HR naar ITSM
Exact HR koppelen met Freshservice: aanvragers per administratie en onboarding uit Salaris voor Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Freshservice staat elke medewerker uit Exact als aanvrager in Freshservice, met afdeling, locatie en leidinggevende, en levert een nieuw of beëindigd dienstverband in Exact een onboarding- of offboardingverzoek in Freshservice op. Vertrekt iemand, dan wordt de aanvrager na de laatste werkdag gedeactiveerd en blijven zijn tickets bewaard.
Wat de koppeling doet
Organisaties die hun salaris in Exact Online verwerken en Freshservice voor IT gebruiken, hebben de nieuwe collega pas als aanvrager zodra die zelf een mail stuurt. Het onboardingformulier vult HR met de hand in, met gegevens die al in Exact staan.
- KoppelHet haalt per administratie de nieuwe en gewijzigde medewerkers en dienstverbanden uit Exact Online op.
- Afdelingen uit Exact worden afdelingen in Freshservice; daarna komt de medewerker als aanvrager, met de leidinggevende als reporting manager.
- Binnen de afgesproken termijn voor de datum in dienst dient KoppelHet een onboardingverzoek in, met de velden van jullie onboardingformulier.
- Een einddatum levert een offboardingverzoek op, met de reden van vertrek uit Exact.
- Na de laatste werkdag deactiveert KoppelHet de aanvrager.
Waar je op let bij Exact HR en Freshservice
- Exact Online geeft per medewerker een taalcode. Freshservice stuurt meldingen en het portaal in de taal van de aanvrager. KoppelHet zet de taal uit Exact bij de aanvrager, zodat een Engelstalige collega de bevestiging van zijn eerste ticket niet in het Nederlands krijgt.
- Een afdeling in Exact heeft een kostenplaats. Afdelingen in Freshservice kennen eigen velden en een afdelingshoofd. KoppelHet legt de kostenplaats uit Exact vast in een veld van de afdeling, zodat de servicedesk bij een laptopaanvraag ziet op welke kostenplaats die geboekt moet worden.
- Exact legt bij het einde van een dienstverband een reden vast, met een omschrijving. Het offboardingformulier van Freshservice heeft velden die jullie zelf kiezen, zoals het soort vertrek. KoppelHet zet de reden uit Exact in dat veld, zodat IT bij een ontslag op staande voet anders handelt dan bij pensioen.
- In Exact moet de leidinggevende in dezelfde administratie staan als de medewerker. In Freshservice is de reporting manager zelf een aanvrager. KoppelHet zet eerst de leidinggevende neer en daarna de medewerker; hoort de manager bij een andere administratie, dan leggen we vast welke administratie hem levert.
- De sync-endpoints van Exact werken met een tijdstempel die opnieuw begint als Exact een administratie naar een andere database verhuist. KoppelHet controleert de DivisionMoveDate en leest na een verhuizing alles opnieuw in, zodat er geen nieuwe medewerker ontbreekt in Freshservice.
- Freshservice begrenst het aantal aanroepen per minuut per abonnement, met een aparte, lagere limiet voor het opvragen van alle aanvragers. KoppelHet bewaart zelf welke Exact-medewerker bij welke aanvrager hoort, zodat het niet bij elke ronde de hele lijst aanvragers hoeft op te vragen.
- Velden als privéadres en BSN geeft Exact alleen terug als de gebruiker van de koppeling daar de rol voor heeft. KoppelHet vraagt een Exact-gebruiker zonder die rollen aan, zodat ze niet eens bij de koppeling binnenkomen; voor Freshservice zijn ze niet nodig.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we meerdere administraties koppelen?
Ja. KoppelHet leest elke administratie die jullie aanwijzen, en het personeelsnummer krijgt de administratie als voorvoegsel.
Wat als een collega nog geen werkadres heeft?
Dan dient KoppelHet het onboardingverzoek wel in, en komt de aanvrager pas zodra het werkadres in Exact staat. Freshservice vraagt een e-mailadres of telefoonnummer om een aanvrager te maken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per administratie en alleen met GET. /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp, vanaf 1 bij de eerste ronde; FirstName, MiddleName, LastName, BusinessEmail, BusinessPhone, BusinessMobile, Language, LocationDescription, Manager, EndDate), /payroll/Employments (StartDate, EndDate, ReasonEnd, ReasonEndDescription), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentCode, JobTitleDescription, CostCenter) en /hrm/Departments (Code, Description, Costcenter). DivisionMoveDate via /system/Divisions.
- Freshservice API v2: POST en PUT /api/v2/requesters (first_name, last_name, primary_email, work_phone_number, mobile_phone_number, department_ids, reporting_manager_id, location_id, language, custom_fields), DELETE /api/v2/requesters/{id} om te deactiveren, /api/v2/departments met custom_fields en head_user_id. Limiet per minuut per plan, met een sublimiet voor List All Requesters.
- Verzoeken via GET /api/v2/onboarding_requests/form en POST /api/v2/onboarding_requests, en POST /api/v2/offboarding_requests (fields en initiator_id; namens iemand anders vraagt een admin). KoppelHet bewaart per medewerker welk verzoek per gebeurtenis is ingediend.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
Division + EmployeeHID | Requester custom field personeelsnummer | Nummers lopen per administratie |
FirstName, MiddleName + LastName | first_name, last_name | |
BusinessEmail | primary_email | |
BusinessPhone en BusinessMobile | work_phone_number en mobile_phone_number | |
Language | language | |
hrm/Departments (Code, Description, Costcenter) | department_ids | Kostenplaats als eigen afdelingsveld |
Manager | reporting_manager_id | |
LocationDescription | location_id | |
StartDate dienstverband | Onboarding request (cf-velden) | |
EndDate en ReasonEndDescription | Offboarding request, daarna deactivate |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst