHet geeft de veldenlijst aan.
Gaan salarisgegevens naar ServiceNow?
Nee. De dataset bevat alleen naam, werkadres, functie, entiteit, afdeling, locatie, leidinggevende en datums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Darwinbox via de Employee Core API's met basic authentication en een api_key per endpoint, meestal POST met JSON. masterapi/employee met datasetKey en last_modified of date_of_activation, orgmasterapi/groupcompanylist, departmentlist en officelocationlist, orgmasterapi/employeeManager voor de managerhistorie, UpdateEmployeeDetails/pushTriggerDataWithNoPushUrl voor wijzigingen per veld, separationDetails en separationrequesthistory voor vertrek, getDeletedEmployees voor verwijderde aannames. Toegang op aanvraag bij Darwinbox.
- ServiceNow via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple, asynchroon, met run_after zodat core_company, cmn_department en cmn_location vóór sys_user worden verwerkt; coalesce op employee_number). Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met variables en sysparm_requested_for; notities via de Table API op sc_req_item.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Darwinbox | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
employee_id | employee_number | Coalesce-sleutel |
Voornaam en achternaam | first_name, last_name | |
Werkadres | email | |
Functie (designation) | title | |
Entiteit (group company) | company (core_company) | |
Afdeling (department_code) | department (cmn_department) | |
Kantoorlocatie | location (cmn_location) | |
Leidinggevende van de lopende periode | manager |
Gerelateerd
Darwinbox → Active Directory
Darwinbox Active Directory koppeling: domeinaccounts die Darwinbox volgen, per kantoorlocatie
Darwinbox → ADP iHCM
Darwinbox ADP iHCM koppeling: CTC-wijzigingen, extra betalingen en goedgekeurd vertrek naar de Nederlandse ADP-payroll
Darwinbox → AFAS Profit
Darwinbox AFAS koppeling: Nederlandse medewerkers uit Darwinbox in de AFAS-salarisadministratie
ASDarwinbox → Arbodienst (SIVI)
Darwinbox koppelen met de arbodienst via SIVI: goedgekeurde ziekteverloven als verzuimmelding