Identity en access management

Exact HR Google Workspace koppeling: Google-account uit de salarisadministratie in Exact Online

Met een koppeling tussen Exact HR en Google Workspace krijgt een nieuwe medewerker uit de salarisadministratie in Exact Online automatisch een Google-account, in de organisatie-eenheid van zijn administratie en met afdeling, functie, kostenplaats en leidinggevende. Na de einddatum van het dienstverband in Exact schorst KoppelHet het Google-account, zodat Gmail, Drive en de apps met Google-aanmelding dicht gaan.

Bespreek je koppeling Zo werkt de koppeling

Geschreven door Marcel van Beek, oprichter en integratiespecialistLaatst bijgewerkt: 9 november 2026

Wat de koppeling doet

Organisaties die salaris in Exact Online verwerken en Google Workspace als werkplek gebruiken, maken Google-accounts aan op basis van een bericht van de salarisadministratie. De afdeling en functie in Google lopen achter op Exact, en een vertrekker houdt toegang tot Drive tot iemand het account schorst.

De salarisadministratie keurt de app van KoppelHet in Exact Online goed, en de Google-beheerder geeft een serviceaccount de benodigde rechten.
KoppelHet haalt per administratie de medewerkers op die sinds de vorige ronde zijn gewijzigd, met hun afdeling en functie.
Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet een Google-account aan in de organisatie-eenheid van zijn administratie.
Een andere afdeling of functie wordt in Google bijgewerkt op de begindatum die Exact daarvoor vastlegt.
Na de einddatum van het dienstverband schorst KoppelHet het account; overdracht van Drive en verwijderen volgen na een afgesproken termijn.

Heen: Google-gebruiker met primair adres en personeelsnummer · Organisatie-eenheid per administratie · Afdeling, functie en kostenplaats · Leidinggevende als relatie · Status geschorst na vertrek

Waar je op let bij Exact HR en Google Workspace

Google kent bij een gebruiker een eigen veld voor kostenplaats, naast afdeling en functie. KoppelHet vult het met de kostenplaats die Exact bij de organisatie van het dienstverband bewaart, zodat rapportages in Google en de doorbelasting in Exact dezelfde code gebruiken.
In Google verwijst de leidinggevende naar een e-mailadres, terwijl Exact naar het interne ID van een andere medewerker in dezelfde administratie verwijst. KoppelHet zoekt het Google-adres van die collega op; een leidinggevende in een andere administratie kan Exact niet vastleggen, dus die vullen we volgens een afgesproken regel.
Exact Online geeft gewijzigde medewerkers op basis van een volgnummer dat KoppelHet na elke ronde bewaart. Verhuist Exact een administratie naar een andere database, dan beginnen die nummers opnieuw. KoppelHet controleert die verhuisdatum en leest dan de hele administratie opnieuw, zodat er geen wijziging wegvalt.
Elke administratie in Exact wordt een organisatie-eenheid in Google. Zo kunnen instellingen als apps, Drive-delen en beveiliging per werkgever verschillen, en blijft een medewerker die van administratie wisselt dezelfde Google-gebruiker in een andere eenheid.
Exact legt vast hoe een naam is samengesteld, bijvoorbeeld met de achternaam van de partner. Google staat voor voornaam en achternaam elk hoogstens 60 tekens toe; KoppelHet bouwt de achternaam volgens de keuze in Exact en kort een te lange samenstelling in plaats van de aanmaak te laten mislukken.
De salarisgegevens in Exact Online zijn via de API alleen te lezen. Het nieuwe Google-adres kan daarom niet automatisch terug naar het zakelijke e-mailveld in Exact; KoppelHet zet het adres in een lijst voor de salarisadministratie.
Google rekent een geschorst account af als een actief account. KoppelHet schorst bij vertrek direct en verwijdert het account na een vaste termijn, na overdracht van Drive-bestanden aan de leidinggevende uit Exact.

Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.

Hoe we het bouwen en beheren

De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.

Implementatie, architectuur en compliance

Implementatie en prijs

Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.

Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.

Prijsindicatie · Basis

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook met Exact Globe?

Deze pagina gaat over Salaris in Exact Online. Voor Exact Globe of Synergy op een eigen server kijken we per geval wat kan.

Wie krijgt de bestanden van een vertrekker?

Standaard de leidinggevende uit Exact. Een andere ontvanger per afdeling kan later als uitbreiding.

Beïnvloedt dit andere koppelingen met Exact?

Exact begrenst het aantal API-verzoeken per administratie. Omdat KoppelHet alleen wijzigingen ophaalt, blijft er ruimte voor koppelingen met boekhouding of declaraties.

Technische details voor IT

Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.

Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center, scope Hrm payroll), per {division} en alleen GET. /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees met filter op Timestamp (ID, EmployeeHID, FirstName, MiddleName, LastName, NameComposition, NickName, BusinessEmail, Manager, StartDate, EndDate, IsActive), /payroll/EmploymentOrganizations (DepartmentDescription, JobTitleDescription, CostCenter, StartDate, EndDate) en /system/Divisions (DivisionMoveDate).
Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds, orgUnitPath, organizations met department, title en costCenter, relations type manager, suspended), met een serviceaccount met domain-wide delegation. Drive-overdracht via de Data Transfer API.

Welke velden overgaan

De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.

Veld in Exact HR	Veld in Google Workspace	Toelichting
`Administratie + EmployeeHID`	`externalIds (type organization)`
`FirstName of NickName`	`name.givenName`	Maximaal 60 tekens
`MiddleName + LastName volgens NameComposition`	`name.familyName`	Maximaal 60 tekens
`BusinessEmail of naamgevingsregel`	`primaryEmail`
`Administratie (division)`	`orgUnitPath`
`DepartmentDescription`	`organizations.department`
`JobTitleDescription`	`organizations.title`
`CostCenter`	`organizations.costCenter`
`Manager`	`relations (type manager)`	Als e-mailadres van de leidinggevende
`EndDate van het dienstverband`	`suspended = true`

Bronnen

Exact HR Google Workspace koppeling: Google-account uit de salarisadministratie in Exact Online

Wat de koppeling doet

Waar je op let bij Exact HR en Google Workspace

Hoe we het bouwen en beheren

Implementatie en prijs

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook met Exact Globe?

Wie krijgt de bestanden van een vertrekker?

Beïnvloedt dit andere koppelingen met Exact?

Technische details voor IT

Welke velden overgaan

Gerelateerd

Exact HR → 4PS Construct

Exact HR → Active Directory

Exact HR → AllSolutions

Exact HR → Arbodienst (SIVI)

Welke systemen wil je koppelen?