HR naar ITSM
Exact HR koppelen met Jira Service Management: klanten en verzoeken uit Salaris voor Exact Online
Met een koppeling tussen Exact HR (Salaris voor Exact Online) en Jira Service Management komt elke medewerker uit Exact als klant in de servicedesk, in een organisatie per administratie en afdeling, en maakt een nieuw dienstverband of een einddatum in Exact een verzoek van het juiste request type. Een tijdelijk contract levert al ruim voor de einddatum een offboardingverzoek op.
Wat de koppeling doet
Organisaties die salaris in Exact Online verwerken en Jira Service Management als servicedesk gebruiken, horen vaak pas op de eerste werkdag dat er iemand begint. Tijdelijke contracten lopen af zonder dat IT het weet, en een oud-medewerker kan nog in het klantportaal inloggen.
- KoppelHet leest per administratie de gewijzigde medewerkers en actieve dienstverbanden uit Exact Online.
- Per administratie en afdeling bestaat een organisatie in Jira Service Management; de medewerker komt daar als klant in met zijn zakelijke adres.
- Voor de datum in dienst dient KoppelHet een onboardingverzoek in namens de leidinggevende, met een eigen request type voor externen.
- Een contract met een einddatum, of een beëindigd dienstverband, levert op de afgesproken termijn een offboardingverzoek op.
- De dag na de laatste werkdag trekt KoppelHet de portaaltoegang in.
Waar je op let bij Exact HR en Jira Service Management
- Exact onderscheidt bij het actieve dienstverband een bepaalde tijd, een onbepaalde tijd en extern. Een tijdelijk contract heeft daar een eigen einddatum, ook als het dienstverband zelf nog geen einddatum heeft. KoppelHet gebruikt die contractdatum om het offboardingverzoek op tijd in te dienen, en trekt het in als de salarisadministratie het contract verlengt.
- Een externe medewerker in Exact krijgt in Jira Service Management een eigen request type voor onboarding. Zo regelt IT voor een inhuurkracht alleen accounts, terwijl het verzoek voor een eigen medewerker ook laptop en telefoon vraagt.
- Exact kent naast de voornaam een roepnaam. In het klantportaal en in de verzoeken ziet IT de naam die de collega zelf gebruikt. KoppelHet vult de displayName met de roepnaam als die in Exact staat, en anders met de voornaam.
- Het veld Email in Exact is het adres van de gekoppelde Exact-gebruiker, niet per se het werkadres. Klanten in Jira Service Management worden op e-mailadres aangemaakt. KoppelHet gebruikt alleen BusinessEmail, zodat er geen klant ontstaat op het adres waarmee iemand toevallig in Exact inlogt.
- Afdelingscodes in Exact gelden per administratie, dus twee administraties kunnen dezelfde code hebben. KoppelHet maakt de organisatie in Jira Service Management op de combinatie van administratie en afdeling, en bewaart de Exact-ID als eigenschap, zodat een hernoemde afdeling dezelfde organisatie blijft.
- Voor het intrekken van portaaltoegang vraagt Jira Service Management een site-admin, voor het aanmaken van klanten een Jira-beheerder. Exact wil juist een koppelgebruiker met zo min mogelijk rollen. KoppelHet richt beide kanten apart in, zodat de Exact-gebruiker alleen kan lezen en het Atlassian-account alleen servicedeskrechten heeft.
- Komt een oud-medewerker terug, dan krijgt hij in Exact een nieuw dienstverband, terwijl de datum in de organisatie de diensttijd blijft tellen. KoppelHet herkent hem aan het personeelsnummer, geeft de bestaande klant weer toegang en dient een nieuw onboardingverzoek in, zodat zijn oude verzoeken zichtbaar blijven.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welk Exact-product is dit?
Salaris voor Exact Online. Exact Globe en Synergy koppelen via eigen services en vallen buiten deze opzet.
Gaat er iets terug naar Exact?
Nee. De salarisgegevens zijn via de API alleen te lezen; de koppeling werkt één kant op.
Krijgen bestaande medewerkers bij livegang een verzoek?
Nee. De eerste ronde zet alleen klanten en organisaties klaar. Verzoeken volgen uit nieuwe dienstverbanden en einddatums.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Exact Online via de REST API met OAuth 2.0 (app in het Exact App Center), per administratie en alleen met GET. /api/v1/{division}/sync/Payroll/Employees (Timestamp; EmployeeHID, FirstName, NickName, MiddleName, LastName, BusinessEmail, Email, Manager, EndDate), /payroll/ActiveEmployments (ContractType 1 bepaald, 2 onbepaald, 3 extern; ContractEndDate, DepartmentCode, StartDate, StartDateOrganization) en /payroll/Employments (EndDate, ReasonEnd).
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (Jira Administrator), POST organization, POST organization/{id}/user, PUT organization/{id}/property/{key} en PUT customer/user/{accountId}/revoke-portal-only-access (site-admin).
- Verzoeken via POST /rest/servicedeskapi/request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf (niet beschikbaar voor wie alleen klantrechten heeft). Een gewijzigde datum gaat als opmerking via POST /request/{issueIdOrKey}/comment.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Exact HR | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
Division + EmployeeHID | Sleutel in KoppelHet bij het accountId | Nummers beginnen per administratie opnieuw |
NickName of FirstName, MiddleName + LastName | customer displayName | |
BusinessEmail | customer email | |
Division + DepartmentCode | organization | Afdelings-ID uit Exact als organisatie-eigenschap |
Manager | raiseOnBehalfOf | |
ContractType (1, 2 of 3) | requestTypeId onboarding: eigen medewerker of extern | |
ContractEndDate bij ContractType 1 | Request type offboarding, vooraf | |
EndDate dienstverband | Request type offboarding, daarna revoke-portal-only-access |
Gerelateerd
Exact HR → 4PS Construct
Exact HR 4PS Construct koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als dagboek in 4PS, met kostenplaats en project als dimensie
Exact HR → Active Directory
Exact HR Active Directory koppeling: accounts vanuit de salarisadministratie in Exact Online
Exact HR → AllSolutions
Exact HR AllSolutions koppeling: loonkosten uit Salaris voor Exact Online als memoriaalboeking in AllSolutions
ASExact HR → Arbodienst (SIVI)
Exact arbodienst koppeling via SIVI: ziekmeldingen en herstel uit Salaris voor Exact Online naar de arbodienst